Secrétaire de direction (H/F)

EDEN-ARCHI; Morangis; Sur place; EUR 17 000 - 20 000; Temps partiel

Résumé du poste

EDEN ARCHI, agence d'architecture à Morangis (91), recherche une secrétaire de direction polyvalente pour soutenir l'agence et renforcer l'organisation administrative.

En lien avec le dirigeant, vous gérerez l'accueil, le suivi administratif et les dossiers, contribuerez aux appels d'offres et aux dossiers de permis, et participerez à la planification et à la communication interne.

Qualifications

• BTS Gestion de la PME ou équivalent et une première expérience en assistanat administratif.
• Expérience en agence d'architecture, bureau d'études ou entreprise du bâtiment serait un atout.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et outils numériques requis.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriers et e-mails.
• Gérer le suivi administratif quotidien de l'agence.
• Préparer et suivre les dossiers administratifs et les candidatures.
• Participer à la préparation des dossiers de permis de construire et appels d'offres.
• Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Organiser les rendez-vous, déplacements et le planning du dirigeant.

Connaissances

Organisation

Rigueur/Précision

Réactivité

Communication interne

Gestion du planning

Confidentialité

Formation

BTS Gestion de la PME

Assistant de Direction

Outils

Microsoft Office Suite

Excel

Outlook

Description du poste

Secrétaire de direction (H/F) 91 - MORANGIS

Offre n° 212FKND
Secrétaire de direction (H/F)

EDEN ARCHI, agence d'architecture basée à Morangis (91), recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) - gestionnaire d'agence afin d'accompagner son développement et de renforcer son organisation administrative.Vos missionsEn lien direct avec le dirigeant de l'agence, vous serez notamment chargé(e) de :Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriers et e-mails.Gérer le suivi administratif quotidien de l'agence.Préparer, mettre en forme et assurer le suivi des dossiers administratifs.Constituer les dossiers de candidatures et d'appels d'offres.Participer à la préparation des dossiers de permis de construire et autres démarches administratives.Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs.Organiser les rendez-vous, déplacements et le planning du dirigeant.Assurer le suivi des prestataires, contrats, abonnements et fournitures.Participer au classement, à l'archivage et à l'organisation documentaire de l'agence.Cette liste n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon votre profil et vos compétences.Le postePrise de poste dès que possible.Rémunération selon profil et expérience.Possibilité d'évolution vers un poste pérenne selon les besoins de l'agence et les compétences démontrées.Votre profilVous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et appréciez les environnements où la polyvalence est une véritable richesse.Vous êtes idéalement titulaire d'un BTS Gestion de la PME, Assistant de Direction ou équivalent, avec une première expérience dans l'assistanat administratif. Une expérience en agence d'architecture, bureau d'études ou entreprise du bâtiment serait un véritable atout.Une bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ainsi qu'une aisance avec les outils numériques sont indispensables.

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 16H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• Smig

Profil souhaité

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
• Assurer la confidentialité des échanges et informations
• Assurer la gestion administrative d'une activité
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Définir une stratégie de communication
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Logiciels de gestion de base de données
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Planifier et organiser des réunions
• Principes de base en comptabilité
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction
• Relayer de l'information
• Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédiger un compte rendu de réunion
• Techniques de communication interne
• Techniques de gestion administrative
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Utiliser les outils numériques

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Activités d'architecture

Employeur

1 ou 2 salariés

Nous sommes une agence d'architecture à taille humaine, reconnue pour la diversité de ses projets (logements, équipements, hôtellerie, tertiaire, réhabilitation et promotion immobilière). Nous accordons une grande importance à la qualité des relations humaines, à l'autonomie de nos collaborateurs et à un environnement de travail agréable.M. Eden BESSEY

D'autres offres peuvent vous intéresser :