Un assistant administratif - MAIRIE DE COUERON (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Couëron; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Adhésion CNAS gratuite

Participation à la prévoyance

Job summary

La Ville de Couëron, au sein du secteur salles et logistique, recherche un agent d’accueil et d’assistance administrative. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique et le renseignement sur les modalités de location des 6 bâtiments.

Vous suivez les réservations, les plannings et les conventions, rédigez les courriers et assurez l’archivage. Le poste implique des missions transverses, du travail en équipe et une maîtrise du Pack Office, avec possibilité de télétravail après intégration.

Qualifications

• Formation administrative exigée et rigueur organisationnelle.
• Bonnes capacités rédactionnelles et sens de l’accueil.
• Maîtrise du Pack Office et curiosité pour de nouveaux outils.
• Travail en équipe et transversalité.
• Autonomie et esprit d’analyse.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et physique du public.
• Renseigner sur les modalités de location et la mise à disposition des salles.
• Orienter les demandes vers les services compétents.
• Accompagner les visiteurs et assurer leur accès.
• Traiter informatiquement les demandes de salles et tenir les plannings.
• Rédiger les courriers et les conventions de mise à disposition.
• Suivre les retours de convention et les attestations d’assurance.
• Transmettre les plannings à l’équipe technique et suivre les réclamations.
• Participer aux réunions du secteur.
• Classer et archiver les dossiers, organiser les documents et anticiper les périodes de classement.
• Commander le matériel nécessaire.

Skills

Organisation

Rigueur

Rédaction

Accueil

Travail en équipe

Autonomie

Analyse

Education

Formation administrative

Tools

Pack Office

Job description

Sous la direction de la responsable du secteur salles et logistique, vous avez la charge de l’accueil physique et téléphonique du secteur.

Vous assurez le traitement administratif ainsi que le suivi des réservations, des locations et des mises à disposition des salles (6 bâtiments: Estuaire, Fraternité, Mille-Club, Bâtiment Jules Ferry, Erdurière et l’Espace culturel et associatif de la Tour à plomb) .

Vous venez en appui sur des missions socles du service: remise de clé et matériel, transmission de planning aux équipes techniques, gestion des réclamations.

Accueil et informations

• Assurer l’accueil téléphonique et physique du public sur l’Espace de la Tour à plomb
• Renseigner les usagers sur les modalités de location et la mise à disposition des salles
• Orienter les demandes des usagers vers les services compétents
• Accompagner les visiteurs et assurer leur accès sur l’Espace de la Tour à plomb

Suivi administratif des locations de salles

• Assurer le traitement informatique des demandes de salles
• Assurer la gestion et la tenue des plannings d’utilisation des salles
• Faire appliquer et rappeler au public les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux
• Rédiger les courriers de réponse et des conventions de mise à disposition des locaux et de matériels
• Suivre les retours de convention, vérifier les statuts des usagers et les attestations d’assurance
• Transmettre les plannings à l’équipe technique
• Suivre les réclamations en lien avec l’équipe technique
• Participer aux réunions du secteur le cas échéant

Archivage

• Classer et trier régulièrement les dossiers à archiver
• Organiser les documents de manière simple et accessible à tous
• Anticiper les périodes de classements et commander le matériel nécessaire

Profil recherché

De formation administrative, vous êtes organisé et rigoureux.

Vos compétences rédactionnelles sont avérées et votre sens de l’accueil est reconnu.

Vous maitrisez le pack office. Vous êtes curieux de découvrir de nouveaux outils.

Travailler en équipe et en transversalité vous motive. On vous attribue une bonne capacité d’analyse, de l’autonomie et des qualités relationnelles. Vous saurez être force de proposition pour améliorer la qualité du service assuré.

Afin de concilier vie personnelle et vie professionnelle, vous avez le choix entre 6 régimes de travail sur une base hebdomadaire de 35 à 39 heures, à répartir sur 5 jours, sur 4 jours ½ ou encore en alternance sur 4 et 5 jours. En fonction du régime choisi, le nombre de repos annuel (congés + RTT) varie de 25 à 48 jours.

• Avantages: tickets restaurant, adhésion gratuite au CNAS (organisme national de prestations sociales) , participation à la prévoyance

Possibilité de télétravail après période d’intégration.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Au coeur du pôle d'attractivité de la métropole nantaise composée de 24 communes, la ville de Couëron (23 808 habitants) , contribue à la richesse et au développement d'un territoire en plein essor.

2ème commune de la métropole en superficie avec plus de 70 % consacré aux espaces agricoles, elle allie nature et modernité.

Conciliant un environnement naturel exceptionnel et préservé, un riche patrimoine industriel, un tissu associatif dense et le déploiement d'aménagements majeurs, Couëron se construit dans un esprit visant à la préservation de la qualité de vie et au développement de prestations de proximité en faveur de ses administrés favorisant le bien-vivre ensemble.