Gestionnaire administratif (F/H)

Université Orléans; Orléans; Sur place; EUR 20 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Université d'Orléans recherche un assistant administratif au sein du département de la Formation Médicale. Vous soutenez la vice-présidente médecine et les personnels HU dans la création des formations médicales et de l’UFR santé, en organisant les sessions, en coordonnant les formateurs et en assurant le dépôt des cours et des supports sur les plateformes internes.

Profil BAC/BAC+2 en administratif, connaissance du cadre réglementaire de la scolarité, maîtrise des outils bureautiques, bon

Qualifications

• BAC/BAC+2 dans le domaine administratif.

Responsabilités

• Aider à l’organisation des sessions et à la coordination des formateurs.
• Gérer les documents administratifs et les supports de cours.
• Préparer les déplacements, les listes et les attestations.
• Suivre les convocations et les pointages d’émargement.

Connaissances

Outils bureautiques

Rédaction et comptes rendus

Organisation et gestion du temps

Confidentialité et discrétion

Esprit relationnel

Gestion du stress

Communication écrite et orale

Formation

BAC/BAC+2 administratif

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Au sein du département de la Formation Médicale votre mission consiste à apporter un soutien administratif à la vice-présidente médecine ainsi qu’aux personnels HU (enseignants-chercheurs hospitalo-universitaires) dans le cadre de la création de la formation médicale et de l’UFR santé.

Activités principales

• Aider à l’organisation des sessions d’ECOS formatifs au CHU ou à OrSiM
• Assurer le lien avec les formateurs, déposer les cours sur CELENE, réserver des salles hors UFR.
• Aide à compléter les questions d’examens dans UNESS
• Aide à l’organisation des séminaires et examens régionaux et interrégionaux du 3eme cycle (transports, hospitalités, réservations de salles)

• Faire les démarches administratives necessaires aux deplacements pour des missions HU que ce soit des demarches hospitalières ou universitaires (déplacements, ordres de mission, organisation des transports, demandes de remboursements…)

• Préparer avec les responsables les maquettes de création et renouvellement des DU-DIU
• Préparer les emplois du temps en fonction des disponibilités des intervenants
• Etablir avec les responsables la liste des autorisés à s'inscrire- préparer les listes d'émargement, préparer et envoyer les attestations de présence- diffuser les supports de cours
• Recueillir et organiser les examens (sujets, copies, réservation de salle, surveillants)
• Demander les devis relatifs à ces formations

• Adresser aux étudiants les horaires et point de rendez-vous dans les services
• Fournir les listes des étudiants attendus dans les services, les listes d'émargement aux tuteurs et les recenser après émargement des étudiants
• Veiller à recueillir les évaluations des étudiants par leur tuteur à la fin du stage.
• Recueillir les bons de congés et les transmettre à la DAM

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

• Formation BAC/BAC +2 dans le domaine administratif
• Connaître son environnement professionnel
• Connaître la réglementation dans le domaine de la scolarité

Compétences et qualités requises

• Maîtriser les outils bureautiques
• Maîtriser les modes de communication écrite ou orale et faire preuve de qualités rédactionnelles, savoir prendre des notes et rédiger un compte-rendu de réunion ou de commission;
• Savoir partager l’information.
• Savoir en rendre compte,
• Savoir anticiper et proposer des organisations
• Sens de la confidentialité;
• Sens de l’organisation
• Rigueur / Fiabilité; Réactivité
• Sens relationnel;
• Capacité à gérer le stress

Lieu d’exercice: Locaux du CHU d'Orléans

Prise de poste: Poste à pourvoir à partir de septembre 2026

Type de contrat/Statut: Catégorie B, ouvert uniquement aux contractuels (CDD 1an) , temps plein

Présentation de Université Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.