Secrétaire Administratif H/F

E-Leclerc; Saint-Martin-d'Hères; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

E.Leclerc recherche un Employé administratif pour assurer la gestion du cycle de facturation et l’accueil téléphonique au sein du rayon concerné. Vous traitez les factures fournisseurs, rapprochez les documents et gérez les litiges avec rigueur.

Une première expérience est souhaitée et la connaissance du secteur de la grande distribution est un atout. Poste en magasin, en autonomie et en équipe.

Qualifications

• Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en Assistanat, Gestion, ou Administration (ex: Bac Pro AGOrA, BTS GPME, BTS SAM).
• Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée.
• La connaissance du secteur de la grande distribution est un véritable atout.

Responsabilités

• Saisir et suivre l'ensemble des factures fournisseurs.
• Rapprocher les bons de commande, les bons de livraison (BL) et les factures.
• Identifier, traiter et suivre les litiges fournisseurs (écarts de prix, erreurs de livraison, retours).
• Gérer les demandes d'avoirs et s'assurer de leur bonne réception.
• Préparer les éléments pour la comptabilité et respecter les délais de clôture.
• Accueil téléphonique du service ou du rayon et orientation des demandes vers le Chef de Rayon.
• Saisir et transmettre les commandes fournisseurs selon les instructions du Chef de Rayon.
• Préparer et mettre en forme divers documents administratifs.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Rigueur et organisation

Aisance téléphonique

Bonnes capacités rédactionnelles

Formation

Bac à Bac+2 en Assistanat/Gestion/Administration

Outils

Pack Office

Excel

Logiciels de facturation

Description du poste

Les 598 adhérents E.Leclerc exploitant 751 magasins indépendants en France, emploient 155.000 salariés. L'enseigne E.Leclerc a réalisé un chiffre d'affaires de 48 milliards d'euros (hors carburant) en 2023 et est le leader de la distribution française avec une part de marché de 23.5%.Employeurs engagés, les centres E.Leclerc accueillent chaque année près de 4.000 alternants (dont 2800 apprentis) et 10.000 stagiaires pour concourir à leur formation. Ils s'investissent également aux côtés de l'Agefiph dans une démarche volontariste d'intégration des personnes en situation de handicap.Faire partie de l'enseigne E.LECLERC, c'est intégrer une fédération d'entreprises dynamiques, en croissance et qui se démarquent autant par leur mode de fonctionnement que par leur capacité à innover et à bouleverser les idées reçues.

Missions Principales

1. Gestion du cycle de facturation
   • Assurer la saisie et le suivi de l'ensemble des factures fournisseurs.
   • Effectuer le rapprochement entre les bons de commande, les bons de livraison (BL) et les factures.
   • Identifier, traiter et suivre les litiges fournisseurs (écarts de prix, erreurs de livraison, retours marchandises).
   • Gérer les demandes d'avoirs et s'assurer de leur bonne réception.
   • Préparer les éléments pour la comptabilité et respecter les délais de clôture.
2. Gestion de la relation téléphonique (Clients & Fournisseurs)
   • Prendre en charge l'accueil téléphonique du service ou du rayon.
   • Fournisseurs : Répondre aux demandes d'informations, assurer le suivi des livraisons et des rendez-vous, relancer les fournisseurs si nécessaire.
   • Clients : Répondre aux interrogations des clients concernant le rayon, gérer les réclamations de premier niveau et orienter les demandes spécifiques vers le Chef de Rayon.
3. Assistance au Chef de Rayon
   • Saisir et transmettre les commandes fournisseurs selon les instructions du Chef de Rayon.
   • Préparer et mettre en forme divers documents administratifs.
   • Gérer le classement, l'archivage et le tri du courrier du rayon.
   • Assurer la transmission des informations entre le Chef de Rayon, les équipes sur le terrain et la direction.

Profil recherché : Employé administratif

Formation et Expérience

Diplôme de niveau Bac à Bac +2 en Assistanat, Gestion, ou Administration (ex: Bac Pro AGOrA, BTS GPME, BTS SAM).

Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée.

La connaissance du secteur de la grande distribution (et idéalement de l'environnement ) est un véritable atout.

Compétences techniques (Savoir-faire)

• Excellente maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office, particulièrement Excel).
• À l'aise avec les logiciels de gestion commerciale/facturation.
• Bonnes capacités rédactionnelles et aisance téléphonique.
• Compréhension des mécanismes de base de la comptabilité fournisseurs.

Qualités professionnelles (Savoir-être)

• Rigueur et organisation : Capacité à gérer de gros volumes de documents sans erreur.
• Sens du relationnel : Diplomatie et amabilité avec les interlocuteurs internes et externes.
• Réactivité et gestion des priorités : Capacité à rebondir face aux urgences du quotidien en magasin.
• Esprit d'équipe : Volonté d'épauler le Chef de Rayon et de collaborer avec tous les services du magasin.