SECRÉTAIRE MÉDICALE H/F

Arseaa - action solidaire; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Arseaa - action solidaire recrute une Secrétaire pour l'hôpital de jour parent-bébé et participe au bon fonctionnement administratif de la structure.

Vous accueillez familles et professionnels, gérez les prises de rendez-vous et les notes, assurez le suivi des dossiers et la logistique interne, tout en respectant la confidentialité et le travail en équipe.

Formation de niveau 4 requise; autonomie, organisation et maîtrise des outils informatiques attendues; poste basé à Toulouse.

Qualifications

• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de l’outil informatique.
• Formation de niveau 4 exigée.
• Autre expérience appréciée dans un milieu médicosocial ou administratif.

Responsabilités

• Accueillir familles et professionnels avec bienveillance et professionnalisme.
• Gérer la prise de rendez-vous pour consultations, réunions et ateliers.
• Prises de notes et rédaction de comptes rendus, classement et archivage.
• Gestion administrative des dossiers des usagers et mise à jour des documents.
• Répondre aux demandes téléphoniques et par mail et orienter les interlocuteurs.
• Participer à la gestion logistique interne et commandes de matériel.
• Collaborer avec l’équipe pluridisciplinaire pour fluidité des échanges.
• Gérer conjointement avec le médecin et la cadre de santé les rendez-vous et candidatures.

Connaissances

Gestion administrative et secrétariat

Maîtrise de l’outil informatique

Discrétion et confidentialité

Formation

Formation de niveau 4

Outils

Dictaphone

Description du poste

Rejoignez le Pôle Guidance Infantile

Missions Principales

En lien avec les valeurs inscrites au Projet Associatif , le Projet de Pôle et d’Etablissement/ Service, l'hopital de jour intersectoriel de soins conjoint parent bébé avec équipe mobile accueille parent et bébé de 0 à 18 mois pour lesquels une ou plusieurs vulnérabilité ( psychosociale, psychiatrique et ou somatiques) ont été repérées et conduisant à des troubles des interractions.

L'Hopital de jour recrute une Secrétaire pour intégrer son hôpital de jour parent-bébé et participer au bon fonctionnement administratif de la structure.

Ses missions:

• Accueillir les familles, les visiteurs et les professionnels de manière bienveillante et professionnelle, en assurant une écoute attentive.
• Gérer la prise de rendez-vous pour les consultations, les réunions et les ateliers, en coordonnant les agendas des équipes.
• Prises de notes, comptes rendus avec utilisation du dictaphone, travaux de classement, bureautique, prise de rendez-vous,…
• Assurer la gestion administrative des dossiers des usagers : saisie, mise à jour, classement et archivage des documents.
• Répondre aux demandes téléphoniques et par mail, orienter et fournir les informations nécessaires aux familles et aux professionnels.
• Participer à la gestion des commandes de matériel, des fournitures et de la logistique interne.
• Collaborer avec l’équipe pluridisciplinaire pour garantir la fluidité des échanges et des informations au sein de la structure.
• Assurer conjointement avec le médecin et la cadre de santé la gestion de la liste d'attente, des candidatures, préadmissions, des rendez-vous de suivi et des réunion (tableaux, anticiper les rendez-vous et les réunions...).

Lieu d'exercice principal :

Pôle Guidance Infantile - HDJ PARENTS/BEBES - UNITE DE LIAISON EN PERINATALITE-CAPPA - TOULOUSE (31).

PRÉREQUIS TECHNIQUES

• Formation de niveau 4.
• Expérience souhaitée.
• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de l’outil informatique.

COMPÉTENCES & QUALITÉS

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
• Autonomie, capacités d’initiative et d’organisation.
• Maîtriser les nouvelles techniques de l’informatique et de la communication.
• Capacité à s’inscrire dans une équipe pluridisciplinaire