RESPONSABLE DU PLATEAU COMPTABLE H/F

Centre Hospitalier Régional Universitaire de Lille; Lille; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Le Centre Hospitalier Régional Universitaire de Lille recherche un Assistant administratif (Catégorie B) pour piloter le plateau comptable. Vous assurerez l’encadrement d’une vingtaine de gestionnaires et garantirez l’exécution des missions de comptabilité exploitation et investissement, avec mise en place de tableaux de bord et coordination des clôtures.

Vous intervenez en lien avec les directions financières et opérationnelles, gérez l’organisation du travail et les relations fournisseurs, et

Qualifications

• Gestion d’équipe pluridisciplinaire et encadrement du plateau comptable.
• Maîtrise des mécanismes de la comptabilité et des processus de clôture.
• Maîtrise des systèmes d’information et outils informatiques (Excel, BO).
• Analyse des tableaux chiffrés et restitution pédagogique.
• Connaissance du logiciel GEF et capacité à formaliser procédures.

Responsibilities

• Coordination et encadrement d’un pool de gestionnaires: répartition du travail et suivi d’activité.
• Gestion de l’organisation du travail, congés et planning de télétravail.
• Proposition de recrutements et montée en compétences.
• Optimisation des outils et des tâches confiées.
• Supervision des flux de factures et des clôtures comptables.
• Relation avec les fournisseurs et suivi des commandes et litiges.
• Suivi des inventaires et des tableaux de bord opérationnels.

Skills

Gestion d’équipe pluridisciplinaire

Maîtrise des mécanismes de la compta

Maîtrise des systèmes d’information

Excel

BO

Connaissance du logiciel GEF

Communiquer

Réactivité

Disponibilité

Réagir à diverses situations

Education

Diplôme d’État requis

Tools

GEF

Job description

Dans le cadre d’un regroupement des cellules comptables du CHU en un lieu unique, a été créé en 2020 un plateau comptable regroupant les gestionnaires dédiés aux dépenses d’exploitation et principalement au traitement des factures de biologie, pharmacie, et services logistiques. Une seconde phase de regroupement s’est déroulée second semestre 2023 avec le regroupement des gestionnaires dédiés aux commandes et dépenses d’investissement (équipements médicaux, non médicaux, informatiques et travaux-constructions) et d’infrastructure (maintenances, locations, fournitures, petits équipements, prestations).

Ce plateau regroupant 19 personnes sous la responsabilité d’un adjoint des cadres a en charge un peu plus de 90 % des flux de factures du CHU (137000 factures annuelles). Ce service est co-piloté par la Direction des Finances et la Direction des Ressources Physiques

Sur le volet encadrementil/elle assure en autonomie :

• Coordination et encadrement d’un pool d’une vingtaine de gestionnaires: répartition du travail, réunions de services et suivi de l’activité
• Gestion de l’organisation du travail, des congés et du planning de télétravail
• Proposition du recrutement et montées en compétences
• Force de proposition sur l’évolution des outils et l’optimisation des tâches confiées

Sur le volet comptable, il/elle assure la responsabilité de la bonne exécution des missions suivantes :

• Coordination administrative de la comptabilitéexploitation: Suivi de la gestion des factures sur l’ensemble des champs: de biologie, pharmacie, services logistiques (alimentation, transports, fournitures).
• Coordination administrative de la comptabilité investissement : commandes et factures sur l’ensemble des champs : équipements médicaux, non médicaux, informatiques, travaux.
• Mise en place des tableaux de bord liés à l’activité de l’équipe et répartition des missions en conséquence.
• Coordination des missions d’opérations courantes et de clôture des comptes prises en charge par le plateau comptable :

- Gestion du flux de factures et avoirs sur chaque secteur, gestion des recettes,

- Gestion de la relation fournisseur: circularisation, gestion des relances, litiges,

- Lien avec les secteurs techniques et de réception: suivi des commandes en attente de réception, relances, animation des réunions mensuelles.

- Consolidation et suivi des opérations de clôture: écritures de rattachement de fin d’exercice (factures non parvenues, produits constatés d’avance et produits à recevoir).

- Le suivi des fiches d’inventaire (4000 fiches pour un montant de 97 M€ en 2021);

- Le suivi et la formalisation des décisions d’intégration (60 M€ en 2021);

- Missions spécifiques: traitement et suivi des factures de frais d’étude.

-Optimisation des processus: rapprochement automatique des factures.

- Le suivi et le recouvrement des subventions d’investissement en lien avec les directions opérationnelles et la direction des Finances;

- Le suivi et l’enregistrement des cessions d’actif;

- Le suivi de l’inventaire physique et de l’inventaire métier en lien avec les directions (1300 M€, 88000 fiches d’inventaire)

- Le suivi de la comptabilité programme (81 M€ en 2021)

- Le contrôle des durées d’amortissement et comptabilisation de la dotation aux amortissements annuelle.

• Formalisation des procédures et formation des gestionnaires
• Participation à la certification des processus de comptabilité (diffusion du guide des bonnes pratiques, écritures de procédures comptables, construction du guide de révision, développement de l’audit interne) : Interlocuteur privilégié du Commissaire aux comptes sur le contrôle interne et opérations comptables du domaine investissement et infrastructures.
• Traitement des anomalies (rejets et suspensions) en lien avec la Trésorerie Hospitalière.

Profil recherché

• Gestion d’équipe pluridisciplinaire
• Connaître et maîtriser les mécanismes de la comptabilité
• Maîtrise des systèmes d’information
• Utiliser les outils informatiques en particulier Excel, BO
• Analyser des tableaux chiffrés et les mettre en perspective
• Connaissance approfondie du logiciel GEF
• Communiquer
• Réagir à diverses situations
• Réactivité
• Disponibilité

Métier de rattachement

• Assistant administratif (Catégorie B)

Expérience requise

• Expérience souhaitée

Niveau de diplôme obtenu

Profession réglementée par diplôme d'Etat

Type d'emploi

Quotité de temps de travail

Localisation

• 59000 Lille

A pourvoir le

Informations supplémentaires

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

• DIRECTION DE RATTACHEMENT:Direction des Ressources Physiques (DRP)
• GRADE: Adjoint des cadres
• SECTEUR D’AFFECTATION: Administration Générale – Plateau comptable
• RATTACHEMENT FONCTIONNEL: Responsable comptabilité exploitation DRFI (N+1) Directeur des finances (N+2)
• Hiérarchique N+1 : Responsable cellule contrôle interne DRP
• Hiérarchique N+2 : Directeur des Ressources Physiques
• CRENEAUXHORAIRES: 8h30 – 17h30 ou 9h – 18h
• Fournisseurs
• Direction des Finances
• Directions opérationnelles (Direction du Patrimoine et des Infrastructures, Directions des Equipements, Direction des Ressources Numériques)
• Recette des Finances
• Commissaires aux comptes
• Expérience dans le domaine du management et des Finances Hospitalières