TECHNICIEN.NE SUPERIEUR.E H/F

GROUPE SOS; Avignon; On-site; EUR 30,000 - 46,000; Full time

Job summary

GROUPE SOS recherche un référent gestion documentaire pour garantir la qualité et la fiabilité des dossiers usagers dans le cadre du déploiement d’un nouveau logiciel métier.

Vous assurez l’administration fonctionnelle, coordonnez les règles de saisie et participez aux campagnes d’amélioration des pratiques documentaires, tout en veillant à l’archivage et à la traçabilité des documents.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux.
• Maîtrise des logiciels métiers.
• Connaissance des règles relatives au dossier de l'usager.
• Connaissance des principes de gestion documentaire et d'archivage.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques.

Responsibilities

• Garantir la qualité des données des dossiers usagers.
• Transférer l’intégralité des données sur le nouveau logiciel métier.
• Vérifier la complétude et la conformité des dossiers usagers.
• Identifier les données manquantes, erronées ou incohérentes.
• Assurer l'administration fonctionnelle du logiciel métier.
• Participer au déploiement et à l'évolution du logiciel métier.
• Rédiger des guides et procédures utilisateurs et sensibiliser les équipes.
• Organiser et structurer les espaces numériques et l'archivage.

Skills

Gestion documentaire

Gestion des données

Rigueur

Organisation

Esprit d'analyse

Education

Bac+2 à Bac+3 en gestion ou IS

Tools

Logiciels métier

Job description

Description du poste et Missions Garantir la qualité, la fiabilité, l'exhaustivité et l'harmonisation des informations relatives aux usagers, tant dans le logiciel métier que dans les espaces documentaires partagés, afin de sécuriser les pratiques professionnelles, répondre aux exigences réglementaires et favoriser une organisation efficiente de l'information. Missions principales

• Garantir la qualité des données des dossiers usagers
• Transférer l’intégralité des données de l’ancien logiciel sur le nouveau logiciel métier
• Vérifier la complétude et la conformité des dossiers usagers.
• Identifier les données manquantes, erronées ou incohérentes.
• Assurer le suivi des régularisations auprès des professionnels concernés.
• Participer aux campagnes de mise à jour des dossiers.
• Assurer l'administration fonctionnelle du logiciel métier
• Participer au déploiement et à l'évolution du logiciel métier.
• Paramétrer les éléments relevant de l'administration fonctionnelle. - Être l'interlocuteur privilégié des utilisateurs pour les questions d'utilisation.
• Faire le lien avec l'éditeur ou le prestataire informatique pour les évolutions et anomalies, après validation de la Direction.
• Tester les nouvelles fonctionnalités avant leur déploiement.
• Participer à l'amélioration continue de l'utilisation du logiciel.
• Harmoniser les pratiques professionnelles - Élaborer et mettre à jour les procédures d'utilisation du logiciel métier.
• Définir des règles communes de saisie et de tenue des dossiers.
• Rédiger des guides utilisateurs et modes opératoires.
• Sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques.
• Accompagner les nouveaux professionnels dans la prise en main des outils.
• Participer aux projets d'amélioration des pratiques documentaires.
• Assurer la gestion documentaire et l'archivage
• Organiser la gestion documentaire numérique de l'établissement.
• Garantir le respect des règles d'archivage des documents.
• Veiller à la cohérence entre les documents présents dans le logiciel métier et ceux conservés sur les espaces partagés.
• Assurer la traçabilité des documents.
• Participer à la mise en conformité documentaire avec les exigences réglementaires.
• Organiser les espaces de stockage numériques
• Structurer les arborescences des dossiers partagés de l'établissement.
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• Définir les règles de classement, de nommage et d'organisation des documents numériques.
• Assurer le tri régulier des espaces partagés.
• Identifier les doublons, documents obsolètes ou archives à traiter et proposer leur suppression conformément aux procédures en vigueur.
• Veiller à la lisibilité et à l'accessibilité des documents pour les équipes.
• Garantir une organisation homogène des espaces documentaires au sein de l'établissement. Début du contrat : 01/08/2026 Profil recherché Connaissances et Compétences requises Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux.
• Maîtrise des logiciels métiers.
• Connaissance des règles relatives au dossier de l'usager.
• Connaissance des principes de gestion documentaire et d'archivage.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques. Savoir-faire
• Organiser et structurer des données.
• Rédiger des procédures.
• Concevoir des outils de suivi.
• Accompagner des utilisateurs.
• Analyser les dysfonctionnements et proposer des améliorations.
• Travailler en mode projet. Savoir-être
• Grande rigueur.
• Sens de l'organisation.
• Esprit d'analyse.
• Autonomie.
• Discrétion professionnelle.
• Qualités relationnelles.
• Pédagogie.
• Capacité à fédérer autour de pratiques communes. Relations fonctionnelles - la Direction ; - les Chefs de service ; - les équipes éducatives, soignantes et administratives ; - les référents qualité ; - le prestataire informatique ou l'éditeur du logiciel métier. Objectifs du poste
• Transférer l’intégralité des données sur le nouveau logiciel métier.
• Garantir la qualité et la fiabilité des données des dossiers usagers.
• Harmoniser les pratiques de saisie et de gestion documentaire.
• Optimiser l'organisation des espaces numériques.
• Sécuriser l'accès à une information fiable et actualisée.
• Accompagner les professionnels dans l'évolution des pratiques numériques. Profil recherché Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines de la gestion administrative, des systèmes d'information, de la qualité, du médico-social ou expérience significative dans des fonctions similaires. Diplôme exigé : Niveau 5 - (BAC+2)