Responsable administratif et financier au CESICE (F/H)

Université Grenoble Alpes; Saint-Martin-d'Hères; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Job summary

Université Grenoble Alpes est à la recherche d’un Responsable administratif et financier rattaché au CESICE, chargé d’assurer le suivi budgétaire, financier et organisationnel des activités du laboratoire. Vous interviendrez comme interface entre la direction du laboratoire, les personnels et les services tutelles pour accompagner les projets de recherche et veiller au respect des procédures.

À l’heure où la future plateforme commune de gestion administrative et financière sera opérationnelle

Qualifications

• Maîtriser les règles et procédures de gestion administrative et financière des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche.
• Maîtriser les principes de la gestion budgétaire et du suivi financier.
• Maîtriser les procédures liées aux achats, aux missions et aux frais de déplacement.
• Savoir élaborer, suivre et analyser des tableaux de bord et des outils d’aide au pilotage.
• Maîtriser les outils bureautiques et être capable d’utiliser différents logiciels et plateformes de gestion (SIFAC, Notilus serait un plus).
• Anglais niveau B2/C1.

Responsibilities

• Élaborer, exécuter et contrôler le budget ; analyser dépenses et recettes.
• Concevoir des tableaux de bord et outils de suivi financier.
• Suivre administrativement et financièrement contrats, conventions et financements de recherche ; préparer les justifications auprès des tutelles et financeurs.
• Traiter les engagements, bons de commande, services faits et factures ; gérer les relations fournisseurs et litiges éventuels.
• Contrôler, classer et archiver les pièces comptables ; suivre les inventaires et les immobilisations, équipements et licences.
• Organiser les missions et déplacements (ordres de mission, transports, hébergements).
• Contrôler et suivre les états de frais et remboursements.
• Accompagner personnels et doctorants dans leurs procédures.
• Accompagner les enseignants-chercheurs dans le montage administratif et financier de leurs projets.
• Suivre les conventions, partenariats et projets nationaux et internationaux.
• Mener une veille sur les appels à projets et opportunités de financement.
• Organiser l'aspect administratif et logistique des colloques, séminaires et manifestations scientifiques.
• Assurer les activités administratives et articuler les relations avec les tutelles (UGA, Sciences Po Grenoble) et les partenaires extérieurs.
• Garantir l'application des règles et procédures ; organiser les réunions et instances du laboratoire.
• Encadrer et accompagner les éventuels personnels sous responsabilité fonctionnelle.
• Assurer la gestion administrative des recrutements.

Skills

Gestion budgétaire

Suivi financier

Gestion des achats

Management fonctionnel

Anglais B2/C1

Autonomie

Confidentialité

Notilus

SIFAC

Tools

SIFAC

Notilus

Job description

Sous l'autorité de la direction, vous assurerez le suivi administratif, financier et organisationnel nécessaire à la mise en œuvre des activités du laboratoire.
Vous assurerez l’interface entre la direction du laboratoire, les personnels du CESICE et les services des établissements de tutelle, accompagnerez la mise en œuvre administrative et financière des projets de recherche et veillerez au respect des règles et procédures applicables.

Dès lors que la future plateforme de gestion administrative et financière commune aux laboratoires CESICE et CRJ aura été créée (courant 2027) , vous serez sous l’autorité du responsable de la plateforme. Votre poste évoluera alors vers des fonctions orientées en pilotage et gestion financière relative aux deux laboratoires. Vous deviendrez alors le responsable financier de cette plateforme commune.

Activités principales:

Gestion financière et budgétaire:

• Élaborer, exécuter et contrôler le budget ; analyser dépenses et recettes.
• Concevoir des tableaux de bord et outils de suivi financier.
• Suivre administrativement et financièrement contrats, conventions et financements de recherche ; préparer les justifications auprès des tutelles et financeurs.
• Traiter les engagements, bons de commande, services faits et factures ; gérer les relations fournisseurs et litiges éventuels.
• Contrôler, classer et archiver les pièces comptables ; suivre les inventaires et les immobilisations, équipements et licences.

Missions et déplacements:

• Organiser les missions et déplacements (ordres de mission, transports, hébergements) .
• Contrôler et suivre les états de frais et remboursements.
• Accompagner personnels et doctorants dans leurs procédures.

Soutien à la recherche:

• Accompagner les enseignants-chercheurs dans le montage administratif et financier de leurs projets.
• Suivre les conventions, partenariats et projets nationaux et internationaux.
• Mener une veille sur les appels à projets et opportunités de financement.
• Organiser l'aspect administratif et logistique des colloques, séminaires et manifestations scientifiques.

Pilotage administratif:

• Assurer les activités administratives et articuler les relations avec les tutelles (UGA, Sciences Po Grenoble) et les partenaires extérieurs.
• Garantir l'application des règles et procédures ; organiser les réunions et instances du laboratoire.

Management et ressources humaines:

• Encadrer et accompagner les éventuels personnels sous responsabilité fonctionnelle.
• Assurer la gestion administrative des recrutements.

Rémunération:

A partir de 1867€ mensuel brut et en fonction de l’expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 450 €.

Profil recherché

• Maîtriser les règles et procédures de gestion administrative et financière applicables aux établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
• Maîtriser les principes de la gestion budgétaire et du suivi financier
• Maîtriser les procédures liées aux achats, aux missions et aux frais de déplacement
• Savoir assurer le suivi administratif et financier de contrats, conventions et projets de recherche, notamment sur financements nationaux et internationaux
• Savoir élaborer, suivre et analyser des tableaux de bord et des outils d’aide au pilotage
• Maîtriser les outils bureautiques et être capable d’utiliser différents logiciels et plateformes de gestion (compétences relatives aux logiciels: SIFAC, Notilus serait un plus)
• Anglais niveau B2/C1
• Savoir travailler en autonomie mais aussi en équipe
• Rigueur et fiabilité dans le traitement et le suivi des opérations
• Sens de l’organisation et capacité à prioriser les activités
• Faire preuve de discernement et savoir alerter sa hiérarchie quand nécessaire
• Aisance relationnelle et capacité à travailler avec des interlocuteurs aux profils et responsabilités variés
• Discrétion et respect de la confidentialité, notamment dans le traitement des informations financières et RH
• Disposer de capacités d’encadrement fonctionnel

Présentation de Université Grenoble Alpes

Ancrée dans son territoire, l’Université Grenoble Alpes porte l’IDEX et réunit l’ensemble des forces de l’enseignement supérieur public du site Grenoble Alpes

• 59 500 étudiant·es
• 7 800 personnels
• 600 parcours et filières
• 71 unités de recherche

Descriptif du service

Le poste est rattaché au Centre d’Études sur la Sécurité Internationale et les Coopérations Européennes (CESICE) , unité de recherche sous la double tutelle de l’Université Grenoble Alpes (UGA) et de Sciences Po Grenoble (site du CESICE) . Il est placé sous l’autorité de la Directrice du laboratoire, en lien fonctionnel avec la Directrice adjointe.
Le CESICE est une unité de recherche pluridisciplinaire spécialisée dans les domaines de la sécurité internationale et de la défense. Ses activités portent également sur les questions internationales, européennes et relatives aux droits de l’Homme, principalement sous l’angle juridique, en mobilisant des approches complémentaires en économie, sociologie et science politique. Le laboratoire regroupe environ 30 enseignants-chercheurs, 3 ingénieurs de recherche et 31 doctorants, répartis sur plusieurs sites, notamment la Faculté de droit, Sciences Po Grenoble et l’INRIA. Il s’appuie également sur un centre de documentation spécialisé, mutualisé avec d’autres unités de recherche, qui contribue au soutien et au rayonnement de ses activités scientifiques.

Le rattachement du poste évoluera dans l’année 2027 vers un rattachement à la future plateforme de gestion administrative et financière commune aux laboratoires CESICE et CRJ.