Responsable bureau Etudes et Formations (BEF)

Ensm; Le Havre; On-site; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Job summary

L’ENSM, établissement public d’ingénierie, recherche un(e) responsable BEF au Havre pour superviser l’équipe et coordonner les activités administratives et pédagogiques liées à la scolarité des étudiants et stagiaires.

Sous l’autorité de la Directrice de site adjointe, vous coordonnerez une équipe de 3 agents, organiserez les inscriptions, le suivi des notes et les documents de jury, et assurerez le lien avec les services maritimes et les financeurs.

Qualifications

• Expérience avérée de management d’équipes et d’encadrement.
• Bonne connaissance des procédures liées à la gestion de la scolarité dans l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à organiser des dossiers administratifs complexes.
• Bonnes capacités d’adaptation et sens du service public.

Responsibilities

• Veiller à l’application des modalités d’organisation des épreuves et des bulletins.
• Superviser l’inscription administrative et le suivi du parcours des étudiants et stagiaires.
• Assurer le lien avec les services maritimes, les organismes de financement et les prestataires.
• Participer à la coordination des opérations du BEF et à l’encadrement de l’équipe (3 agents).

Skills

Management d'équipe

Organisation administrative

Gestion de la scolarité

Communication écrite et orale

Connaissance des procédures RH

Souplesse et discrétion

Education

Bac +2 minimum

Tools

Aurion

Job description

L’École NationaleSupérieure Maritime (ENSM) est une école d’ingénieurs française qui forme lesofficiers de la marine marchande et des ingénieurs en génie maritime. L’ENSMest un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel(EPSCP) placé sous la tutelle du Ministère de la Transition écologique, de laBiodiversité, de la Forêt, de la Mer et de la Pêche.

L’ENSM estimplantée sur quatre sites (Le Havre, Saint-Malo, Nantes et Marseille). Lesiège de l’établissement est basé au Havre.

L’ENSM dispensedes formations initiales, des formations professionnelles et des formationscontinues.

Chiffres clés : 11 cursus deformation, environ 1250 élèves, 250 agents dont 130 enseignants titulaires etcontractuels, répartis sur les 4 sites.

L’ÉcoleNationale Supérieure Maritime (ENSM) est une école d’ingénieurs française quiforme les officiers de la marine marchande et des ingénieurs en génie maritime. L’ENSM est un établissement public à caractèrescientifique, culturel et professionnel (EPSCP) placé sous la tutelledu Ministère de la Transition écologique, de la Biodiversité, de la Forêt, de la Mer et de la Pêche.

L’ENSM estimplantée sur quatre sites (Le Havre, Saint-Malo, Nantes et Marseille). Lesiège de l’établissement est basé au Havre.

L’ENSM dispensedes formations initiales, des formations professionnelles et des formations continues.

Chiffres-clés : 11 cursusde formation, environ1400 élèves, 250 agents dont 130 enseignants titulaires et contractuels, répartis sur les 4 sites.

Présentation synthétique du contexte et des enjeux du poste

Le bureau desétudes et des formations (BEF) assure le suivi administratif et pédagogique desétudiants et stagiaires de la formation initiale et continue.

Interlocuteurprivilégié de la direction des études qui supervise l’ensemble des formations l’ENSM,le (la) responsable BEF est placé(e) sous l’autorité hiérarchique de laDirectrice de site adjointe du site du Havre.

Il (elle) estle supérieur hiérarchique direct de l’équipe du BEF (composée de 3 agents).

Missions

• Dans le domaine pédagogique
  • Veille à l’application des modalités d'organisationdes épreuves d’examen ;
  • Veilleau contrôle de la saisie des notes et prépare les tableaux et synthèses desrésultats de semestre pour les jurys ;
  • Assure l'élaboration des bulletins, relevésde notes, attestations, PV de jury et autresdocuments en lien avec la scolaritédes élèves et des stagiaires.
• Dansle domaine administratif
  • Supervise le fonctionnement du Bureau des études et des formations en coordonnant notamment ses activités et sonéquipe ;
  • Supervise les inscriptions administratives (immatriculation maritime, organismes de financement) ;
  • Assure le suivi scolaireet disciplinaire (dontprocédure de suivi des absencesdes élèves) ;
  • Assure le suivi administratif dans le cadredu recrutement des futurs élèves (Parcoursup et recrutement sur dossier);
  • Est en contact régulieravec les servicesdes Affaires maritimes(DIRM, ENIM), les compagnies maritimes, les services sociauxmaritimes et les prestataires de l'ENSM ;
  • Par opportunité, assure l’intérim de la directrice de site et dela directrice adjointe.

Liaison hiérarchique

Interlocuteur privilégié de la direction des études,le (la) responsable BEF est placé(e) sous l’autorité hiérar-chique de la Directrice de site adjointe.

Compétences

• Expérience avérée de managementd’équipes ;
• Bonnes capacités d’adaptation, de réactivité et très bon sens de l’organisation administrative ;
• Connaitre l’organisation et lefonctionnement de la scolarité dans un établissement d’enseignement supérieur ;
• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité ;
• Maîtriser l’environnement bureautique et les outilsinformatiques appliqués à la gestionde la scolarité ;
• La connaissance du logicielAurion serait un plus ;
• Maîtriser la communication écriteet orale.
• Savoir rendre compte ;
• Faire preuve de discrétion et de réserveprofessionnelle, savoir gérer des dossiersconfidentiels ;
• Ecouter et conseiller lesinterlocuteurs en interne et en externe ;
• Former ses collaborateurs et les mobiliser sur les priorités ;
• Avoir le sens du service public.

Conditions

Bac +2 minimum exigéL’employeur est l’ENSM. Le (la)responsable du BEF est positionné(e) sur le site du Havre. Des déplacements ponctuelsvers les autres sites de l’ENSM pourront être envisagés.