Responsable Administratif et Financier (RAF) – PEERS Project (H/F)

Coordination Sud; Paris; Hybride; EUR 70 000 - 95 000; Plein temps

Résumé du poste

Coordination Sud recrute un Responsable Administratif et Financier pour le projet PEERS, basé à Paris. Vous piloterez les volets financier et administratif, en lien avec les partenaires, et superviserez les activités de soutien, achats et logistique.

Vous assurerez le pilotage budgétaire, les contrôles et les rapports financiers, tout en anticipant risques et conformités liées au financement UE et au cadre contractuel.

Qualifications

• Diplôme universitaire pertinent lié à la finance et à l’administration.
• Expérience d’au moins 7 ans dans la gestion financière/administrative du développement.
• Maîtrise des procédures de gestion des financements UE et des audits.
• Anglais courant; le français est requis pour les échanges avec le siège.

Responsabilités

• Gérer le contrat de financement et les amendements avec l’UE.
• Suivre le budget du projet et préparer les rapports financiers.
• Assurer la conformité des pièces justificatives et les audits.
• Coordonner la logistique, les achats et l’administration du projet.
• Assurer la liaison avec le bailleur et les partenaires (ADEA/EDUFI).

Connaissances

Gestion financière

Conformité budgétaire

Gestion des risques financiers

Audit et reporting

Formation

Diplôme universitaire en finance

Outils

Excel

MS Office

Description du poste

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Lieu

Le partenariat Afrique-Europe pour l’échange sur les réformes de l’éducation (PEER) est un projet financé par l’Union Européenne (UE). Le projet vise à accélérer les progrès vers l’ODD 4 en favorisant une coopération régionale renforcée dans le domaine de l’éducation à travers l’Afrique et entre l’Afrique et l’Europe. Il appuie spécifiquement deux communautés économiques régionales (CER), la Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) et la Communauté de l’Afrique de l’Est (EAC). Le projet vise à renforcer leur rôle de coordination et renforcer la capacité de leurs États membres à aborder et s’approprier l’agenda éducation.

Les communautés économiques régionales en Afrique ont un rôle essentiel à jouer dans la coordination et la fourniture de plateformes pour l’apprentissage par les pairs en vue de la mise en œuvre de la Stratégie continentale d’éducation pour l’Afrique (CESA), de l’ODD 4 et des objectifs éducatifs des CER elles-mêmes.

Le projet PEERS poursuit les objectifs spécifiques suivants:

• Renforcer la coopération entre et au sein des régions de la CEDEAO et de l’EAC dans la conception, la mise en œuvre et le suivi de politiques d’éducation tenant compte des sujets numériques, d’environnement, d’inclusion et de genre;
• Accroître l’apprentissage mutuel et le transfert effectif de bonnes pratiques et d’outils sur l’éducation numérique, verte, inclusive, sensible au genre et de qualité entre l’UE, la CEDEAO, l’EAC et leurs États membres;
• Améliorer l’utilisation des données et promouvoir l’échange de connaissances pour améliorer la qualité des politiques d’éducation inclusives, respectueuses de l’égalité de genre, vertes et numériques dans les régions de la CEDEAO et de l’EAC.

Le projet PEERS est mis en œuvre conjointement par un partenariat formé de 3 agences: 2 agences d’État (Expertise France pour la France et EDUFI pour la Finlande), et une association régionale pour l’éducation (ADEA ). Expertise France a été désignée comme l’agence de coordination pour ce partenariat.

Le projet a été signé en juin 2025 et terminera en juin 2030 (60 mois d’implémentation) avec un budget de 15.000.000 EUR.

La première année de mise en œuvre (2025-2026) a été consacrée à la mise en place des bases relationnelles et politiques nécessaires au bon déroulement du projet, notamment l’établissement de la structuration des relations avec la CEDEAO et l’EAC, et la construction des relations avec les institutions partenaires.

À l’issue de cette première année, PEERS entre dans une phase de revue stratégique visant à préciser, avec la CEDEAO, l’EAC et l’UE, les priorités et modalités futures de mise en œuvre du projet. Cette revue pourra conduire à une révision de la Description de l’Action, du cadre logique, du budget, des modalités relatives au personnel du projet et, le cas échéant, à un amendement contractuel du contrat principal. Le/la RAF rejoindra donc le projet à un moment clé de sa structuration financière et contractuelle.

Description de la mission

Basé au bureau de coordination du projet PEERS à Paris, le/la Responsable Administratif et Financier prendra en charge la gestion du contrat bailleur, des finances, de l’administration, de la logistique et des achats en collaboration avec les partenaires de mise en œuvre (ADEA et EDUFI). Il/elle supervisera également spécifiquement le contrat de financement d’Expertise France avec l’Union européenne. Ses principales missions consisteront à établir un cadre efficace pour assurer la conformité, gérer la planification financière, superviser les activités administratives et appuyer l’équipe administratif et financier dans les tâches quotidiennes. Cette équipe se compose d’une assistante de projet basée au siège, de deux membres du personnel support situés dans les bureaux de coordination à Arusha (Tanzanie, siège de la Communauté des États d’Afrique de l’Est) et à Abuja (Nigeria, siège de la CEDEAO), qui seront à recruter dans la prochaine année, d’un Responsable Financier au sein de l’ADEA et d’un Responsable Finances et Logistique chez EDUFI.

Il/elle jouera également un rôle de conseil stratégique auprès de la Cheffe de projet, en anticipant les risques financiers, opérationnels et administratifs liés à la mise en œuvre du budget et du contrat, et en proposant des solutions adaptées. Dans le contexte de la revue stratégique du projet, il/elle contribuera directement à la préparation et à la sécurisation de toute évolution contractuelle, notamment à la révision du budget, du plan de financement et des dispositions contractuelles et partenariales associées.

Placé sous l’autorité du Chef de projet au bureau de coordination PEERS à Paris (Gare de Lyon), il/elle assumera les responsabilités principales suivantes:

Responsabilité 1: Gestion du contrat de financement

• Piloter, sur les volets financiers et contractuels, la préparation des éventuels amendements au contrat de financement avec l’Union européenne, en étroite coordination avec la Cheffe de projet, les partenaires de mise en œuvre et les services concernés du siège d’Expertise France.
• Traduire les évolutions programmatiques du projet en implications budgétaires et contractuelles: réallocations entre lignes, évolution des coûts de personnel projet, calendrier de mise en œuvre, révision des accords partenaires et préparation des annexes financières nécessaires.
• Superviser le contrat bailleur, en assurant la conformité avec les procédures d’Expertise France et les exigences de l’UE (pour EF, ADEA et EDUFI).
• Suivre et gérer le budget global du projet, identifier les écarts et proposer des ajustements si nécessaire.
• Préparer les rapports financiers bailleurs avec l’appui de l’équipe projet et siège.
• Identifier et atténuer les risques associés à la mise en œuvre du contrat bailleur, y compris les risques financiers, opérationnels et de conformité.
• Assurer la rigueur et la conformité des pièces justificatives (dépenses, paiements, marchés) en vue des rapports et audits bailleur.
• Superviser et appuyer si besoin la bonne gestion des subventions des partenaires, en garantissant la conformité et un reporting précis.
• Préparer et faciliter les audits.

Responsabilité 2: Finance

• Appuyer la Cheffe de projet dans le processus de gestion globale, mise en œuvre et planification du budget EF et la conseiller sur les stratégies de dépenses et de gestion financière.
• Produire les analyses et scénarios financiers nécessaires aux arbitrages stratégiques du projet et éclairer les décisions de la Cheffe de projet et du consortium sur la soutenabilité financière des différentes options de mise en œuvre.
• Fournir régulièrement une perspective financière précise du projet.
• Consolider et analyser les rapports financiers pour toutes les composantes du projet, dans le respect des échéances et des engagements contractuels.
• Superviser les mouvements de fonds, la gestion de la trésorerie, les transactions bancaires et les transferts, au-delà de l’ensemble des contrôles internes.

Responsabilité 3: Administration

• Assurer un cadre administratif fluide et conforme à tous les niveaux du projet, grâce à des contrôles internes solides et à des rapports, une coordination efficace entre les partenaires de mise en œuvre et des audits internes.
• Veiller à ce que tous les accords nécessaires pour les activités du projet (y compris l’exemption de TVA) soient en place et se tenir informé des règles et règlements administratifs relatifs aux activités d’EF.
• Appuyer le processus d’ouverture des bureaux de coordination à Arusha (Tanzanie – siège de la Communauté des Etats d’Afrique de l’Est).
• Gérer la rédaction et le suivi des accords de partenariats avec toutes les institutions partenaires du projet.

Responsabilité 4: Logistique et Achats

• Coordonner l’appui aux achats et aux aspects logistiques du projet, y compris la gestion des informations et la maintenance associée, les demandes de devis, le contrôle de qualité et le respect des procédures établies.
• Superviser la bonne application des procédures de passation de marché, en lien avec les services d’appui concernés (DAJ, CCA)

Responsabilité 5: Coordination et appui

• Coordonner et appuyer l’équipe des Services de Support, que ce soit à travers un lien fonctionnel: 3 Assistants de projet (une assistante de projet basée à Paris et un.e assistant.e de projet dans chacun des deux pays d’implémentation), 1 Responsable Financier au sein de l’ADEA et 1 Responsable Finances et Logistique chez EDUFI).
• Assurer une coordination étroite avec les partenaires de mise en œuvre sur les sujets logistiques, financiers et administratifs et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées.
• Assurer la liaison avec le bailleur, notamment en ce qui concerne les questions de conformité, de rapport, de paiements et d’audit.

Expériences / Formation

Diplôme universitaire pertinent lié à la finance et à l’administration (ou tout domaine connexe: achats, logistique, droit, etc.).

Compétences requises

Compétences techniques et expertise métier

• Excellente connaissance des procédures de gestion des contrats de financement de l’UE est requise. Une expérience de préparation et de gestion d’amendements contractuels sur des projets financés par l’Union européenne, incluant la révision de budgets et de documents contractuels, est fortement souhaitée.
• Rigueur avérée dans le suivi financier et administratif: gestion budgétaire (dépenses, comptabilité, pièces justificatives), contrôle de conformité et préparation aux audits.
• Capacité à anticiper les risques financiers, opérationnels et administratifs liés à l’exécution du budget et à proposer des solutions concrètes et adaptées au contexte du projet.
• Maîtrise complète des applications informatiques standard (Microsoft Office) et excellente maîtrise d’Excel (outil de travail principal).

Compétences relationnelles et organisationnelles

• Expérience avérée dans la gestion des relations institutionnelles avec les autorités nationales et les bailleurs.
• Excellentes capacités relationnelles et de communication, avec l’aptitude à interagir simultanément avec de multiples interlocuteurs (bailleur, partenaires ADEA/EDUFI, siège, équipe terrain) dans un environnement multiculturel et multilingue.
• Excellentes compétences organisationnelles et en planification de projets.
• Capacité à prioriser les tâches, à travailler sous pression et à répondre aux demandes urgentes.
• Autonome avec la capacité de travailler indépendamment avec une supervision minimale.
• Anglais courants à l’oral comme à l’écrit indispensable (environ 80% des communications du poste se font en anglais, notamment avec l’UE, EDUFI et ADEA). Le français est également requis pour les échanges avec le siège d’Expertise France.

Expérience requise

• Un minimum de 7 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un poste similaire dans le secteur de la coopération internationale ou de l’aide au développement pour des agences publiques, des ONGI ou d’autres agences internationales, notamment des projets financés par l’Union européenne (UE). L’expérience de gestion de financements complexes (> 10M€, consortiums, etc.) est un atout.
• Expérience préalable en gestion des services support, de préférence avec supervision de la finance, de l’administration, de l’organisation en, y compris la capacité démontrée à mettre en place des systèmes opérationnels dans un nouveau projet/programme.
• Capacité à gérer des partenariats, des subventions en cascade et des programmes de subventions avec toutes les exigences nécessaires.
• Expérience de travail dans un environnement multilingue/international et capacité à interagir efficacement avec des personnes de cultures différentes.