SHFD 75 - Assistant(e) de direction du service du haut fonctionnaire de défense

Service du Haut Fonctionnaire de Défense; Paris; Presencial; EUR 30.000 - 38.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Service du Haut Fonctionnaire de Défense recherche un assistant(e) de direction pour assurer l’organisation administrative et le soutien opérationnel du cabinet. Vous serez en liaison avec le chef du service et son adjoint, et travaillerez sur la planification, le classement et le traitement des documents.

Le poste prévoit un travail en horaire jour, 38 heures/semaine, avec obligation d’habilitation au secret de la défense et une localisation à Paris. Recrutement interne et externe possible.

Formación

• Expérience en secrétariat et organisation administrative.
• Maîtrise du traitement de textes et des outils bureautiques courants.
• Compréhension des enjeux du service et confidentialité.
• Capacité à rendre compte et à prioriser les dossiers.
• Connaissance des procédures administrativas et du respect des délais.

Responsabilidades

• Planifier, organiser et suivre les réunions : dossiers et compte-rendus éventuels.
• Gérer les agendas et planifier les déplacements.
• Organiser et suivre les déplacements et frais via CHORUS DT.
• Réaliser la mise en forme et l'envoi des documents des pôles.
• Réceptionner, enregistrer et filtrer le courrier et les appels.
• Mettre à jour le tableau des congés et contribuer à la gestion du personnel.

Conocimientos

Organisation

Gestion d'agenda

Accueil

Communication

Analyse

Rigueur

Travail en équipe

Herramientas

PABLO

Maarch

REPONSES

CHORUS DT

WORD

EXCEL

Descripción del empleo

Vos activités principales

Au sein du cabinet du SHFD, l’assistant(e) de direction remplit les missions suivantes:

• la planification, l'organisation et le suivi des réunions: contacts, préparation des dossiers, éventuellement rédaction de compte-rendus ;
• la gestion des agendas et la planification des déplacements ;
• l'organisation, le suivi des déplacements et des frais de mission de la direction pour les agents hors pôle sécurité numérique avec l'outil CHORUS DT. Travail en binôme avec l’assistante administrative du C2MI (Toulouse) , chargée des agents du PSN;
• la mise en forme et l'envoi des documents de l'ensemble des pôles du service avec classement rigoureux sous format électronique et papier;
• le dépôt, le retrait et l'enregistrement des courriers "arrivée/départ";
• l'accueil physique et le filtrage des appels téléphoniques du Préfet, haut fonctionnaire de défense adjoint, chef du service du fonctionnaire de défense et du sous-directeur de la protection du ministère;
• le filtrage et le transfert des courriels vers les pôles concernés ;
• la mise à jour du tableau des congés de l'ensemble du SHFD, du Préfet et du sous-directeur;
• la participation, en tant que de besoin, à la gestion des personnels du service (campagne d’évaluation, de compte épargne-temps, de mobilité, etc…) ;
• les tâches courantes inhérentes à un secrétariat: commandes de fournitures, gestion des stocks, logistique, en lien avec le gestionnaire budgétaire, informatique et logistique.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

La compréhension des enjeux et priorités du service (SHFD) est primordiale. En effet, le titulaire est en contact permanent avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux au sein du ministère (cabinet ministre, secrétariat général et tous services et directions) , les préfectures, les zones de défense, mais aussi les services des hauts fonctionnaires de défense et de sécurité (HFDS) des autres ministères, le secrétariat général de la défense nationale (SGDSN) et d’autres partenaires extérieurs.

Pour le bon fonctionnement du service, la communication des informations et les échanges au sein du secrétariat et du service sont primordiaux.

Le titulaire est en liaison constante avec le chef du service et son adjoint.

Badgeage 38h par semaine (horaires de journée) .

Une habilitation au secret de la défense nationale est requise. Si le candidat retenu en est dépourvu, une procédure de demande sera engagée.

Poste bénéficiaire d’une NBI.

Conditions particulières d'exercice

Localisation administrative et géographique / Affectation:

Ministère de l'intérieur / Secrétariat général / Service du haut fonctionnaire de défense

14, rue de Miromesnil 75008 Paris

Déménagement prévu en avril 2027 au 14, rue de l’Elysée 75008 Paris

Profil recherché

Domaine(s) fonctionnel(s):

Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type:

Code fiche de l’emploi type (RMFP): Assistant(e) de direction / DM046A

Groupe RIFSEEP: 2 (pour les fonctionnaires)

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Vos perspectives:

Ce poste permettra de consolider les connaissances dans le cadre de préparation à des concours aux grades supérieurs et d'acquérir une expérience professionnelle de haut niveau.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables -niveau initié à acquérir

Avoir des compétences juridiques -niveau initié -à aquérir

Savoir-faire

Savoir appliquer la réglementation - niveau maitrise requis

Savoir analyser - niveau pratique requis

Savoir s'organiser -niveau maîtrise requis

Savoir travailler en équipe -niveau maîtrise -requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter - niveau maîtrise requis

Savoir communiquer - niveau maitrise requis

Savoir accueillir -niveau maîtrise -requis

Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise requis

Autres:

• Connaissances requises des logiciels bureautiques courants et PABLO, Maarch, REPONSES, CHORUS DT, WORD, EXCEL
• Strict respect de la confidentialité et parfaite loyauté
• Capacité à rendre compte
• Réactivité
• Rigueur et capacité à s’organiser en autonomie
• Bonne gestion des urgences et capacités à prioriser les dossiers et les travaux
• Polyvalence au sein d’une équipe resserrée

Pour déposer votre candidature

Personnels du ministère de l'Intérieur http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Présentation de Service du Haut Fonctionnaire de Défense

Service du haut fonctionnaire de défense