Secrétaire de direction

CESAP; Paris; Sur place; EUR 8 000 - 11 000; Plein temps

Résumé du poste

La CESAP recherche un/une stagiaire Assistant(e) de direction pour son siège à Paris (75013). Le poste, orienté gestion, comptabilité et communication, est destiné à renforcer l’équipe de la Direction Générale durant 4 mois.

Vous assurerez l’accueil, le filtrage des appels, l’organisation des services et le suivi des dossiers, en collaboration étroite avec le Responsable des Affaires Générales et le Conseil d’Administration.

Qualifications

• Stage DAO dans le cadre d’un Bac+2 ou Bac+3.
• Maîtrise des outils de bureautique (Pack Office) et des techniques liées au poste (publipostage).

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique, filtrer, rediriger, transmettre.
• Organisation et diffusion des informations (courriers, colis).
• Gestion des flux de documents entrants et sortants.
• Organisation et mise à jour des dossiers, classement et archivage (papier/électronique).
• Assister le Responsable des Affaires Générales dans l’organisation et le suivi des dossiers du bureau et des instances délibérantes, notamment le Conseil d’Administration.
• Gestion de la boîte mail de contact.
• Gestion des plannings et des salles de réunions.
• Préparation et organisation de rendez-vous et réunions.
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu.
• Remise en forme de documents (tableau, graphique, présentation PowerPoint).
• Vérification des bordereaux de virements avant signature.
• Gestion des abonnements du siège.

Connaissances

Organisation

Communication

Secrétariat

Formation

Bac+2/3

Outils

Pack Office

Description du poste

Créé en 1965, Cesapest uneassociation à but non lucratif reconnue d’utilité publique, au service des enfants et adultes en situation de polyhandicap ou de handicap complexe. L’action de Cesap est triple : la gestion d’établissements et de services médico-sociaux, la formation initiale et continue des professionnels du secteur et la recherche sur le handicap.

Avec 39 établissements, services et dispositifs, implantés sur 23 sites en Île-de-France, dans l’Oise et en Indre-et-Loire, Cesap accompagne quotidiennement plus de 1800 usagers grâce à 1500 salariés professionnels médico-sociaux. Si vous souhaitez agir avec nous au service des personnes les plus fragiles et dans un secteur professionnel stimulant, nous recrutons, pour notre siège social :

Stage Assistant(e) de direction (H/F) 4 mois

Poste basé à Paris (75013)

Missions : Au sein de la Direction Générale, l’assistant(e) de direction est placé(e) sous l’autorité de la Responsable des Affaires Générales au sein d’un service dirigé par le Directeur Général Adjoint. Il (elle) est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de comptabilité, de communication, d'information et suivi de dossiers.

• Accueil physique et téléphonique, filtrer, rediriger, transmettre
• Organiser le traitement et la diffusion des informations (courriers, colis)
• Gestion des flux de documents entrant et sortant
• Organisation et mise à jour des dossiers, organisation du classement (électroniquement ou papier) et de l’archivage
• Assister la responsable des Affaires Générales dans l’organisation et le suivi des dossiers du bureau et des instances délibérantes notamment le Conseil d’Administration
• Assurer les tâches de secrétariat :
• Gestion de la boîte mail de contact
• Gestion des plannings et des salles de réunions
• Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
• Vérification des bordereaux de virements avant signature
• Gérer les abonnements du siège

Profil : Vous recherchez un stage dans le cadre de la réparation d’un Bac +2 ou bac +3

Vous maitrisez les outils de bureautique comme le Pack Office et les techniques relatives au poste (ex : publipostage).