SECRETAIRE (H/F)

Service Infrastructure de la Défense (Sid); Arrondissement de Toulon; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Full time

Job summary

Service Infrastructure de la Défense (Sid) recherche un(e) secrétaires/assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la SD MPI. Le candidat assurera l’enregistrement, la gestion du courrier et le classement des documents, en collaboration avec les services RH, et contribuera à l’archivage et à la logistique courante.

Le poste implique une forte maîtrise des outils bureautiques, une excellente expression écrite et une organisation rigoureuse.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.

Responsibilities

• Enregistrement, reprographie et classement de tout document arrivant et sortant de la SD MPI.
• Pilotage du système d'information de gestion du courrier.
• Traitement des documents RH en collaboration avec les services RH.
• Soutien à la reprographie et archivage des documents courants.
• Soutien logistique (commande de fournitures, meubles, SIC…).
• Centralisation des demandes de formation, planning et évènements.
• Organisation des évènements de cohésion.

Skills

Maîtrise secrétariat

Gestion administrative

Communication écrite

Accueil et renseignement

Education

CAP/BEP Secrétariat

CTE AES / ATA FORMSECRETE

Diplôme de niveau 3

Tools

NSI

GAETAN

COR@IL

Job description

Au sein de la section soutiens de la SD MPI, le titulaire devra exécuter, en binôme, les activités afférentes au secrétariat. Les tâches principales sont:

• Enregistrement, reprographie et classement de tout document arrivant et sortant de la SD MPI
• Pilotage du SI de gestion du courrier ;
• Traitement de tous les documents concernant le domaine RH des personnels en collaboration avec les services RH
• Soutien à la reprographie ;
• Archivage des documents courants ;
• Soutien logistique courant (commande de fournitures, meubles, SIC…) ;
• Centraliser les demandes de formation, planning, évènements, …
• organiser les évènements de cohésion

Conditions particulières d'exercice

Poste soumis à enquête administrative pour le renseignement et la sûreté (EARS) .

Profil recherché

Professionnel rigoureux et adaptable, le candidat possède une maîtrise solide des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
Sur le plan technique, il dispose d’une excellente expression écrite, permettant la rédaction claire, concise de courriers et de messages de communication. Il doit mettre en œuvre les techniques de secrétariat moderne avec efficacité, garantissant une organisation méthodique des tâches quotidiennes. Sa rigueur en matière d’organisation et de méthode lui permet de prioriser les urgences, de gérer des flux documentaires importants et d’assurer le suivi des dossiers. Fortement sollicité, il doit exceller dans l’accueil et le renseignement des collègues et des équipes, alliant courtoisie, écoute active et discrétion, contribuant ainsi à une image positive de la structure et une fluidité des relations transverses. Il doit être particulièrement à l’aise avec les outils numériques. Le candidat recherché doit être agile et se montrer disponible.

Niveau de diplôme attendu pour le poste
Diplômes requis: Diplômes requis pour accéder aux emplois tenus par le personnel de catégorie C de la fonction publique
CAP/BEP Secrétariat
CTE AES (certificat élémentaire AES) ou ATA FORMSECRETE (attestation de formation d'adaptation "secrétaire état-major")
Diplômes souhaités: Diplôme de niveau 3
Formations associées à la prise de poste.

• Formation aux outils bureautiques généraux
• Formation aux outils spécifiques (NSI, GAETAN, COR@IL…)

Présentation de Service Infrastructure de la Défense (Sid)

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr
• Pour rencontrer un de nos ambassadeurs: https://www.myjobglasses.com

Descriptif du service

Le service d’infrastructure de la défense (SID) est le référent ministériel en matière de construction, de maintien en condition, d’énergie, de gestion administrative et technique du patrimoine. Rattaché au secrétariat général pour l’administration, il est doté d’un réseau sur le territoire métropolitain, en outre-mer et à l’étranger.
Le SID Méditerranée est un des 8 organismes directement subordonnés à la direction centrale. Il dirige 4 unités de soutien d’infrastructure de la défense (USID) réparties sur sa zone géographique de compétence, représentant environ 728 agents. Au sein du SID Méditerranée (SID-MED) , la sous-direction Maritime, Portuaire et Industriel (SD-MPI) est chargée des opérations d’investissement, de la maintenance et pour certaines d’entre elles de l’exploitation des infrastructures industrialo-portuaires de la base de défense de Toulon. Elle est constituée d’une centaine d’agents.