Secrétaire de direction à 50%

CHU LIMOGES; Limoges; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Job summary

Le CHU de Limoges recrute un(e) Secrétaire de direction H/F à 50% en CDD de renfort au sein de la Direction des Affaires médicales. Vous assurerez le secrétariat, l’accueil et le renseignement des personnels médicaux, et contribuerez au suivi de l’absentéisme et des cumuls d’activité.

Vous serez chargé(e) de la frappe, mise en forme des courriers, diffusion et archivage, ainsi que de la gestion des bordereaux et du courrier de la Direction générale.

Qualifications

• Diplôme de niveau IV (bac) ou III (BTS, Dut) en gestion des ressources humaines, gestion des entreprises et/ou des administrations ou expérience similaire.
• Bonnes connaissances en communication et RH.
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et des requêtes type BO.

Responsibilities

• Du secrétariat de la Direction des affaires médicales, de l’accueil et du renseignement des personnels médicaux (téléphonique, physique et courriel).
• Gestion et suivi de l’absentéisme médical et des cumuls d’activité des personnels médicaux.
• Accueil physique et téléphonique des personnes reçues par la DAM et diffusion/archivage des documents.
• Gestion et suivi des bordereaux de transmission de la Direction générale.
• Gestion et archivage des bulletins de salaire et des attestations et ordres de mission des personnels médicaux.

Skills

Communication

Gestion des ressources humaines

RH logiciel

Organisation

Statut des personnels médicaux

Esprit d’équipe

Word/Excel/PowerPoint et BO

Education

Diplôme RH/Administration bac+3/4

Tools

Word

Excel

PowerPoint

BO

Job description

À propos de nous

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.

Le CHU de Limoges recrute un(e) Secrétaire de direction H/F à 50% en CDD de renfort au sein de la Direction des Affaires médicales.

Mission

L’agent affecté à la direction des Affaires Médicalessera en charge:

• du secrétariat de la Direction des affaires médicales, de l’accueil et du renseignement des personnels médicaux (téléphonique, physique et courriel).


• de l’absentéisme médical,


• de la gestion et du suivi des cumuls d’activité des personnels médicaux,

Les missions seront les suivantes :

Secrétariat de la Direction

• Accueil physique et téléphonique des personnes reçues par la DAM,


• Frappe, mise en forme des courriers, rapport… remis par la DAM, diffusion et archivage,


• Gestion du courrier de la Direction (ouverture, dispatching),


• Gestion et suivi des bordereaux de transmission de la Direction générale.

Gestion de l’absentéisme médical

• Réception des arrêts (vérification de conformité),


• Saisie dans le logiciel RH et suivi de l’absentéisme (maladie) en fonction des divers statuts hospitaliers,


• Saisie net-entreprises en l’absence du binôme

Gestion du cumul d’activités:

• Réception et traitement des demandes


• Suivi des tableaux de cumul des personnels médicaux hospitaliers et hospitalo-universitaires en lien avec la Faculté de médecine

Compléments

• Gestion et archivage des bulletins de salaire


• Attestations et ordres de mission des personnels médicaux


• Gestion des cartes professionnelles

Profil

Formations – Qualifications (Savoir):

Diplôme de niveau IV (bac) ou III (BTS, Dut) en gestion des ressources humaines, gestion des entreprises et / ou des administrations ou expérience similaire.

Expériences professionnelles (Savoir-faire):

• Communication : connaissances générales


• Gestion des ressources humaines : connaissances opérationnelles


• Logiciel dédié à la gestion RH : connaissances opérationnelles


• Organisation et fonctionnement interne de l’établissement : connaissances opérationnelles


• Statut des personnels médicaux : connaissances opérationnelles


• Esprit d’équipe


• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et des requêtes de type BO

Qualités professionnelles (Savoir-être):

• sens du service public


• rigueur et méthode


• initiative et diplomatie


• sens de l’écoute et du dialogue