Responsable du Pôle Etat Civil, Elections et Funéraire H/F

Quadra Consultants; Pantin; Sur place; EUR 65 000 - 86 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Pantin, établissement public territorial Est Ensemble, recherche un/une Responsable du pôle État civil, Élections et Funéraire pour piloter un service essentiel et garantir la sécurité juridiques des actes.

Rattaché(e) à la Directrice des relations avec les usagers, vous encadrez une équipe de 15 agents, organisez l’activité, assurez la continuité et la qualité du service, et promouvez la dématérialisation des démarches.

Qualifications

• Connaissances solides du cadre juridique applicable (État civil, droit électoral et funéraire).
• Expérience managériale avérée et sens du service public.
• Capacité à piloter un pôle et à conduire des projets de modernisation.

Responsabilités

• Piloter le pôle État civil, Élections et Funéraire et garantir la qualité et la sécurité juridique des actes.
• Manager de proximité, encadrer 15 agents et coordonner les responsables d’équipe et les référents.
• Conduire la modernisation et la dématérialisation des démarches, développer les téléprocédures et les tableaux de bord.

Description du poste

Aux portes de Paris, au sein de l’Établissement public territorial Est Ensemble, la Ville de Pantin compte près de 62 000 habitants et 1 800 agents mobilisés au service d’un territoire dynamique, urbain et en constante évolution. Facilement accessible par les transports en commun, Pantin porte une ambition forte en matière de qualité du service public, de modernisation de son administration et d’amélioration continue de la relation aux usagers. Dans ce contexte, la Ville recherche son/sa Responsable du pôle État civil, Élections et Funéraire. À la tête d’un pôle intervenant sur des missions essentielles de service public et directement en prise avec les habitants, vous garantissez la qualité et la sécurité juridique des actes délivrés dans les domaines de l’état civil, des élections, des affaires générales et du funéraire. Vous inscrivez votre action dans une logique conjuguant expertise réglementaire, management des équipes, qualité de de la relation usagers et modernisation des procédures.

Rattaché(e) à la Directrice des relations avec les usagers, vous assurez le pilotage global du pôle et encadrez une équipe de 15 agents en vous appuyant sur les responsables d’équipe et les référents. Vous organisez et planifiez l’activité, définissez les priorités et veillez à la continuité et à la qualité du service rendu. Manager de proximité, vous accompagnez les professionnels dans l’évolution de leurs pratiques, leur montée en compétences et leurs parcours professionnels.

Vous favorisez la circulation de l’information, la transversalité et la mobilisation collective autour des objectifs du pôle et du projet de direction. Garant(e) de la sécurité juridique des actes et procédures, vous assurez une veille permanente dans les domaines de l’état civil, du droit électoral et funéraire et veillez à l’actualisation des procédures et documents de référence. Vous accompagnez les équipes dans le traitement des situations sensibles ou complexes et conduisez notamment au guichet les auditions relatives aux mariages et aux reconnaissances. Vous pilotez l’organisation et la préparation des différents scrutins électoraux et êtes garant(e) de leur bon déroulement. Vous coordonnez l’ensemble des acteurs concernés, sécurisez les différentes étapes du processus électoral et animez les commissions de contrôle des listes électorales. Manager de terrain, vous supervisez également la gestion du cimetière communal en vous rendant régulièrement sur site et en rencontrant les professionnels du secteur funéraire avec le responsable de l’équipe.

Dans une logique de modernisation du service public, vous poursuivez le développement des téléprocédures et de la dématérialisation des démarches administratives. Vous conduisez une démarche d’amélioration continue visant notamment à simplifier les parcours des usagers, réduire les délais d’attente et renforcer la qualité du traitement des demandes. Vous construisez et suivez les outils de pilotage et tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité. Vous élaborez le budget du pôle et en assurez le suivi et l’exécution. Enfin, vous entretenez et développez des relations de qualité avec les nombreux partenaires institutionnels du pôle.

Vous possédez de solides connaissances de l’environnement territorial et des cadres juridiques applicables, notamment en matière de droit civil, électoral et funéraire. Votre maîtrise de ces sujets vous permet de sécuriser les procédures, d’accompagner les équipes dans les situations complexes et d’être un interlocuteur fiable pour la direction comme pour les partenaires institutionnels. Votre expérience managériale est avérée. Vous savez organiser l'activité, fédérer une équipe, responsabiliser les collaborateurs et accompagner les évolutions de pratiques. Vous êtes également à l’aise dans la conduite de projets et du changement, notamment autour de la modernisation et de la dématérialisation des services. Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez gérer simultanément des activités réglementaires exigeantes et des situations nécessitant disponibilité et sang-froid. Votre sens du service public, vos qualités relationnelles, votre capacité d’écoute et votre discrétion seront particulièrement appréciés.