Secretaire Administrative H/F

Gap-Emplois; Chorges; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Gap-Emplois recrute un employé qualifié pour assurer le fonctionnement administratif d'un établissement d'hébergement touristique. Vous soutenez les services, suivez les procédures qualité et assurez la coordination avec partenaires et prestataires.

Le poste implique la gestion du courrier, des appels, des contrats, de la formation et de la communication interne et externe, avec une curiosité pour les procédures de labellisation et la mise à jour des documents réglementaires.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Polyvalence, autonomie et discrétion.
• Bon relationnel et esprit d'équipe.
• Compréhension et maîtrise du Label Clef Verte

Responsibilities

• Administration générale - Assurer les tâches administratives courantes.
• Rédiger et suivre les courriers, courriels et documents administratifs.
• Gérer les appels téléphoniques, le traitement du courrier et des colis.
• Assurer le suivi administratif des contrats et conventions.
• Créer les identifiants informatiques et les demandes d'accès pour les salariés.
• Contribuer à l'élaboration et au suivi du plan de formation.
• Organiser les élections professionnelles.
• Elaboration du PV des réunions du CSE.
• Assurer le suivi des démarches de labellisation.
• Mettre à jour le DUERP.
• Veiller à l'actualisation des documents réglementaires.
• Mise à jour et tenue du logiciel GAMMEO en renfort du Responsable Entretien
• Créer et mettre à jour les supports de communication internes et externes.
• Assurer le lien avec les prestataires de loisirs.
• Mettre en place et suivre les partenariats locaux.
• Réaliser les commandes de fournitures.
• Participer au suivi budgétaire des dépenses liées au fonctionnement.
• Rapprochement des divers éléments comptables de l'Entretien et de la Restauration

Skills

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Rédaction

Organisation

Polyvalence

Autonomie

Discrétion

Relations internes

Tools

GAMMEO

Job description

Finalité du posteAssurer le bon fonctionnement administratif de l'établissement en apportant un soutien opérationnel aux différents services. Contribuer à la gestion administrative, au suivi des démarches qualité et réglementaires, à la communication interne et externe ainsi qu'à la coordination avec les partenaires et prestataires.

Missions principales :

• Administration générale- Assurer les tâches administratives courantes.
• - Rédiger et suivre les courriers, courriels et documents administratifs.
• - Gérer les appels téléphoniques, le traitement du courrier et des colis.
• - Assurer le suivi administratif des contrats et conventions.
• - Créer les identifiants informatiques et les demandes d'accès pour les salariés.
• - Contribuer à l'élaboration et au suivi du plan de formation.
• - Organiser les élections professionnelles.
• - Elaboration du PV des réunions du CSE.
• - Assurer le suivi des démarches de labellisation.
• - Mettre à jour le DUERP.
• - Veiller à l'actualisation des documents réglementaires.
• - Mise à jour et tenue du logiciel GAMMEO en renfort du Responsable Entretien
• - Créer et mettre à jour les supports de communication internes et externes.
• - Assurer le lien avec les prestataires de loisirs.
• - Mettre en place et suivre les partenariats locaux.
• - Réaliser les commandes de fournitures.
• - Participer au suivi budgétaire des dépenses liées au fonctionnement.
• - Rapprochement des divers éléments comptables de l'Entretien et de la Restauration

Compétences requises

• - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• - Excellentes capacités rédactionnelles.
• - Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• - Polyvalence, autonomie et discrétion.
• - Bon relationnel et esprit d'équipe.
• - Compréhension et maîtrise du Label Clef Verte

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement touristique et autre hébergement de courte durée

Liste des qualités professionnelles:

• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations.
• Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.