Stagiaire Office Manager (H/F)

MOMEN; Paris; Hybride; EUR 11 000 - 16 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Café gratuit

Espace pause déjeuner

Télétravail 1 jour/sem

Résumé du poste

MOMEN recherche un stagiaire Office Manager pour accompagner l'organisation quotidienne du cabinet, sur des sujets administratifs, logistiques et opérationnels, en lien direct avec la direction.

Vous accompagnerez l'accueil, la gestion des locaux et des fournitures, l'organisation d'événements, le suivi CRM et la coordination avec les équipes, dans un contexte de cabinet en forte croissance. Télétravail possible 1 jour par semaine.

Qualifications

• Étudiant(e) en Bac+5
• Excellente communication écrite et orale
• Forte capacité d'adaptation
• Organisation irréprochable et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Présentation professionnelle et soignée
• Autonomie et sens des responsabilités
• Fiabilité, rigueur et sens du service

Responsabilités

• Accueil physique des clients et partenaires
• Gestion des livraisons et retours, déballage des colis
• Suivi des stocks et achats récurrents
• Organisation d'événements internes et logistiques
• Support à la direction et à l'équipe
• Mise à jour des documents internes et CRM

Connaissances

Organisation

Excellente communication

Autonomie

Rigueur

Relationnel

Formation

Bac+5 en cours

Outils

CRM

GSuite

Description du poste

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) stagiaire Office Manager pour nous accompagner dans l'organisation quotidienne du cabinet, sur des sujets administratifs, logistiques et opérationnels.

Une belle occasion de découvrir de l'intérieur le fonctionnement d'un cabinet en forte croissance, au contact direct de la Direction et de l'ensemble des équipes.

En lien direct avec la direction

, vous l'accompagnez sur l'ensemble des sujets liés au bon fonctionnement quotidien du cabinet :

Locaux et environnement de travail

• Relation avec les prestataires (ménage, maintenance, plantes, sécurité).
• Gestion quotidienne des locaux
• Gestion des accès, clés, équipements (téléphonie, écrans, mobilier).
• Gestion de la logistique pour le studio d'entreprise (Delta) : suivi du remplissage, animation auprès de l'équipe, présence sur place si besoin.

Vie de bureau et expérience collaborateur

• Accueil physique : clients, candidats, managers de transition, partenaires.
• Onboarding logistique des nouveaux collaborateurs : poste de travail, matériel, accès, premier jour.
• Gestion des livraisons et des retours, déballage des colis, services généraux du quotidien.
• Animation de la convivialité : achats café, petits-déjeuners d'équipe, anniversaires, pots de départ, moments d'équipe.
• Veille sur la qualité de vie au travail et remontée des irritants à la direction.

Suivi de stocks

• Suivi du stock d'équipement informatique, sensibilisation des équipes à en prendre soin.
• Suivi du stock des consommables.

Achats

• Pilotage des achats récurrents : fournitures, IT, boissons, consommables.
• Sourcing et négociation avec les fournisseurs.
• Suivi des contrats fournisseurs : renouvellements, résiliations, conditions tarifaires.
• Reporting trimestriel à la direction générale.
• Notes de frais : contrôle de cohérence.

Événements et déplacements

• Organisation des événements internes : séminaire d'équipe annuel, soirées, formations, afterworks, déjeuners d'équipe.
• Réservation de restaurants adaptés.
• Organisation des déplacements de la direction : réservations, itinéraires, briefings.
• Soutien logistique aux rendez-vous importants : préparation de salle, accueil, café.

Support à la direction et à l'équipe

• Appui à la direction sur des sujets administratifs ou organisationnels.
• Mise à jour et tenue à jour des documents internes : annuaire, procédures, contacts fournisseurs.

Administratif

• Mise à jour de nos plaquettes de présentation personnalisées pour toute l'équipe commerciale.
• Mise à jour de notre CRM client.
• Mise à jour de nos books de formation.

Assistance commerciale

• Élaboration de reportings hebdomadaires.
• Préparation des bilans annuels des commerciaux.
• Vérification et mise à jour des actions commerciales dans notre CRM.
• Suivi des comptes réservés (fichiers Excel), relance des commerciaux.
• Si temps disponible : ajout de contacts clients dans notre CRM.

machine a café gratuite a disposition

espace pause déjeuner/détente

télétravail possible 1j/sem

• Étudiant(e) en Bac+5.
• Excellente communication écrite et orale.
• Forte capacité d'adaptation.
• Organisation irréprochable, capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Présentation professionnelle et soignée.
• Autonomie et sens des responsabilités.
• Fiabilité, rigueur et sens du service.
• Réactivité et bon relationnel.

Les plus

• Une première expérience (stage, alternance, job étudiant) en cabinet de conseil, cabinet d'avocats, fonds d'investissement ou entreprise en croissance.
• Anglais professionnel.
• Appétence pour les outils digitaux, CRM.
• Sensibilité à l'organisation d'événements.
• Intérêt pour un environnement au contact direct de dirigeants.