Secrétaire Antenne Plateforme et Centre Ressource linguistique (H/F)

COMITE LIAISON ACTEURS DE LA PROMOTION; Limoges; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation à Limoges recherche un(e) Secrétaire pour l'accueil du public, la gestion des plannings et le secrétariat. Le poste est en CDI, temps partiel à 24 heures par semaine avec un salaire brut de 1411 Euros mensuels. Les débutants sont acceptés, idéalement avec un Bac+2 en secrétariat. Des compétences en gestion de base de données et maîtrise du pack Office sont indispensables. Avantages : téléphonie mobile, titres restaurant et complémentaire santé.

Prestations

Indemnité transports

Titres restaurant / Prime de panier

Complémentaire santé

CSE

Téléphone mobile

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique du public.
• Gestion des plannings et prise de RDV.
• Secrétariat décentralisé et logistique de l'antenne.
• Compte-rendu de réunion.
• Gestion des prêts documentaires du Centre Ressources.

Connaissances

Classer des documents

Mettre à jour un dossier, une base de données

Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Utiliser les outils numériques

Accueillir, orienter, renseigner un public

Archiver des dossiers et documents de référence

Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks

Effectuer le suivi des commandes, la facturation

Gérer la communication interne et externe

Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants

Imprimer des documents techniques

Maintenir à jour les dossiers administratifs

Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Préparer les dossiers techniques pour les réunions

Renseigner des supports de suivi d'activité

Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis

Rédiger des rapports de suivi d'activité

Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Techniques de communication orales, écrites et numériques

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat gestion PME PMI - Assistant.e PME/PMI

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Offre n° 198HHBM
Secrétaire Antenne Plateforme et Centre Ressource linguistique (H/F)

DEFINITION DU POSTE :- Accueil téléphonique et physique du public - Gestion des plannings - Prise de RDV - Secrétariat décentralisé du siège et logistique de l'antenne - Secrétariat de la Conseillère pédagogique et de la chargée d'accueil et d'évaluation - Compte-rendu de réunion - Gestion des prêts documentaires du Centre Ressources et de l'espace associé - Accueil, mise en place, administratif et confirmation des formations (selon le cahier des charges Qualiopi) - Gestion base de données - Autres taches en fonction des nécessités de service

Journée type : - Accueil téléphonique - Accueil physique - Gestion des mails - Accueil des publics pour formations ou réunions - Suivi/gestion des prêts de documentation - Photocopie - Préparation de courrier/envoi par mail ou postale - Création et suivi de tableaux de données - Mise en place des séances en visio. - Echange avec le siège

Merci de transmettre votre CV et une lettre de motivation pour candidater

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 24H/semaine
Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1411.0 Euros sur 12.0 mois
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• CSE
• Téléphone mobile

Déplacements : Ponctuels

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat gestion PME PMI - Assistant.e PME/PMI
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Compétences

• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Imprimer des documents techniques
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Préparer les dossiers techniques pour les réunions
• Renseigner des supports de suivi d'activité
• Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis
• Rédiger des rapports de suivi d'activité
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Techniques de communication orales, écrites et numériques

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes