Responsable du service moyens généraux

Ville de Palaiseau; Palaiseau; Hybride; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle et prévoyance

Titres-restaurant

Résumé du poste

Ville de Palaiseau recherche un Responsable du service moyens généraux pour piloter le traitement des courriers, encadrer une équipe de trois agents et assurer la qualité rédactionnelle et la réactivité des services administratifs. Vous garantirez le fonctionnement du logiciel Air Courrier, déploierez une démarche qualité et assurerez le suivi budgétaire du service.

Ce poste, rattaché au Directeur des affaires juridiques, offre une organization du temps avec 39h hebdo, 23 jours de RTT et une

Qualifications

• Expérience confirmée en gestion administrative et encadrement d’équipe, idéalement au sein d’une collectivité territoriale.
• Rigueur, organisation et méthode dans le traitement des actes administratifs.
• Discrétion professionnelle dans la gestion des informations sensibles.
• Solides qualités relationnelles et capacité à fédérer les équipes.
• Accompagner le changement avec pédagogie et sens de l’écoute.
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Air Courrier, Suite Office).
• À l’aise avec les tableaux de bord, le suivi d’activité et le reporting.

Responsabilités

• Piloter et organiser le traitement des courriers entrants et sortants, en garantissant la fiabilité du circuit de réception et de réponse.
• Veiller au respect des délais de traitement et à la qualité rédactionnelle des courriers produits par les services.
• Déployer et animer une démarche qualité au sein du service.
• Assurer la responsabilité fonctionnelle du logiciel de gestion des courriers (Air Courrier).
• Former et accompagner les utilisateurs à l’utilisation des outils et de la messagerie.
• Fédérer et animer le réseau des référents courriers.
• Structurer le suivi de l’activité à travers des tableaux de bord, en lien avec le contrôleur de gestion.
• Gérer le budget du service et prévoir les dépenses liées aux fournitures et prestations.
• Encadrer une équipe de trois agents et organiser la répartition des charges.
• Piloter les opérations de courrier, reprographie et diffusion des supports.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Méthode

Qualités relationnelles

Encadrement

Leadership

Discrétion

Tableaux de bord / Reporting

Bureautique

Outils

Air Courrier

Suite Office

Description du poste

Palaiseau est une ville jeune et attractive de 38 000 habitants, alliant développement économique et qualité de vie. Ancrée au sein du Grand Paris, desservies par 4 gares situées sur la ligne de RER B et une gare sur la ligne 18, elle s’inscrit au cœur d’un pôle d’excellence qui rayonne à l'international.

Rejoindre la Ville de Palaiseau, c’est intégrer un collectif dynamique de plus de 650 agents, engagé dans des projets ambitieux et structurants.

Votre équipe

Rattaché au Directeur des affaires juridiques, vous pilotez le service des moyens généraux (3 agents) et garantissez une gestion fluide, qualitative et réactive des courriers et courriels, des actes administratifs et des fournitures.

Vous participerez au projet de gestion de la relation aux usagers porté par la Ville.

Nous recherchons notre futur Responsable du service moyens généraux

A ce titre, vous :

• Piloter et organiser le traitement des courriers entrants et sortants, en garantissant la fiabilité du circuit de réception et de réponse
• Veiller au respect des délais de traitement et à la qualité rédactionnelle des courriers produits par les services
• Déployer et animer une démarche qualité au sein du service
• Assurer la responsabilité fonctionnelle du logiciel de gestion des courriers (Airs Courrier)
• Former et accompagner les utilisateurs à l’utilisation des outils (logiciel de gestion des courriers et messagerie « contact » de la mairire
• Fédérer et animer le réseau des référents courriers
• Structurer le suivi de l’activité à travers des tableaux de bord, en lien avec le contrôleur de gestion
• Harmoniser les pratiques et accompagner les équipes dans une démarche d’amélioration continue de la rédaction des réponses et des délais associés particulièrement
• Encadrer une équipe de trois agents et organiser la répartition quotidienne des charges de travail
• Piloter les opérations de boîtage riverain, de reprographie et de diffusion des supports (journal interne, documents administratifs, etc.)
• Gérer les circuits de parapheurs
• Garantir la régularité et la conformité de l’affichage des actes administratifs, dans le respect des obligations réglementaires
• Piloter le budget du service (prévisions des suivis des dépenses liées aux fournitures et aux prestations)
• Organiser la mise en place des salles de l’hôtel de Ville
• Collaborer avec les assistantes de la direction générale sur diverses missions ponctuelles

Votre profil :

• Justifier d’une expérience confirmée en gestion administrative et en encadrement d’équipe, idéalement au sein d’une collectivité territoriale
• Faire preuve de rigueur, d’organisation et de méthode dans le traitement des actes administratifs
• Garantir une grande discrétion professionnelle dans la gestion des informations sensibles
• Disposer de solides qualités relationnelles
• Savoir fédérer les équipes autour de pratiques communes
• Accompagner le changement avec pédagogie et sens de l’écoute
• Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Être à l’aise avec les tableaux de bord, le suivi d’activité et le reporting

Pourquoi rejoindre notre équipe ?

Un rythme de travail équilibré :

• 39h hebdomadaires
• 23 jours de RTT par an
• Possibilité de télétravail

Et des avantages qui font la différence :

• Participation à la mutuelle et prévoyance
• Participation des frais de titres restaurant