Secrétaire Médicale

Groupe Hospitalier Nord-Essonne; Bures-sur-Yvette; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe Hospitalier Nord-Essonne recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au secrétariat pour soutenir les activités du pôle psychiatrique et des structures associées. Vous accueillerez les patients et leurs familles, gérerez les dossiers et assurerez la diffusion des informations essentielles au bon fonctionnement des unités.

Le poste nécessite discrétion, rigueur et polyvalence, avec 35 heures hebdomadaires, et une expérience en secrétariat hospitalier serait appréciée.

Qualifications

• Discrétion et respect du secret professionnel exigés.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (Cpage, Dx Care, Cora).
• Expérience en secrétariat en centre hospitalier souhaitée.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des patients et des familles.
• Vérification des informations administratives concernant le patient.
• Conception et rédaction de documents; prise de notes; frappe et mise en forme.
• Participation à l’élaboration du rapport d’activité et diffusion des comptes rendus.
• Gestion et coordination médico-administrative des plannings et agendas.
• Saisie des données liées à l’activité médicale (codage et mouvements journaliers).
• Commande de fournitures et coordination avec le cadre et les équipes.
• Tenue des tableaux de service et accueil/encadrement de stagiaires.

Connaissances

Discrétion

Rigueur et organisation

Capacité d’écoute

Polyvalence

Disponibilité et ponctualité

Formation

Baccalauréat série Médico-sociale

Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

DESCRIPTION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL AU SEIN DU PÔLE

Pôle de psychiatrie : Dr Caroline DEBACQ (Cheffe de pôle)

1/ 3 secteurs de psychiatrie (intra et extra) :

• 91G14 qui rassemble les communes d’Orsay, Bures sur Yvette, Gif sur Yvette et Les Ulis
• 91G15 qui rassemble les communes de Massy, Verrières et Wissous
• 91G16 qui rassemble les communes de Palaiseau, Villebon, Bièvres, Igny, Saclay, Saint Aubin, Val d’Albian, Vauhallan et Villiers le Bâcle.

Chaque secteur comprend une unité d’hospitalisation temps plein (2 unités d’entrants, 1 unité de réadaptation et de réinsertion UH2R), un ou deux CMP, un hôpital de jour et un CATTP.

2/ UCLI (unité de crise et de liaison intersectoriel)

3/ UNISONJE (Unité de Soins pour les Jeunes adultes 17-25 ans)

4/ Une plateforme de réhabilitation psychosociale Novarehab, un programme d’ETP (éducation thérapeutique), consultations psychotrauma

• o Psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent (Pr Julie BOURGIN-DUCHESNAY)

Le Service de Psychiatrie de l’Enfant et de l’Adolescent dont le secteur géographique regroupe les communes des trois Secteurs de Psychiatrie Générale dépendant de l’hôpital d’Orsay : Orsay, Saint Aubin, Villiers le Bâcle, Saclay, Vauhallan, Igny, Bièvres, Verrières-Le-Buisson, Gif/Yvette, Bures/Yvette, Massy, Palaiseau, Villebon, Villejust, Wissous et Les Ulis.

1/ Structure « Périnatalité/ Petite enfance » (0-3 ans) La Paruline et son unité mobile PPLUM

2/ Structure « Enfants » (4 CMP et un HDJ avec 2 unités enfants de 3 à 12 ans)

Une unité d’hospitalisation temps plein la « Maison De l’Olivier » :

Un Hôpital de Jour « PEP’IT » (Premier Episode Psychotique InTervention précoce) :

Un Centre d’Evaluation Précoce et d’Intervention pour les Adolescents « CEPIA » et son unité mobile TEAMPSY

4/ Structure « Surdité Santé Mentale »

Le pôle comporte également un Centre de Soins et de Prévention et d’Accompagnement en Addictologie (CSAPA) et une consultation jeunes consommateurs (CJC), structure ambulatoire sans hébergement, localisée au sein de l’hôpital général d’Orsay.

• o Urgences psychiatriques (Dr Teim GHANEM)

Description de l’équipe médicale et paramédicale :

L’équipe paramédicale est composée de :

Un cadre de pôle, un cadre de santé en intra et en extra pour les adolescents, un cadre de santé en intra et extra pour chaque secteur adulte,

Infirmiers, aides-soignants, agents des services hospitaliers

Psychologues, psychomotriciennes, art-thérapeutes, éducateurs,

Enseignants détachés de l’éducation nationale pour la pédopsychiatrie.

L’équipe médicale est composée de pédopsychiatres et internes de spécialité.

Texte de références :

Fiche métier du répertoire de la fonction publique hospitalière :

Sous-famille : Gestion médico-administrative et traitement de l’information médicale

Code métier : 40L20

Missions générales

• Accueillir et renseigner les patients, leurs familles, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)
• Gérer, saisir et classer les informations relatives aux dossiers patient et au bon fonctionnement des structures extra hospitalières du service.
• Communiquer les informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Assurer la continuité de service du secrétariat sur l’extra hospitalier.
• Prioriser les taches en fonction des demandes de prise en charge en urgence.

Missions spécifiques

• – Accueil physique et téléphonique des patients, des familles,
• – Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance,
• – Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité, prise de notes, frappe et mise en forme des documents, courriers, comptes rendus médicaux, statistiques, tableaux de bords,
• – Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus après validation,
• – Gestion et coordination médico-administrative (diffusion et suivi des plannings des médecins et des psychologues, , gestion des agendas, organisation de réunions, visites, événements…),
• – Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens, transports…)
• – Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles,
• – Saisie des données liées à l’activité médicale (codage) à la mouvements journaliers,
• – Tenue à jour du dossier patient,
• – Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
• – Commande de fournitures « bureau » en coordination avec le cadre et les équipes
• – Participation à l’élaboration du rapport d’activité
• – Tenue des tableaux de service

Organisation et missions ponctuelles

• Accueil et encadrement de stagiaires

Cadres de santé

Cadre de pôle

Directrice des Ressources Humaines

Directeur Général

Médecins chefs de service, médecins responsables des structures

Secrétaire coordinatrice du GHNE,

Equipe médicale et paramédicale

Service des admissions pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients, Agences Régionales de santé (ARS)

Encadrement pour la cohésion de l’organisation de l’équipe et de la structure

Partenaires internes au GHNE et externes sanitaires, sociaux et médico sociaux.

HORAIRES ET QUOTITE DE TRAVAIL

35 heures avec RTT selon la réglementation en vigueur et les besoins du service

Poste à temps plein

BAC science médico-sociale

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Capacités requises

Discrétion, respect du secret professionnel et le devoir de réserve

Rigueur et sens de l’organisation, Sens des responsabilités, Esprit d’initiative à la hauteur de ses fonctions,

Capacité d’écoute,

Polyvalence face à la diversité des tâches.

Capacité à travailler en collaboration avec l’ensemble des partenaires hospitaliers dans le respect du travail d’autrui,

Maîtrise de soi, capacité à gérer les situations d’urgence, à anticiper les situations de violence,

Adaptabilité aux changements, notamment à la charge de travail,

Capacité à s’inscrire dans une dynamique d’évolution de ses pratiques et de ses connaissances,

Disponibilité et ponctualité,

Connaissances attendues (formations possibles)

Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

Connaissance des logiciels métiers (Cpage, Dx Care, Cora)

Connaissance de l’environnement médical et des réglementations

Expériences souhaitées :

Expérience en secrétariat au sein d’un centre hospitalier serait un plus