Stage – Assistant(e) Office Manager (H/F)

Edonia; Bordeaux; On-site; EUR 6,700 - 10,000; Part time

Benefits offered by this job

Gratification selon profil

Job summary

Edonia à Bordeaux recherche un(e) Assistant(e) Office Manager en stage de 6 mois. Vous serez le point d'appui quotidien pour l’équipe: accueil, logistique, administratif et vie au bureau.

Rattaché(e) à l’équipe Admin - Finance - RH, vous gérerez les tâches opérationnelles et les relations internes, tout en développant des compétences en gestion de PME et ressources humaines. Profil Bac+2/3, organisé(e), réactif(ve) et proactif(ve), avec de bonnes qualités rédactionnelles et un goût prononcé pour

Qualifications

• Étudiant(e) en Bac+2/3, spécialisation Office management ou RH.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et rédactionnels.
• Sens de l’organisation et discrétion dans le traitement d’informations.

Responsibilities

• Vie au bureau et services généraux: coordination entre sites, gestion des fournitures et du mobilier.
• Accueil, logistique et expéditions: réception, envois d’échantillons et suivi du courrier.
• Gestion administrative & documentaire: tri des mails, suivi des contrats et documents internes.

Skills

Organisation

Rigueur

Proactivité

Discrétion

Education

Bac+2/3 en Assist. de direction / Office management

Tools

Bureautique

Job description

Faites tourner la maison Edonia !

Chez Edonia, nous avons une conviction : les microalgues ont un rôle majeur à jouer dans l'alimentation de demain.

Grâce à une technologie unique, nous transformons les microalgues en un ingrédient savoureux capable de remplacer la viande et d'autres protéines alternatives dans de nombreuses applications alimentaires. Notre équipe, répartie entre Bordeaux, Agen et Crédin, est aujourd’hui en pleine phase d’industrialisation.

Pour accompagner cette croissance, nous recherchons un(e) Assistant(e) Office Manager en stage pour une durée de 6 mois, qui sera le point d'appui du quotidien pour toute l’équipe : accueil, logistique, administratif, RH et vie au bureau.

Descriptif du poste

Rattaché(e) à l’équipe Admin - Finance - RH, vous contribuerez au bon fonctionnement de nos bureaux bordelais et à la qualité de l’expérience collaborateur.

Le poste est très opérationnel et polyvalent : vous jonglerez entre des tâches récurrentes, qui rythment la semaine, et des sujets ponctuels, qui demandent réactivité et sens de l’initiative.

Vous interviendrez sur 3 grands domaines : vie au bureau et services généraux, accueil & logistique, gestion administrative.

Vos missions

Vie au bureau & services généraux :

• Assurer le lien entre nos différents sites (Bordeaux, Agen, Crédin) : circulation des informations, coordination des envois et du matériel entre bureaux et usines.
• Assurer le suivi des prestataires (ménage, maintenance) et des petits travaux dans les bureaux et le laboratoire.
• Gérer les salles de réunion (réservations, clés), veiller au bon fonctionnement des connectiques et alerter en cas de problème.
• Suivre les stocks et réaliser les achats : consommables d'hygiène, salle de pause, fournitures, mobilier.
• Organiser la gestion des déchets et du tri (cartons, verre) en lien avec le MIN, et prendre soin des espaces communs.

Accueil, logistique & expéditions :

• Accueillir les visiteurs, tenir le registre des visites et gérer les sorties.
• Préparer et suivre les envois d’échantillons : échantillons de prospection, envois marketing, envoi d’échantillons R&D.
• Réceptionner les colis : orienter les livreurs, vérifier l’intégrité des livraisons et ranger les produits.
• Collecter et distribuer le courrier, assurer les dépôts à la poste.

Gestion administrative & documentaire :

• Gérer les boîtes mails administratives : tri, réponses et transmission aux bons interlocuteurs.
• Tenir à jour les tableaux de suivi : NDA, contrats prestataires, équipements et fournitures.
• Mettre en forme les documents courants : courriers, modèles, comptes rendus, notes internes.
• Aider à l’organisation des déplacements professionnels.

Vous êtes étudiant(e) en formation Bac+2-3, avec une spécialisation en :

• Assistanat de direction / Office management
• Gestion des PME-PMI ou gestion administrative
• Ressources humaines
• École de commerce ou de management

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), débrouillard(e) et proactif(ve), et vous aimez être au service d'une équipe. Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, prioriser et faire preuve de discrétion dans le traitement des informations confidentielles (notamment RH).

Une bonne aisance avec les outils bureautiques et collaboratifs et de bonnes qualités rédactionnelles sont attendues. Gratification selon profil. Chez Edonia, nous recherchons avant tout une personne enthousiaste, fiable et pleine de ressources, capable de faciliter le quotidien de toute l’équipe et de prendre plaisir à faire vivre nos bureaux.