Assistant administratif (siège) - h/f

Inserm France; Paris; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle santé collective

Restauration collective subventionnée

Transports publics remboursés

Télétravail: 1 à 3 jours/semaine

Comité d’action sociale

Résumé du poste

Inserm recrute au sein du département de la communication, pour assurer le soutien administratif et organisationnel des événements et des activités liées au comité éthique et au comité pour l’histoire de l’Inserm.

Le poste implique la gestion logistique, le suivi des inscriptions et une contribution à la communication des supports des événements, avec des déplacements ponctuels et des horaires adaptés.

Qualifications

• Formation en communication, gestion administrative, événementiel ou équivalent (Bac+2 à Bac+3).
• Expérience dans un environnement institutionnel ou événementiel appréciée.
• Intérêt pour la communication publique et le secteur de la recherche.

Responsabilités

• Gestion administrative et logistique des événements (réservation, lieux, traiteurs).
• Gestion des inscriptions et des participants (fichiers, listes, badges).
• Suivi et reporting (tableaux de bord, archivage, bilans).
• Coordination entre acteurs internes et externes du département communication.

Connaissances

Word

Excel

PowerPoint

Bases de données

Rédaction

Organisation

Confidentialité

Sens du service

Esprit d'équipe

Formation

Bac+2 à Bac+3 en communication/administration/événementiel

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien‑être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Le département de la communication au siège de l’Inserm, a pour mission de porter à la connaissance des partenaires et du grand public les résultats des travaux menés au sein de l’Institut, assurer la diffusion des informations par le biais d’Internet, de rencontres ou d’événements, de fournir aux chercheurs les bases documentaires dont ils ont besoin.

Rattachée à la responsable financière et comptable au sein du département de la communication de l’Inserm, la personne recrutée assure un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et opérationnel dans la préparation, la coordination et le suivi des budgets et des misions liées aux activités du département de la communication (60%) ainsi qu’un appui aux événements du comité éthique et du comité pour l’histoire de l’Inserm (40%). Elle contribue au bon déroulement des manifestations en garantissant une gestion rigoureuse des aspects logistiques, administratifs et de communication.

Activités principales :

Gestion administrative et logistique des événements

• Organisation des déplacements professionnels : réservation des missions, transports et hébergements (hôtels) pour les intervenants externes, et partenaires
• Suivi administratif des missions (ordres de mission, tableaux de suivi, justificatifs)
• Gestion des prestataires logistiques (lieux, traiteurs, imprimeurs, sociétés techniques)
• Aide à la préparation logistique des événements (salles, matériel, signalétique)

Gestion des inscriptions et des participants

• Création, gestion et mise à jour des fichiers d’inscription des participants
• Suivi des confirmations de présence, relances et gestion des listes d’attente
• Création et impression des badges, feuilles d’émargement et supports d’accueil
• Accueil des participants lors des événements, en appui des équipes communication
• Contribution à la diffusion des supports de communication liés aux événements (invitations, programmes, emails, contenus web)
• Mise à jour des informations événementielles sur les supports digitaux (site internet, intranet, outils internes)
• Appui à la coordination entre les différents acteurs internes (équipes Inserm, directions, chercheurs) et externes

Suivi et reporting

• Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi événementiel
• Classement, archivage et mise à jour des bases de données (contacts, prestataires, participants)
• Participation à l’élaboration des bilans administratifs et organisationnels post-événements

Spécificité(s) et environnement du poste :

• Poste basé au sein du département de la communication de l’Inserm
• Déplacements ponctuels possibles lors des événements
• Horaires adaptés aux contraintes événementielles (très ponctuellement en soirée)
• Connaissance de la chaîne de la dépense publique
• Connaissance des principes de la communication institutionnelle et événementielle
• Notion de gestion administrative et logistique
• Compréhension de l’environnement de la recherche publique appréciée

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Maitrise des outils de gestion comptable et financière
• Capacité à gérer des bases de données et des fichiers d’inscription
• Capacités rédactionnelles et sens du détail
• Organisation, planification et respect des délais
• Rigueur administrative et sens de la confidentialité
• Sens du service et du travail en équipe
• Bon relationnel et aisance dans les échanges professionnels
• Réactivité, polyvalence et capacité d’adaptation
• Autonomie et fiabilité

Expériences souhaitées :

• Une première expérience dans un environnement institutionnel ou événementiel est appréciée

Niveau de diplôme et formations :

• Formation en communication, gestion administrative, événementiel ou équivalent (Bac +2 à Bac +3)
• Une première expérience dans un environnement institutionnel ou événementiel est appréciée
• Intérêt pour la communication publique et le secteur de la recherche

• 32 Congés Annuels et 13 RTT
• Mutuelle santé collective obligatoire avec participation de l'employeur
• Prévoyance collective facultative avec participation de l'employeur
• Restauration collective subventionnée sur place
• Comité d'action sociale (prestations sociales, culturelles, sportives)
• Transports publics remboursés partiellement
• Télétravail : 1 à 3 jours/semaine maximum sur accord du responsable hiérarchiquePour en savoir + :
• Sur l'Inserm : https://pro.inserm.fr
• Sur la politique handicap : [e-mail]
• Sur l'engagement de l'Inserm en faveur de la parité et l'égalité professionnelle : https://pro.inserm.fr/rubriques/linstitut/parite-et-egalite-professionnelle/parite-et-egalite/parite-et-egalite-professionnelle-a-l-inserm