SECRETAIRE DE SCOLARITE

Université de Rennes I; Rennes; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

48 jours de congés annuels

RTT jusqu’à 11 jours

Jusqu’à 2 jours de télétravail par S

Remboursement 75% transport et forfait

Parcours de formation d’intégration

Réductions et offres partenaires

Résumé du poste

Université de Rennes 1 recherche un(e) agent administratif(ve) au sein du service de la scolarité pour l’accompagnement des étudiants et la gestion des dossiers. Vous travaillerez sous la responsabilité de la responsable du bureau Biologie et Philosophie et serez en binôme pour assurer la continuité administrative du périmètre de la scolarité.

Les missions incluent l’accueil, le suivi des candidatures, l’organisation des examens et la gestion des recours, avec un sens prononcé de l’organisation

Qualifications

• Formation et/ou expérience en gestion administrative/secrétariat.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication numérique.
• Aisance dans l’accueil des publics et dans le relationnel.
• Capacité à rendre compte et à respecter les échéances.

Responsabilités

• Renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer et suivre les dossiers de candidatures sur les plateformes dédiées.
• Gérer les examens (planning, surveillances, convocations).
• Assurer la gestion des recours (réception des demandes, transmission des décisions).
• Organiser les réunions de service et autres évènements.

Connaissances

Accueil du public

Gestion des dossiers

Organisation

Sens du dialogue

Travail en équipe

Respect deadlines

Rigueur et fiabilité

Formation

Secrétariat/Administration

Outils

Logiciels de gestion

Description du poste

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

À propos de nous

L’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation :

Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE)

La DEVE assure la mise en œuvre et le suivi de la politique définie par l'établissement en matière de formation, d'organisation des études et de vie universitaire.

Le service Scolarité Sciences et Philosophie, rattaché actuellement à la DEVE, est chargé de la gestion administrative du cursus des étudiants dans les différentes disciplines de formation correspondantes, de l’inscription à la délivrance des diplômes. Il est composé d’une quinzaine de personnes et organisé en 3 bureaux dont celui dédiée aux formations de biologie et de philosophie.

Éléments de contexte

La réorganisation en cours des services de scolarité de l’Université vise à intégrer aux composantes de formation, au plus près des usagers, les personnels de Scolarité. L’équipe de la scolarité Sciences et Philosophie sera ainsi intégrée dans les composantes respectives dont la Faculté des Sciences à compter du 1er janvier 2027.

Mission

Rattaché.e à la responsable du bureau « Biologie et Philosophie » et en binôme, vous renseignerez et orienterez dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes pour l’ensemble du périmètre de la scolarité de la Faculté des Sciences. Vous contribuerez à la gestion administrative associée à de la scolarité des étudiants.

Vos principales missions seront :

• Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs
• Gérer et suivre les dossiers de candidatures sur les plateformes dédiées
• Gérer les examens (organisation des plannings et des surveillances, convocations)
• Assurer la gestion des recours (réception des demandes, transmission des décisions)
• Organiser les réunions de service et autres évènements

Profil

• Formation et/ou expérience en gestion administrative/secrétariat
• Expérience ou forte appétence à l’accueil de publics
• Connaissance appréciée de l’enseignement supérieur et de l’offre de formation d’une université
• Aisance dans l’utilisation des outils de bureautique et de communication numérique
• Pratique de logiciels ou applicatifs de gestion
• Sens avéré de l’écoute et du dialogue
• Appétence au travail en équipe et sens du collectif
• Sens de l’organisation et faculté à respecter des échéances et délais contraints
• Rigueur et fiabilité
• Aptitude à rendre compte

Environnement et contexte de travail :

• Pics d’activités en périodes d’examens et à la rentrée universitaire
• Lieu de travail : campus universitaire rennais de Beaulieu
• Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de :
• 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)
• jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)
• remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)
• parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés
• nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs

Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site Marque Employeur : https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• avantages dépendant de la nature et durée du contrat, des nécessités de service et des conditions d’éligibilité

Modalités de recrutement :

• Poste de catégorie B (niveau Technicien/Secrétaire d’Administration)
• Emploi pérenne ouvert à la mobilité interne (personnels de l’établissement de catégorie C ou B) ou via un 1er Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)
• Prise de fonctions souhaitée dès que possible
• Date limite de candidature : 10 octobre

Référence de l'offre : qzri8vw0rw