Responsable évènementiel et centre de séminaire

Imagine - Institut des maladies génétiques; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Imagine - Institut des maladies génétiques recherche un Responsable Évènementiel et centre de séminaire pour optimiser et structurer le centre de séminaire et ses prestations évènementielles.

Vous analyserez les process, les outils et les indicateurs, piloterez la réservation et la relation clients, et coordonnerez les événements avec les Services internes et les prestataires.

Qualifications

• Master en communication/événementiel/relations publiques requis ou équivalent.
• Expérience avérée en gestion de projets évènementiels et pilotage d’équipes.
• Bon niveau d’anglais et sens de l’analyse pour optimiser les processus de centre de séminaire.

Responsabilités

• Analyser les processus et outils de gestion du centre de séminaire et proposer des axes d’optimisation.
• Piloter la planification des réservations et la relation clients (visites, facturation, prestataires).
• Coordonner les événements avec les services internes et externes; garantir le bon déroulement des séminaires.

Connaissances

Gestion de projet évènementiel

Management d'équipe

Analyse de données

Anglais professionnel

Formation

Master Communication / évènementiel / relations publiques

Outils

Pack Office

Teams

Trello

Notion

Description du poste

MISSION ET FONCTIONS

Sous la responsabilité de la Direction de la Communication, le Responsable Evènementiel et centre de séminaire aura en charge les missions suivantes:

Assurer l’optimisationet la structuration du centre de séminaire, des prestations évènementielles et de l’accueil :

Analyser les process, outils et modes de fonctionnement propres à la gestion évènementielle du Centre de séminaire de l’institut et poursuivre les travaux de réflexion collective initiés afin de proposer des recommandations et des axes d’amélioration et d’optimisation de gestion.

Optimiser les indicateurs existants, quantitatifs et qualitatifs et construire une analyse structurée d’aide à la décision.

Optimiser les process et la digitalisation de réservation clients internes et externes, la mise en place de prestation régisseur et technique, l’accueil des évènements, la gestion opérationnelle centralisée et partagée (continuité de services), la relation clients et prospects

Interagir avec les équipes intervenant dans la gestion du centre de séminaire et des prestations évènementielles.

Conduire, en coordination avec la direction des ressources humaines et la direction de la communication, une réflexion sur les missions auxquelles les hôtesses d’accueil pourraient contribuer en soutien des services support et au bénéfice d’une amélioration de la fluidité des échanges et de la circulation de l’information.

Assurer l’exploitation évènementiel du centre de séminaire :

Recueil des besoins des clients (externes / internes)

Pilotage de la planification des réservations en lien avec la Direction

Gestion de la relation clients: visites, facturation, mise en relation avec les prestataires référencés (traiteurs, régisseurs, traducteurs)

Coordination des événements en lien avec les différents services internes(direction générale, DIVA, Développement et philanthropie, notamment) et externes:

Pilotage de la réunion de suivi hebdomadaire des évènements et de leur organisation

Coordination, mise à disposition du matériel (micros, ordinateur, etc) et externalisation de la gestion des équipements à mettre en œuvre selon un calendrier à définir,

Coordination des livraisons et installation sur place la veille ou le jour J (traiteur et régisseur)

Coordination de l’évènement en lien avec le service d’accueil d'Imagine et les services intérieurs

Suivi des prestations d’agents de sécurité,

Organisation des visites du Centre de séminaire avec les clients: planifier les réunions et visites sur place, planifier des tests et installation

Garantie du bon déroulement des évènements et notamment des états des lieux d’entrée et sortie.

Participation à l’organisation des séminaires internes en lien avec l’assistante de direction générale et le service communication

Pilotage des indicateurs de remplissage, de gestion et de rentabilité.

Evènementiel:

Responsable de l’évènementiel et de l’hospitalerie de l’Institut Imagine, chargé de la gestion (suivi, exploitation, facturation)

Gestion des prestataires et des intervenants

Suivi des Appels d’Offres

Suivi des budgets

En lien avec l’assistante de la direction générale, préparer les séances du conseil d’administration et du conseil scientifique international,

En lien avec la Direction Développement & Philanthropie, contribuer au support, à l’organisation et au pilotage d’évènements majeurs de l’institut (ex: Heroes)

En lien avec la Responsable des programmes Education et Société, identification et co-pilotage stratégique des évènements à enjeux sociétaux majeurs pour l’institut

Management

Coordination et encadrement des recrutements au sein de l’équipe /

Assurer le management de l’équipe intervenant en support de l’activité centre de séminaire.

Master Communication /évènementiel/ relations publique

Expérience acquise en qualité de chef de projet évènementiel

Vous maîtrisez le pack office et d’outils collaboratifs (Teams, Trello, Notion)

Vous avez un très bon niveau d’anglais

Bonne compréhension des enjeux d’un écosystème scientifique et hospitalo-universitaire

Connaissance des règles de sécurité

Vous aimez coordonner et piloter plusieurs sujets en même temps

Ouverture, curiosité et adaptation

Diplomatie et conviction

Organisation, gestion du temps et respect des plannings

Force de propositions et proactivité dans la mise en place de solutions face à un environnement en perpétuelle évolution