Responsable du service des Admissions, Accueil, Facturation H/F

Ch Pau; Pau; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Job summary

Le CH Pau recherche un Attaché d’administration hospitalière pour piloter la chaîne AFR, coordonner les admissions, la facturation et le recouvrement, en lien avec les services supports et les pôles cliniques.

Vous assurez l’encadrement de l’équipe et la supervision des procédures, garantissant qualité et sécurité des données patients. Poste centré sur l’amélioration continue et les projets de modernisation.

Qualifications

• Formation attestée en gestion hospitalière ou économie de la santé; Master spécialisé souhaité.
• Expérience en milieu hospitalier appréciée.
• Bonne connaissance des procédures de facturation et de recouvrement des séjours.

Responsibilities

• Piloter la chaîne AFR (Admission, Facturation, Recouvrement) et veiller à l’exhaustivité et à la conformité.
• Garantir le bon fonctionnement du service admissions/facturation/accueil/standard et le respect des règles de facturation.
• Coordonner avec DIM, contrôle de gestion, qualité et services cliniques afin fiabiliser les données de séjour et limiter les erreurs de facturation.
• Conduire des projets transversaux (mise à jour GAM, ROC, GED, bornes d’admission, etc.).
• Appliquer les règles d’identito-vigilance et veiller à la conformité des dossiers.
• Encadrer et animer l’équipe admissions et facturation (formation, évaluation).
• Organiser l’accueil et l’information des usagers et superviser les activités du front office et des urgences.
• Élaborer le planning des facturations et recouvrements et suivre les indicateurs de performance.

Skills

Sens du service public

Rigueur

Organisation et priorités

Ouverture au changement

Autonomie

Education

Formation Attaché d'administration hospitalière EHESP

Master spécialisé en gestion hospitalière ou économie de la santé

Tools

GAM

ROC

GED

Job description

L’attaché travaille sous l’autorité du Directeur des affaires financières, contrôle de gestion et admissions-facturation Travail en collaboration avec 2 Adjoints des Cadres Hospitaliers en charge des admissions et de la facturation et 1 adjoint des cadres faisant fonction en charge de l’accueil et du standard. Le service regroupe l’accueil, les admissions, la facturation, les admissions des urgences adultes et le standard.

L’équipe est composée de 74 agents dont 3 Adjoints des cadres.

Ce service centralise les admissions des patients et la gestion administrative des dossiers (système GAM), ainsi que la facturation des séjours (secteurs MCO et USLD) et le recouvrement des recettes. Sont aussi gérésdans le secteur : l’activité libérale , les régies de recettes patients, l’INS.

Il conduit de nombreux projets de modernisation dématérialisation (des process, des admissions) déploiement des nouveaux outils de gestion (ROC, Identifiant National de Santé, ..) et veille à l'amélioration continue des procédures internes. Les équipes travaillent en lien permanent avec le personnel soignant et les partenaires externes (Assurance Maladie, complémentaires santé, Trésor public) pour garantir la fiabilité et la qualité des données.

Missions du poste :

• -Pilotage de la chaîne AFR (Admission Facturation Recouvrement) : coordonner l'ensemble du processus administratif des patients, de leur admission jusqu'au recouvrement financier, en passant par le contentieux, en veillant à l'exhaustivité et la conformité des informations
• - Supervision opérationnelle : garantir le bon fonctionnement du service admissions/facturation / accueil / standard en assurant la cohérence des procédures et le respect des règles de facturation (tarification, codage, sécurité sociale,)
• - Coordination : faire le lien avec les autres services supports (DIM, contrôle de gestion, qualité, service social) et les pôles cliniques afin de fiabiliser les données de séjour et d'éviter les erreurs de facturation.
• - Pilotage de projets transversaux : conduire les projets d'amélioration des outils et des processus (mise à jour du logiciel GAM, intégration du dispositif ROC, INS, GED, bornes d'admission, etc.)
• - S'assurer des règles d'identito-vigilance : appliquer la politique de qualité d'identification des patients (identitovigilance) au sein de son secteur en s'assurant de la détection des doublons d'identités et de séjours. Le responsable des admissions est référent identito-vigilance pour l’établissement.
• - Encadrement et animation d'équipe : manager et coordonner le travail des équipes d'admissions et de facturation (formation, formation continue, évaluation), en favorisant le partage des bonnes pratiques; assurer l’intégration des nouveaux arrivants
• - Accueil et relation usagers : Superviser le service accueil/admissions (front office) /l’accueil des urgences adultes, standard, garantir l'information des patients et proches, et veiller à la qualité du service public rendu.
• - Planning et organisation : élaborer et suivre le calendrier mensuel/annuel des facturations et recouvrements, adapter l'organisation aux priorités (phases de clôture, campagnes d'audit).
• - Contrôle qualité : veiller à la qualité et à l'exhaustivité des dossiers facturables (contrôle des éléments administratifs et médicaux, vérification des prises en charge AMO/AMC, respect des règles de codage).
• - Traitement des cas complexes : analyser les situations particulières (dossiers litigieux, régularisations, recours) en lien avec le service social, le DIM et les organismes payeurs, suivi des restes à recouvrer en lien avec la Trésorerie.
• - Supervision de l’activité libérale
• -Supervision des admissions et facturation en USLD
• - Suivi d'activité : mettre en place et actualiser des tableaux de bord et indicateurs de performance (nombre de dossiers traités, délais de facturation, taux de rejets, délais de recouvrement) pour optimiser la rentabilité et l'efficacité du service.
• - Clôture et contrôle : coordonner les opérations de clôture comptable et budgétaire en fin d'exercice, préparer les éléments financiers et répondre aux audits internes ou commissaires aux comptes.
• - Procédures et systèmes d'information : définir, mettre à jour et diffuser les procédures internes relatives aux admissions, facturation et recouvrement, en lien avec les autres directions. Participer au paramétrage et à la maintenance fonctionnelle des outils informatiques (modules GAM, ROC, GED, etc.).
• - Optimisation des outils GAM : Participer aux demandes d'évolutions fonctionnelles du logiciel de gestion administrative du patient en coordonnant les tests et la formation des équipes. Veiller à la fiabilité des référentiels (caisses, régimes, contrats) et à la standardisation des pratiques d'enregistrement des admissions.
• - Formation Attaché d'administration hospitalière EHESP, ou niveau master spécialisé en gestion hospitalière ou économie de la santé, ou expériences en milieu hospitalier

Qualités professionnelles requises / prévues :

• - Sens du service public, éthique et confidentialité
• - Rigueur et fiabilité
• - Sens de l’organisation et des priorités
• - Ouverture au changement, curiosité
• - Autonomie et proactivité