Responsable du pôle relation et service à l'usager F/H

Sorbonne Université; Paris; On-site; EUR 55,000 - 70,000; Full time

Job summary

Sorbonne Université recherche un responsable du Service Relation et Service à l’Usager afin de garantir la qualité du service et le bon fonctionnement des secteurs du campus. Vous encadrez 17 agents et pilotez les prestations, les budgets et les indicateurs.

Le poste demande une expertise en organisation, management et conduite de projets, avec une connaissance des outils GMAO et des bases de données, dans un contexte universitaire.

Qualifications

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
• Connaissance des outils de gestion et de suivi d'activité (GMAO, tableaux de bord, bases de données).
• Capacités managériales et expérience d'encadrement.
• Maîtrise des règles d'hygiène et de sécurité.
• Conduite de projets et gestion budgétaire.

Responsibilities

• Piloter et coordonner l'activité du Service Relation et Service à l'Usager.
• Rédiger et mettre à jour les procédures liées aux activités du service.
• Superviser l'activité des chefs de secteur et des agents du Contrôle Prestation.
• Organiser une veille sur les évolutions réglementaires, techniques et environnementales.
• Analyser le fonctionnement des secteurs et proposer des actions d'amélioration.
• Organiser et animer les réunions de pilotage du service.
• Garantir la qualité du traitement des demandes et la fiabilité des données.

Skills

Piloter et organiser le service

Encadrer équipe

Planifier activités

Conduire des projets

Définir procédures

Gestion budget

Pilotage indicateurs

Réunions et pilotage

Tools

GMAO

Tableaux de bord

Bases de données

Job description

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Responsable du pôle relation et service à l'usager

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : G

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

À pourvoir dès que possible.

Mission :

Le/la responsable du Service Relation et Service à l'Usager pilote, organise et coordonne l'activité du service afin de garantir la qualité de service aux usagers et le bon fonctionnement des secteurs du Campus Pierre et Marie Curie.

Il/elle encadre les chef.fes de secteur et les agents du contrôle prestation, suit la performance du pôle et contribue à l'amélioration continue de l'organisation et des prestations en lien avec les orientations de la DLM.

Activités principales :

• Piloter et coordonner l'activité du Service Relation et Service à l'Usager
• Rédiger et mettre à jour les procédures liées aux activités du service
• Superviser l'activité des chef.fes de secteur et des agents du Contrôle Prestation dans le suivi des travaux et des interventions
• Organiser une veille sur les évolutions réglementaires, techniques et environnementales
• Analyser le fonctionnement des secteurs et proposer des actions d'amélioration et d'évolution
• Organiser et animer les réunions de pilotage du service
• Coordonner les relations avec les services de la DLM et les usagers institutionnels
• Garantir la qualité du traitement des demandes et la fiabilité des données dans la GMAO et le GLPI
• Assurer la qualité de service aux usagers et piloter les actions d'amélioration
• Organiser la circulation de l'information auprès des agents du service
• Superviser le suivi des prestations externalisées et leur conformité
• Piloter le budget du service et optimiser les coûts
• Veiller à l'application des règles d'hygiène et de sécurité
• Organiser la gestion et la fiabilisation des données de référence du service
• Participer aux visites des commissions de sécurité de la préfecture de Police
• Présenter des rapports d'activité du site par domaine d'activité, permettant de disposer d'indicateurs
• Disposer d'une base de données des coordonnées des laboratoires du site et la maintenir à jour
• Disposer d'un jeu de plan du site, et utilisation du SIG (Système Information Géographique)

A noter, qu'à moyen-long terme des réorganisations entre les services de la DLM sont prévues.

Conduite de projets : Oui

Encadrement : Oui - 17 agents : 1 A ; 7 B ; 9 C

Conditions particulières d'exercice :

En cas de demande d'intervention urgente, le ou la chef-fe de service peut être amené-e à intervenir en dehors de ses horaires de travail.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la DLM
• Méthodologie de la logistique et gestion de services sur sites
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité applicable aux établissements recevant du public
• Principes et règles des marchés publics
• Notions de finances publiques et de gestion budgétaire
• Connaissance des outils de gestion et de suivi d'activité (GMAO, tableaux de bord, bases de données)
• Méthodologie de conduite de projet
• Connaissance des enjeux de qualité de service aux usagers
• Principes de management et d'organisation du travail

Savoir-faire :

• Piloter et organiser l'activité d'un service
• Encadrer et animer une équipe
• Planifier les activités et définir des priorités
• Conduire et accompagner des projets
• Définir, formaliser et faire évoluer des procédures
• Élaborer et suivre un budget
• Piloter des prestataires et évaluer la qualité des prestations
• Définir et analyser des indicateurs d'activité
• Produire des analyses et des documents d'aide à la décision
• Conduire des réunions et animer des instances de pilotage
• Gérer des situations complexes ou sensibles
• Coordonner des acteurs multiples
• Organiser la circulation de l'information au sein d'un service

Savoir être :

• Organiser son activité et celle du service
• Travailler en équipe et en transversalité
• Analyser des situations et rendre compte de manière synthétique
• Faire preuve de réactivité et d'adaptation
• Travailler en autonomie
• Faire preuve de rigueur
• Adopter une posture professionnelle et un sens du service aux usagers
• Faire preuve de discrétion professionnelle