Secrétaire pédagogique

Campus Saint Jacques; Poitiers; Sur place; EUR 18 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Secrétaire pédagogique du Campus Saint Jacques de Poitiers assure le suivi administratif et pédagogique des stagiaires et des formateurs, sur site.

Vous gérez l’accueil, informez sur les formations et les procédures d’inscription, préparez et mettez à jour les dossiers et les plannings, et suivez les convocations et les absences.

Vous participez à l’organisation des examens et à la diffusion des informations, avec discrétion et esprit d’équipe.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en secrétariat ou équivalent; première expérience en environnement pédagogique appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et des messageries électroniques; utilisation d'outils collaboratifs en ligne.
• Excellentes compétences organisationnelles et rigueur administrative; sens du détail.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoner; informer sur les formations et les procédures d'inscription.
• Préparer et mettre à jour les dossiers stagiaires et les plannings de cours, salles et convocations.
• Gérer les listes de présence, les absences et les transmettez aux employeurs/équipes pédagogiques.
• Traiter les notes, attestations et certificats; travailler en lien avec les équipes pédagogiques.
• Contribuer à l'organisation des examens et à la diffusion des informations ( mails, affichage, outils numériques).

Connaissances

Organisation & priorités

Aisance relationnelle

Rigueur administrative

Esprit d'équipe

Communication écrite et orale

Formation

Bac à Bac+2 en secrétariat/gestion administrative

Outils

Suite Office / outils bureautiques

Description du poste

Description du poste

En tant que Secrétaire pédagogique au Campus Saint Jacques de Compostelle ( formation aide-soignant, auxiliaire de puériculture, aide à domicile, MJPM, CAP AEPE, ...), vous assurez le suivi administratif et pédagogique des stagiaires et des formateurs.

Poste à temps plein, basé sur site à Poitiers.

Vous gérez l’accueil physique et téléphonique, informez les publics sur les formations, les procédures d’inscription et le déroulement de la scolarité. Vous préparez et mettez à jour les dossiers stagiaires, les plannings de cours, les salles, les convocations et les listes de présence. Vous saisissez, suivez les absences et les transmettez aux employeurs. Vous assurez le traitement des notes, des attestations et des certificats, en lien avec les équipes pédagogiques. Vous contribuez à l’organisation des examens, des jurys et participez à la diffusion des informations (mails, affichage, outils numériques internes). Vous gérez le classement et l'archivage des dossiers.

• Maîtrise des outils bureautiques (suite Office ou équivalent), des messageries électroniques et des outils collaboratifs en ligne.


• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion des priorités, rigueur administrative et sens du détail.


• Aisance relationnelle, sens du service aux stagiaires, capacité à communiquer clairement à l’oral et à l’écrit en français.


• Capacité à travailler en équipe, à coopérer avec différents interlocuteurs


• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité des informations, intérêt pour le milieu de la formation


• Formation de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, assistance de direction, gestion administrative ou équivalent ; une première expérience en environnement pédagogique est appréciée.