Responsable administratif de l’École de Médecine dentaire F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université renommée à Marseille recherche un responsable pour gérer les activités de l'École de Médecine dentaire. Le candidat idéal doit maîtriser le fonctionnement de l'enseignement supérieur et les réglementations en médecine dentaire. Ce rôle implique la gestion des ressources, l'organisation des examens, et le soutien aux équipes pédagogiques. Avantages incluent une flexibilité de travail et des congés généreux.

Prestations

Congés excessifs

Télétravail possible

Prime annuelle

Prise en charge des transports

Qualifications

• Maîtrise des réglementations de l'enseignement supérieur.
• Aptitude à instruire des dossiers complexes.
• Savoir mobiliser des compétences collectives.

Responsabilités

• Assister le Directeur de l’École de Médecine dentaire.
• Piloter les activités administratives et pédagogiques.
• Organiser les élections du Directeur de l'École.

Connaissances

Gestion de projet

Capacités d'organisation

Relationnel

Formation

Formation en gestion ou domaine similaire

Description du poste

À propos de nous

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université fait partie de l’alliance CIVIS pour la création des « Universités Européennes ».

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Mission

Au sein de Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales, et plus particulièrement de l’École de médecine dentaire, la personne recrutée aura pour mission d’assurer le pilotage des activités de l’école sur les volets organisationnel, pédagogique et institutionnel.

Les études dispensées au sein de l’École de médecine dentaire sont soumises à un corpus législatif et réglementaire spécifique car elles ont la particularité de comprendre au fil des 3 cycles de formation, des épreuves d’accès sélectifs, examens classants et concours. Les différentes réformes jalonnant ces parcours nécessitent de maintenir une adaptation également en lien avec l’offre de formation pilotée au sein de la composante et d’AMU.

Activités principales

Volet Organisationnel

• Assister le Directeur de l’Ecole de Médecine dentaire dans toutes ses missions.
• Manager et coordonner l’activité des agents (administratifs, logistiques) (1A 5B 9C)
• Contrôler l’application des règles et des procédures administratives
• Proposer et concevoir, au titre d’une démarche qualité, des outils de gestion administrative, processus et documents pour améliorer et articuler le fonctionnement de la structure avec celui de la FSMPM, dont cartographie des activités, tableaux de bord, indicateurs et produire les bilans et statistiques associés
• Répondre aux enquêtes internes et externes à l’AMU et aux audits.
• Etablir et proposer le budget en collaboration avec la Directrice administrative adjointe - Finance de la composante, contrôler sa répartition et son exécution, assurer le suivi et l’analyse des dépenses et des recettes de l’Ecole.
• Piloter en lien avec le Directeur administratif adjoint - Affaires juridiques l’organisation des achats, l’élaboration de marchés publics, notamment de matériels des travaux pratiques, ainsi que les autorisations d’occupation temporaire (notamment distributeurs automatiques de boissons) et en assurer le suivi des prestations.
• Assurer le suivi des travaux programmés au sein de l’Ecole en lien avec le service maintenance de SMPM

Volet Pédagogie

• Assurer un soutien dans la mise en œuvre des évolutions règlementaires de l’offre de formation et à l’élaboration du règlement des examens.
• Participer à la coordination des actions de formation initiale en liaison directe avec le Directeur adjoint en charge de la formation initiale et continue, les chargés de missions des DES, les enseignants et les services administratifs de SMPM dans le domaine de la formation (scolarité, examen, département des Masters, formation continue, application de données) et du fonctionnement général (services technique, logistique, communication …).
• Assister et accompagner les équipes d\'enseignants dans la conduite de projets pour la formation initiale
• Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics des formations en médecine dentaire

Volet Institutionnel

• Coordonner avec le Directeur administratif adjoint - Affaires juridiques de la composante le suivi des évolutions de la règlementation en matière de mandat électoral, statuts de l’Ecole, procédures disciplinaires.
• Suivre l’évolution de la réglementation dans le domaine des études de médecine dentaire et participer au réseau de « référents recours » au sein de la Direction administrative quant à la prévention et gestion du contentieux.
• Organiser les séances du conseil d’Ecole, assurer la rédaction des procès-verbaux et la diffusion des décisions ainsi que le suivi des documents votés dans les différentes instances de SMPM et d’AMU (Comité des études, Conseil de Faculté, CFVU, et CA) en collaboration avec le Directeur Administratif adjoint - Formation
• Organiser les élections du Directeur de l’Ecole ainsi que celles du conseil d’Ecole.
• Participer et/ou assurer l\'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.
• Participer à la gestion des conventions d’ordre pédagogique, financier et/ou RH relevant de l’école.
• Instruire les demandes de mise à disposition des locaux
• Participer à la révision des effectifs en coordination avec la Directrice administrative adjointe – Ressources Humaines de la Faculté des sciences médicales et paramédicales.
• Participer aux campagnes de recrutement des personnels hospitalo-universitaires (RGE, CCU-AH et PHU) en lien avec la Directrice administrative adjointe – Ressources Humaines de la Faculté des sciences médicales et paramédicales.

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’Ecole de Médecine dentaire et autorité fonctionnelle de la Directrice administrative de la Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales.

Profil

Vous disposez d’une solide maîtrise du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique, de la réglementation en Médecine Dentaire ainsi que des méthodes de gestion et de conduite de projet.

Vous savez instruire des dossiers complexes, organiser et piloter des activités en mode projet, mobiliser les compétences collectives et assurer un dialogue constructif avec les différents acteurs.

Autonome et force de proposition, vous alliez sens de l’initiative, rigueur et aptitudes relationnelles.

Un Processus De Recrutement Fluide Et Transparent

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.

En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d\'un parcours d\'accueil et d\'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU

c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu\'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l\'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Référence de l'offre : y56i85qddy