REF 525 - Assistant(e) administratif(ve), commercial et marketing

BEFORMA; Saint-Paul; Sur place; EUR 10 044 - 14 508; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Restaurant d'entreprise

Indemnités de stage/alternance

Résumé du poste

Beforma, centre de formation, vous propose une alternance passionnante en partenariat avec une entreprise partenaire sur un poste d'Assistant(e) administratif(ve), à Saint-Gilles-Les-Hauts.

Vous assurerez la gestion administrative des participations, le suivi des budgets événements et la coordination des équipes et des prestataires afin de garantir le bon déroulement et le développement du portefeuille clients.

Qualifications

• Bac+2 validé; préparation d'une formation Bac+3.
• Suivi administratif et comptable des prestataires et intervenants.
• Gestion des exposants et participants lors d’événements.
• Développement d’un portefeuille clients et prospection.
• Rédaction des bilans et analyses post‑événement.

Responsabilités

• Traiter les demandes et gérer les commandes des participants.
• Assurer la gestion administrative des participations (exposants, visiteurs, VIP).
• Intégrer besoins et commandes dans plans et documents techniques des équipes.
• Participer à l’organisation et au bon déroulement des événements et micro‑événements.
• Contribuer à la préparation, au suivi et à la clôture budgétaire d’événements.

Connaissances

Gestion administrative

Prospection téléphonique

Reporting

Organisation

Gestion des budgets

Formation

Bac+2 validé

Préparation Bac+3

Description du poste

Notre centre de formation Beforma vous propose une opportunité d’alternance passionnante en partenariat avec une entreprise partenaire sur un poste d'Assistant(e) administratif(ve), à Saint-Gilles-Les-Hauts.

Vos missions :

• - Traiter les demandes dans les délais impartis et assurer la gestion des commandes des participants avant, pendant et après l’événement


• - Assurer la gestion administrative des participations (exposants, visiteurs, invités, VIP, etc.)


• - Veiller à la bonne intégration des besoins et commandes dans les plans, programmes et documents techniques utilisés par les équipes opérationnelles


• - Développer le portefeuille clients, partenaires et contribuer à la conversion des opportunités en chiffre d’affaires


• - Participer à l’organisation et au bon déroulement des événements ainsi que des temps forts et micro-événements intégrés


• - Assister le chef de projet dans la coordination des équipes et le suivi des prestataires


• - Contribuer à la préparation, au suivi et à la clôture des budgets événementiels


• - Participer à l’élaboration des plannings, échéanciers et rétroplannings


• - Prendre part à la rédaction des bilans et analyses post-événement


• - Anticiper les aléas et contribuer à l’adaptation des dispositifs en fonction des imprévus

Les pré-requis :

• Bac +2 validé


• Préparation d'une formation Bac+3.

Qualités attendues :

• Suivi et enregistrement des recettes et dépenses


• Gestion administrative des exposants et participants des événements


• Développer un portefeuille clients et prospects (phoning,emailing …)


• Capacité à gérer les conflits

Compétences obligatoires :

• Suivi administratif et comptable des prestataires, fournisseurs et intervenants


• Suivi des leads et relances commerciales


• Gestion de fichiers clients


• Suivi des tableaux de bord commerciaux


• Prospection de clients / exposants / partenaires


• Réalisation de vente d’espaces ou de prestations et support à la négociation commerciale


• Reporting des actions de prospection et de vente


• Participe et rédige les comptes rendus de réunion


• Suivi des tableaux de bord commerciaux


• Suivi du reporting des actions de prospection et de vente


• Suivi et enregistrement des recettes et dépenses


• Gestion administrative des exposants et participants des événements


• Développer un portefeuille clients et prospects (phoning,emailing …)

Savoir-être attendus :

• Rigoureux et organisé (gestion administrative simultanée de plusieurs projets)


• Sens du service client et recherche constante de la satisfaction client


• Esprit analytique, aisance avec les chiffres et capacité de synthèse


• Autonome


• Aisance relationnelle et aptitude à transmettre un message de façon claire et structurée


• Dynamique


• Réactif et proactif


• Aptitude à rester calme et efficace en situation de stress ou de complexité, avec un sens du relationnel positif


• Aptitude à collaborer efficacement en équipe


• Capacité à gérer les conflits