Secrétaire gestionnaire (H/F)

Université de Strasbourg; Strasbourg; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de Strasbourg recherche un adjoint technique en gestion administrative pour assurer le secrétariat de la Faculté de Géographie et d’Aménagement. Vous exécuterez des actes courants et organiserez les activités internes en lien avec les interlocuteurs internes et externes.

Missions incluent le secrétariat du Doyen et des services, la gestion des dossiers vacataires, la logistique des réunions et le suivi des partenariats.

Qualifications

• Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Université et de ses composantes.
• Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

Responsabilités

• Gérer les dossiers des chargés d’enseignement vacataires et assurer le suivi sur l’application dédiée (OSE).
• Assurer le secrétariat du Doyen et de la Directrice des services de composante (planning, salles, visioconférence).
• Organiser la logistique des réunions institutionnelles (Conseil de Faculté, conseils pédagogiques, comités).
• Participer à l’organisation des élections et à la logistique des évènements (JPO, réunions).
• Réaliser des opérations de gestion courante et saisir/mettre à jour des bases de données.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Bon relationnel

Travailler en équipe

Outils bureautiques

Outils

Word

Excel

Description du poste

Publié le 08 Sep. 2026 - Ouvert jusqu'au 29 Sep. 2026

Personnel des bibliothèque, ingénieur, administratif, technique, pédagogique, social et de santé (BIATPSS)

CDD du 12/10/2026 au 31/08/2027

Catégorie : C Corps : Adjoint technique

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

L’adjoint (e) en gestion administrative assure le secrétariat de la Faculté de Géographie et d’Aménagement. Il (elle) exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la faculté. Il (elle) informe et oriente les interlocuteurs internes et externes.

Secrétariat

• Gérer les dossiers des chargés d’enseignement vacataires (intervenants extérieurs) sur une application spécifique (OSE), en assurer le suivi
• Assurer le secrétariat du Doyen de la Faculté et de la Directrice des services de composante (planning réunions, réservation salles de réunion et matériel de visioconférence…)
• Organiser la logistique relative aux réunions institutionnelles de la faculté (Conseil de Faculté, Conseil pédagogique, comité de sélection, Journées Portes Ouvertes)
• Participer à l’organisation des élections (Conseil de Faculté et conseils centraux de l’université pour les étudiants)

Gestion administrative

• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les activités de la Faculté
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative
• Organiser et suivre les missions des membres du comité de sélection en lien avec la gestionnaire financière
• Collecter et enregistrer des données chiffrées (relatives aux frais de véhicules, aux copies) permettant à la gestionnaire financière d’établir des factures
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser,
• Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés (conventions de partenariat, international…)
• Participer aux opérations de logistique des services de la composante, assister les personnels et les équipes.

Accueil/Courrier

• Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la composante
• Réceptionner et distribuer le courrier externe et interne
• Gérer la salle courrier et actualiser les casiers du personnel de la Faculté

Activités associées :

• Classer et archiver les documents du service administratif
• Participer aux autres charges collectives nécessaires à la bonne marche de la composante

a)Savoir sur l’environnement professionnel

• Connaissances sur l’organisation générale et le fonctionnement de l’Université et de ses composantes
• Connaissance des techniques de communication orale et écrite
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

b)Savoir-faire opérationnel

• S’exprimer oralement et par écrit
• Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone…)
• Utiliser les outils bureautiques courants (internet, logiciels Word, Excel)
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie

c)Savoir-faire comportemental

• Savoir travailler en équipe
• Rendre compte de son travail
• Avoir le sens de l’organisation
• Etre rigoureux et respecter les délais
• Bonne capacité d’adaptation
• Faire preuve de discrétion

Contraintes organisationnelles : disponibilité importante lors de l’organisation des évènements comme par exemple les Journées Portes Ouvertes (JPO) (présence le samedi).
Contraintes liées au traitement d’informations à caractère confidentiel.

Descriptif du service

Nom du service : Services administratifs de la Faculté de Géographie et d’Aménagement
Nombre d’agents du service : 12 agents
Nombre d’agents à encadrer (éventuellement) :
Lieu d’exercice : Faculté de Géographie et d’Aménagement, 3 rue de l’Argonne, 67083 STRASBOURG.
La Faculté de Géographie et d’Aménagement est l’une des 35 composantes de l’Université de Strasbourg. 23 enseignants-chercheurs dont 1 maître de conférences associé, 2 ATER et 15 personnels administratifs contribuent aux activités de la Faculté qui accueille plus de 420 étudiants.

Située au carrefour géographique et historique de l’Europe, l’Université de Strasbourg compte parmi les plus importants établissements d’enseignement supérieur et de recherche (ESR) pluridisciplinaires. Grande université de recherche intensive, labellisée depuis 2012 Initiative d’excellence (Idex), elle entretient des liens étroits et privilégiés avec les principaux organismes de recherche, tels le CNRS et l’Inserm. Elle joue un rôle moteur dans la construction de l’espace européen de l’ESR au travers notamment du campus européen Eucor et de l’alliance universitaire européenne EPICUR.

Reconnue pour l’excellence de sa recherche et la richesse de son offre de formation, l’Université de Strasbourg assure sa mission de production et transmission des savoirs et de développement de compétences. S’appuyant sur ses valeurs fondamentales, dont l’ouverture, la créativité et l’inclusivité, elle veille à accompagner sa communauté – étudiants et personnels – dans la construction de leurs parcours adaptés à leurs profils, leurs talents et leurs aspirations.

Un patrimoine exceptionnel

• Un studium
• Un planétarium
• Un jardin botanique
• Six musées universitaires
• Un observatoire astronomique
• Un campus historique inscrit au patrimoine mondial de l’Unesco

Une qualité de vie au travail

• Parcours d’intégration des nouveaux nommés
• Dispositif d’accompagnement des nouveaux maîtres de conférences
• Une maison dédiée aux personnels avec une offre de plus de 100 activités sportives et culturelles
• Des campus verts et écoresponsables
• Forfait mobilité durable et contribution aux frais de déplacement et de restauration
• Prise en charge partielle de la mutuelle et prestations sociales en faveur des personnels et de leur famille
• Une cellule de prise en charge des situations de violence psychologique
• Une cellule d’écoute et d’accompagnement des violences sexistes, sexuelles et homophobes

Les informations que vous nous transmettrez ne seront utilisées qu’aux seules fins de recrutement par l’Université de Strasbourg. Elles seront traitées par la Direction des ressources humaines (DRH) et par l'entité de l’Université de Strasbourg concernée par ce recrutement. Elles seront conservées pour une durée maximum de 4 mois.

Vous disposez de droits d'accès et de rectification sur vos données. Pour les exercer, veuillez adresser votre demande au contact figurant sur la fiche de poste. Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données (DPO) de l'Université de Strasbourg à l'adresse suivante : [e-mail] .