Responsable du bureau des Licences (F/H)

Université Orléans; Orléans; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Université d’Orléans recherche un collaborateur pour planifier, coordonner et contrôler l’activité de 4 gestionnaires de scolarité au sein de l’UFR DEM’O. Vous garantissez une gestion efficiente du dossier pédagogique d’environ 2500 étudiants des licences sur le site d’Orléans.

Le poste est basé à l’UFR DEM’O, avec déménagement prévu vers le site Madeleine, en centre-ville, pour septembre 2027. Formation BAC+2 en gestion et expérience souhaitée, prise de poste juin 2026.

Qualifications

• Formation Bac à bac+2 administration/gestion ou expérience en lien avec le poste.
• Connaissance générale des procédures de gestion dans le domaine de la scolarité.
• Maîtriser les outils bureautiques; connaissance de l’application Apogée est un plus.

Responsabilités

• Encadrer et coordonner le travail des gestionnaires.
• Organiser l’accueil et l’information des étudiants lors de la rentrée universitaire.
• Coordonner l’élaboration et la diffusion du calendrier des examens.
• Organiser la logistique des sessions d’examens ; Collecter les sujets et les notes.
• Traiter les réclamations et préparer les dossiers pour la section disciplinaire.
• Gérer les dossiers sensibles et litigieux et les situations dérogatoires.

Connaissances

Gestion d'équipe

Rigueur

Organisation

Prise d'initiative

Fiabilité

Sens du service

Esprit d’équipe

Compétences rédactionnelles

Formation

Bac à bac+2 administration/gestion

Outils

Apogée

Description du poste

Au sein de l’UFR Droit, Economie et Management (DEM’O) de l’Université d’Orléans, votre mission consiste à planifier, coordonner et contrôler l’activité de 4 gestionnaires de scolarité. Vous garantissez par votre action une gestion efficiente du dossier pédagogique de l’ensemble des étudiants inscrits dans les différents cursus de Licence du site d’Orléans, soit environ 2500 étudiants.

Le poste est actuellement basé à l’UFR DEM’O (anciennement DEG) , site d’Orléans La Source.
Dans le cadre du projet de déménagement, l’UFR rejoindra le site Madeleine, en centre-ville d’Orléans avec une installation prévue pour la rentrée universitaire de septembre 2027.

Activités principales

Encadrer et coordonner le travail des gestionnaires

• Organiser l’accueil et l’information des étudiants lors de la rentrée universitaire ;
• Coordonner l’élaboration et la diffusion du calendrier des examens ;
• Organiser la logistique des sessions d’examens ;
• Collecter les sujets et les notes ;
• Contrôler l’assiduité des étudiants boursiers aux examens.

En lien avec les Directeurs de Licences et la responsable du service des études:

• Traiter les formulaires de réclamation des étudiants de licence ;
• Préparer les dossiers pour la section disciplinaire ;
• Gérer les dossiers sensibles et litigieux ;
• Traiter les situations dérogatoires (étudiants en régime spécial d’études, les demandes de validation d’acquis, Erasmus, étudiants handicapés, …) .

Participer, avec les gestionnaires de Licence, au suivi pédagogique des étudiants dans APOGEE

• Vérifier les inscriptions pédagogiques et les demandes de validation d’acquis ;
• Vérifier l’élaboration des groupes de TD et l’affectation des étudiants ;
• Calculer et vérifier les résultats ; préparer les délibérations des jurys ;
• Paramétrer et vérifier le maquettage des procès-verbaux et des relevés de notes ;

Contribuer à la promotion des formations de Licence

• Accompagner les responsables de Licence dans la gestion de la campagne Parcoursup ;
• Participer à la mise à jour des plaquettes d’information et des livrets des étudiants ;
• Assurer la diffusion des documents d’information en interne et en externe dont la mise en ligne sur le site internet de l’UFR DEM’O.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac à bac+2 administration/gestion ou expérience en lien avec le poste ;

Connaissance générale des procédures de gestion dans le domaine de la scolarité ;

Maitriser les outils bureautiques / Connaissance de l’application Apogée est un plus.

Compétences et qualités requises

Savoir prendre des notes et rédiger un compte-rendu de réunion

Savoir encadrer et manager une équipe

Savoir faire preuve d’initiative et d’autonomie dans la réalisation des activités

Savoir établir des bilans ou des états de synthèse

Rigueur, réactivité et fiabilité

Sens du service, esprit d’équipe et excellent relationnel

Sens de l’anticipation et de l’organisation

Présentation de Université Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice: UFR Droit, Economie, Gestion – Université Orléans

Prise de poste: Poste à pourvoir à partir de juin 2026

Type de contrat/Statut: Catégorie B, ouvert aux titulaires et aux contractuels, temps plein