SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Chiap---Centre-Hospitalier-D; Aix-en-Provence; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE recherche un/une secrétaire administrative pour assurer un appui opérationnel à la Direction Générale et la gestion administrative quotidienne.

Vous serez en charge de l'accueil, de l'organisation logistique, de la gestion des courriers et des dossiers, avec une forte exigence de confidentialité, disponibilité et rigueur.

Qualifications

• Excellente organisation personnelle et planification.
• Capacités d’analyse, de synthèse et qualités rédactionnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire.
• Connaissance RGPD et confidentialité.

Responsibilities

• Accueillir et orienter les visiteurs et partenaires, gérer les sollicitations.
• Gérer l’agenda et l’organisation logistique des réunions.
• Rédiger, appliquer et suivre les procédures internes.
• Créer et structurer l’arborescence informatique du service et piloter la dématérialisation.

Skills

Excellente organisation

Gestion du temps

Rigueur et méthode

Qualités rédactionnelles

Diplomatie

Education

Maîtrise outils bureautiques et collaboratifs

Connaissances RGPD

Connaissance circuits hospitaliers

Tools

Bureautique

Gestion électronique documents

Job description

Publié le 06 oct. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Contrat CDD; CDI; Détachement; Mutation

Descriptif

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).

Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.

Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Vos Missions

Missions principales : L'Assistant(e) assure un appui opérationnel à la Direction Générale ainsi qu'un rôle central dans la gestion administrative quotidienne, l'accueil, l'organisation logistique et la gestion documentaire.

Activités spécifiques

1. Accueil, interface et communication :
   • Assurer la gestion et le suivi des courriels de la boîte générique de la Direction Générale.
   • Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs.
   • Assurer la gestion quotidienne des sollicitations pour faciliter les flux d'information.
2. Réunions, agendas et logistique :
   • Assurer l'appui opérationnel à la gestion d'agenda de la Direction Générale.
   • Assurer en responsabilité l'organisation logistique des réunions.
3. Courrier, circuits de validation et encadrement fonctionnel :
   • Assurer en responsabilité la gestion du courrier et le suivi des parapheurs.
   • Gérer les flux d'information (permanences, restrictions).
   • Rédiger, appliquer et suivre les procédures internes de fonctionnement.
   • Mettre en place et gérer le planning de permanences partagé du secrétariat.
4. Gestion documentaire et organisation des dossiers :
   • Assurer la création, la structuration et la gestion de l'arborescence informatique du service.
   • Piloter la dématérialisation et le classement de la documentation.
   • Assurer la conservation, l'archivage et la gestion de la documentation papier.

Missions annexes

• Appui opérationnel à la préparation des dossiers de la Direction Générale.
• Appui opérationnel aux projets portés par la Direction Générale.

Compétences attendues

• Ø Excellente organisation personnelle et sens de la planification.
• Ø Gestion prioritaire du temps et du stress.
• Ø Capacités d'analyse, de synthèse et qualités rédactionnelles.
• Ø Maîtrise de la méthodologie de gestion documentaire et d'archivage (physique et numérique).

Qualités requises

• Ø Respect absolu du secret professionnel, du devoir de réserve et de la discrétion professionnelle.
• Ø Disponibilité, adaptabilité et grande réactivité.
• Ø Sens aigu de l'accueil, de l'écoute et de la diplomatie.
• Ø Rigueur, méthode et recherche constante de la qualité.
• Ø Présentation soignée et qualités relationnelles avec l'ensemble des intervenants.

Conditions d'accès au poste

• Ø Accessible pour les grades de la filière administrative (Adjoint Administratif).
• Ø Expérience souhaitée en secrétariat de direction ou secrétariat général.

Formations complémentaires indispensables

• Ø Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Ø Bonnes connaissances relatives à la protection des données (RGPD).
• Ø Connaissance des circuits administratifs et de l'organisation hospitalière.

Quotité de travail

100 %

Régime horaire/organisation du temps de travail

• Ø Poste de travail du lundi au vendredi.
• Ø 7h30 de travail/jour à répartir sur une amplitude horaire entre 8h00 et 17h00, en fonction des nécessités de service.

Contraintes liées au poste

• Ø Travail sur écran prolongé.
• Ø Gestion des urgences et multiples interruptions administratives/téléphoniques.

Etablissement

CHIAP - CENTRE HOSPITALIER D'AIX EN PROVENCE

Avenue des Tamaris

13616 Aix-en-Provence