Responsable de Pôle Scolarité (F/H)

PSL Research University; Paris; Sur place; EUR 27 152 - 28 848; Plein temps

Résumé du poste

Université Paris Dauphine-PSL cherche un référent pour le pôle scolarité du MSO afin d’assurer la gestion administrative, l’encadrement de l’équipe et le suivi des apprentissages en lien avec le CFA et la responsable administrative. Le poste relève du type contrat Titulaire ou Contractuel sous CDD 12 mois renouvelable et demande des compétences en management, Excel et outils métiers (Formalink, Moodle).

Localisation Paris 16e, site Porte Dauphine.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche.
• Compétences en management.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Office 365), en particulier Excel.
• Capacité à utiliser des logiciels métier spécifiques (Formalink, MyCandidature, ADE, Hélisa, Moodle…).

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative de l’activité scolarité du département MSO.
• Encadrer et animer l’équipe des assistant(e)s de formation et des chargé(e)s de mentions.
• Piloter les processus de candidatures, d’inscriptions, de conventions et d’évaluations.
• Conduire les entretiens professionnels et assurer le suivi des parcours.
• Gérer les données, les évaluations, habilitations et statistiques du département.

Connaissances

Management

Excel

Rédaction

Analyse et synthèse

Organisation

Outils

Formalink

MyCandidature

ADE

Hélisa

Moodle

Office 365

Description du poste

Structure d'accueil
Université Paris Dauphine-PSL est une université sélective et néanmoins soucieuse de la diversité des profils de ses étudiants, un grand établissement qui délivre un enseignement et une recherche de premier plan et qui forme des professionnels de haut niveau, des chercheurs reconnus et des citoyens responsables. Spécialisée dans les Sciences des organisations et de la décision, elle privilégie l’innovation et l’exigence pédagogique ainsi qu’une formation adossée à la recherche exercée au sein de ses 6 laboratoires. Ouverte à l'international, hybride, pluridisciplinaire, elle bénéficie de liens forts avec le milieu socio-économique et d'un fort taux d'insertion professionnelle.
Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.
A propos du campus de la Porte Dauphine : Situé au cœur de Paris, le campus de la porte Dauphine est facilement accessible en transport en commun (RER C, ligne 2, tram 3b) et situé à proximité des Champs-Élysées et du bois de Boulogne.
Le Départment Master Sciences des Organisations (MSO) organise et développe l’ensemble des enseignements de niveau master dans les domaines du droit, de l'économie, de la finance, du management et des sciences sociales. MSO propose des Masters (1ère et 2ème année), des Diplômes d’Université (DU), des Magistères, une année de césure entre la 1ère et la 2ème année de master et des doubles-diplômes avec des universités étrangères.
Les Masters sont regroupés par pôles.
Missions
Activités principales
Vos missions au sein de l’Université Paris Dauphine – PSL
Le responsable d’un pôle scolarité au sein de MSO assure la gestion administrative de l’activité scolarité du département en lien avec la responsable administrative du département.
Il encadre et anime une équipe d’assistant(e)s de formations, et de chargé(e)s de mention le cas échéant. Au plus près des étudiants, il gère éventuellement une formation ou un programme gradué.
1- Pilotage scolarité
Piloter les activités scolarité en lien avec les assistantes de formations, le chargé des outils numériques et processus scolarité, la cellule Apogée et le pôle stage :

Processus de candidatures et d’admissions, calendriers,

Inscriptions pédagogiques,

Conventions pédagogiques,

Circulaire des études et des examens, modalités d’évaluations

Mobilités étudiantes

Programmes gradués

Suivi des heures d’enseignement

Délivrance des documents aux usagers

Coordination des jurys

Contrôler la mise en application des règles et procédures édictées par le département MSO et l’Université

Piloter les dossiers de saisine en section disciplinaire en collaboration avec l’assistante de formation, l’assistante et la directrice du département

Assurer les collectes de données au sein du pôle en lien avec la responsable administrative du département (évaluations, habilitations, accréditations, statistiques, demandes spécifiques d’autres services de l’Université…)

Piloter administrativement la mise en place de nouveaux parcours ou programmes dans le pôle en lien avec les responsables pédagogiques.

2- Encadrement de l’équipe
Encadrer, animer et diriger l’équipe des assistant(e)s de formation et des chargé(e)s de mentions du pôle

Accueillir et organiser la logistique de la prise de poste et la formation des nouveaux arrivants, en mettant en place un mentorat de proximité quand c’est nécessaire

Gérer les horaires, congés, et le télétravail dans le respect de la politique RH

Conduire les entretiens professionnels, appliquer la politique de gestion des carrières et la politique indemnitaire de fin d’année dans le respect de la politique RH de l’établissement, en lien avec la responsable administrative du département

Accompagner les équipes dans leur parcours et leur évolution professionnelle

Participer au recrutement des agents du pôle en lien avec le responsable administratif du département.

Piloter la gestion des formations en cas d’absence d’un(e) assistant(e) de formation

3- Apprentissage
Être Le Référent Des Membres De Son Pôle En Matière De Suivi De L’apprentissage, En Lien Direct Avec Le CFA Et Avec La Responsable Administrative Du Département MSO

• Gestion des données entrantes et sortantes,
• Accompagnement des assistantes en charge de formation en apprentissage et, en particulier, dans l’utilisation de l’outil Formalink,
• Accompagnement des responsables de parcours pour l'application des règles régissant l'apprentissage au sein de leur parcours,
• Mise en place et suivi des dossiers de demandes d’ouverture de formations en apprentissage.

4- Assurer la gestion administrative d’une formation
Gérer les aspects administratifs de la scolarité

• Participer à l’organisation d’évènements
• Participer à la gestion financière
• coordination des remises de diplômes
  

Rattachement hiérarchique
Le poste est rattaché hiérarchiquement à la responsable administrative du département MSO et a des relations fonctionnelles fortes avec les responsables pédagogiques des mentions et des parcours.
Cette fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des nécessités du service et des directives données par la direction.
Profil du candidat
Savoirs et compétences attendus
Avez-vous le profil ?
Savoir faire

• Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Compétences en management
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (environnement Office 365), en particulier Excel
• Capacité à utiliser des logiciels métier spécifiques (Formalink, MyCandidature, ADE, Hélisa, Moodle…)

Savoir être

• Gestion des priorités
• Qualités relationnelles
• Aisance rédactionnelle
• Esprit d’analyse et de synthèse
• Sens de l’organisation, rigueur
• Réactivité, proactivité
• Esprit d’initiative
• Autonomie et goût du travail en équipe
  

Informations RH
Type de contrat : Titulaire ou Contractuel sous CDD 12 mois renouvelable ;
Catégorie / Corps : Catégorie A équivalent ASI ;
Rémunération : INM 480/510 soit 2433/2585€ brut/mois + prime de fin d’année ;
RIFSEEP : Groupe 1
Temps plein : 35h hebdo du lundi au vendredi ;
45 jours de congés payés ;
Télétravail : possible à raison de 1 jour par semaine à partir du 4ème mois et après accord du manager ;
Localisation du poste : Paris 75016 – Site : Campus de la porte Dauphine ;
Date de prise de poste souhaitée : septembre 2026
Conditions particulières d’exercice : Pics d’activité en fonction des calendriers pédagogique et budgétaire