SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Agence de Services Et de Paiementsiège Limoges; Limoges; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Agence de Services et de Paiementèse Limoges recherche un/une secrétaire de direction pour assurer le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable. Vous contribuerez à la gestion des agendas, au suivi budgétaire, à l'organisation des déplacements et à la diffusion des documents internes, tout en garantissant confidentialité et rigueur dans les procédures.

Poste polyvalent avec interaction avec les directions métiers et les services supports, utilisation

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel.
• Capacité à travailler en transversalité et à respecter les délais.

Responsibilities

• Secrétariat de direction et gestion des agendas.
• Suivi budgétaire et liaison avec les services compétents.
• Gestion des déplacements et contrôle des pièces justificatives.
• Élaboration et diffusion des contenus relatifs aux missions de l’AC.
• Gestion du temps et des statistiques via l’outil Sciforma.

Skills

Bureautique et outils collaboratifs

Environnement administratif et institu

Systèmes d'information et outils numér

Job description

Les objectifs :

Sous l'autorité de l'Agent comptable, la ou le secrétaire de direction assure le fonctionnement administratif, budgétaire et communicationnel de l'agence comptable.

Elle/Il contribue à la qualité des relations internes et externes, à la sécurisation des processus, et à la fluidité de l'activité de l'agence comptable.

Les Missions:

1 - Secrétariat de direction

• Gestion des agendas de l'Agent comptable et du Fondé de pouvoir (Limoges) et organisation logistique des réunions,
• Programmation et participation au CODIR de l’AC,
• Rédaction, saisie, mise en forme et diffusion de documents administratifs,
• Gestion des délégations de signature,
• Mise à jour de l'organigramme, du plan d'occupation des bureaux et de la signalétique,

2. Suivi budgétaire: En lien étroit avec la DFJL:

• Contribution à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget de l’AC,
• Réception des factures fournisseurs sur CHORUS PRO, liquidation des factures sous PEP Prémium, création et suivi des fournisseurs, RAE et engage-ments juridiques.

3. Gestion des frais de déplacement:

Pour les encadrants de Limoges et de Montreuil:

• Organisation des déplacements (réservations de transport et des nuitées) ,
• Contrôle des pièces justificatives.

Pour les agents:

• Contrôle de l'OMI avant validation du N+1,
• contrôle des justificatifs de frais avant validation du service fait par le N+1.

4. Communication:

• Élaboration du plan de communication de l’AC,
• Rédaction, relecture et valorisation des contenus liés aux missions de l’AC,
• Contribution à l'Intranet (MyASP) en lien avec la Mission de la communication et des études (MCE)

5. Gestion du temps: Référent (E) Sciforma:

• Conseiller les chefs de saisir, s’assurer des saisies dans l’outil, établir les statistiques, participer aux comités de suivi ;
• Être force de proposition.

Conditions particulières d'exercice

Champ relationnel:

Interne:

• Agent comptable et Fondés de pouvoir, Directions métiers et fonctions support (SG, DFJL, MCE) , Services de l’ASP,

Externe: Interlocuteurs et partenaires externes.

Conditions particulières d'exercice:

• Poste polyvalent nécessitant une forte capacité d'adaptation
• Respect strict des obligations de confidentialité
• Utilisation quotidienne des outils numériques et applicatifs métiers
• Relations fréquentes avec de nombreux interlocuteurs

Profil recherché

Savoirs

• Bureautique et outils collaboratifs
• Environnement administratif et institutionnel
• Systèmes d'information et outils numériques.

Savoir-faire

• Accueillir, informer et orienter
• Organiser, planifier et prioriser les activités
• Analyser et traiter l'information
• Travailler en équipe et en transversalité
• Respecter les délais et les procédures
• Gérer des situations complexes ou sous contrainte.

Savoir-être

• Aisance relationnelle
• Autonomie et sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Adaptabilité et réactivité
• Esprit d'équipe

Présentation de Agence de Services Et de Paiementsiège Limoges

L'Agence de Service et de Paiement (ASP) est un établissement public administratif sous la double tutelle des Ministères en charge de l'agriculture et du Travail. Premier organisme payeur européen des aides agricoles de la politique agricole commune, l’ASP dispose d’un savoir-faire reconnu en ingénierie administrative, instruction, contrôle, paiement et recouvrement de nombreux dispositifs d’aides publiques.

Descriptif du service

Vous rejoindrez l’Agence comptable de l’ASP, Site de Limoges composée d’une centaine d’agents répartis sur Limoges et Montreuil et qui assure:

• le paiement de dépenses d’intervention dans le cadre de la mise en œuvre des politiques publiques
• le recouvrement des versements indus sur dépenses d’intervention
• l’élaboration du compte financier annuel qui est soumis au conseil d’administration, aux ministères de tutelles et à la Cour des comptes.