Secrétaire administratif-ve F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; On-site; EUR 24,000 - 28,000; Full time

Job summary

Aix-Marseille Université recrute au Service Universitaire de Santé Étudiante (SSE) pour assurer l’accueil et la gestion administrative des étudiants et des professionnels de santé sur le Campus de Luminy, Marseille 9e. Poste rattaché à la responsable administrative, au sein d’une équipe pluridisciplinaire.

Vous serez chargé·e de l’accueil, de la gestion des dossiers, du suivi des inscriptions, et du pilotage des tableaux de bord tout en garantissant confidentialité et qualité du service.

Qualifications

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et des règles de classement.
• Connaissance des procédures de médecine préventive et de l’Assurance Maladie.
• Maîtrise des logiciels ACTEUR et MAIIA.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les étudiants, physiquement et par téléphone, avec écoute, bienveillance et professionnalisme.
• Assurer le secrétariat de l’équipe médicale et faciliter son organisation au quotidien.
• Gérer les agendas et les rendez-vous des professionnels de santé.
• Assurer le suivi administratif des inscriptions des écoles conventionnées.
• Gérer le courrier et la messagerie électronique du service.
• Organiser, alimenter et actualiser les bases de données nécessaires au suivi de l’activité.
• Assurer la gestion logistique de la structure : locaux, matériel, fournitures et besoins du service.
• Participer à la mise en œuvre des campagnes d’information, de prévention et de promotion de la santé auprès des étudiants.
• Accompagner et conseiller les étudiants dans leurs démarches administratives et les orienter vers les interlocuteurs adaptés.
• sélectionner, structurer et diffuser les informations utiles, en interne comme auprès des étudiants et partenaires.
• Répondre aux demandes de renseignements des interlocuteurs internes et externes.
• Élaborer, renseigner et assurer le suivi des tableaux de bord.
• Effectuer la saisie des dossiers administratifs et la facturation sur le logiciel ACTEUR.
• Réaliser un reporting régulier de l’activité auprès de la responsable administrative.

Skills

Organisation

Rigueur

Fiabilité

Relationnel

Pédagogie

Discrétion

Travail en équipe

Tools

ACTEUR

MAIIA

Microsoft Office

Job description

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constitue un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amUs’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

Rejoignez une équipe engagée au service de la santé des étudiants !

Au sein du Service Universitaire de Santé Étudiante(SSE), vous contribuez au bon fonctionnement de la structure et participez, au quotidien, à l’accompagnement des étudiants dans leurs démarches de santé et administratives.

Rattaché·e à la responsable administrative, vous intégrez une équipe pluridisciplinaire et occupez un rôle central à l’interface entre les étudiants, les professionnels de santé et les services de l’université.

Votre quotidien sera rythmé par des missions variées, alliant accueil, gestion administrative, coordination et accompagnement des étudiants :

• Accueillir et renseigner les étudiants**, physiquement et par téléphone, avec écoute, bienveillance et professionnalisme.
• Assurer le secrétariat de l’équipe médicale et faciliter son organisation au quotidien.
• Gérer les agendas et les rendez-vous des professionnels de santé
• Assurer le suivi administratif des inscriptions des écoles conventionnées.
• Gérer le courrier et la messagerie électronique du service.
• Organiser, alimenter et actualiser les bases de données nécessaires au suivi de l’activité.
• Assurer la gestion logistique de la structure : locaux, matériel, fournitures et besoins du service.
• Participer à la mise en œuvre des campagnes d’information, de prévention et de promotion de la santé auprès des étudiants.
• Accompagner et conseiller les étudiants dans leurs démarches administratives et les orienter vers les interlocuteurs adaptés.
• Sélectionner, structurer et diffuser les informations utiles, en interne comme auprès des étudiants et partenaires.
• Répondre aux demandes de renseignements des interlocuteurs internes et externes.
• Élaborer, renseigner et assurer le suivi des tableaux de bord.
• Effectuer la saisie des dossiers administratifs et la facturation sur le logiciel ACTEUR.
• Réaliser un reporting régulier de l’activité auprès de la responsable administrative.

• Les techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Les règles et techniques de classement et d’archivage.
• Les techniques d’élaboration et de mise en forme de documents.
• Les outils bureautiques, notamment Microsoft Office et Internet.
• Les principes liés aux politiques, dispositifs et procédures de médecine préventive.
• La législation relative à l’Assurance Maladie.
• Les principes de facturation en centre de santé, notamment concernant la part obligatoire et la part complémentaire.
• Les logiciels spécifiques à l’activité, notamment ACTEUR et MAIIA.

Vous êtes reconnu·e pour votre :

• Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs activités simultanément.
• Rigueur et fiabilité, indispensables au suivi administratif et à la gestion des dossiers.
• Excellent sens relationnel et goût pour l’accueil et l’accompagnement.
• Qualités de communication et de pédagogie.
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité, notamment dans le traitement des informations relatives à la santé.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents professionnels.

Lieu de travail : Campus de Luminy – Marseille 9e arrondissement

Service : Service Universitaire de Santé Étudiante