Office Manager / Sales Administrator

Acme Paris; Paris; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Acmé Paris recherche un(e) Office Manager / ADV (h/f) rattaché(e) à l’Head of Sales et au Chief of Staff, pour piloter la facturation clients et fournisseurs, la trésorerie et l’administration des bureaux.

Vous serez le relais opérationnel entre l’équipe, l’expert-comptable, la DAF et les avocats, en veillant au respect des règles internes et au bon fonctionnement des outils digitaux (Google Suite, Notion, Hubspot).

Qualifications

• Gestion de la facturation clients et du recouvrement, en veillant à la trésorerie.
• Gestion de la facturation fournisseurs et du suivi des paiements, en respectant les règles internes.
• Centralisation des démarches avec l’Expert-Comptable, le DAF et les avocats.
• Gestion administrative des bureaux : aménagement, fournitures, assurances, voyage.
• Contrôle des notes de frais et suivi des litiges.
• Support IT et RH en appui des équipes.

Responsibilities

• Piloter la facturation clients et le recouvrement.
• Gérer la facturation fournisseurs et le suivi des paiements.
• Centraliser les démarches avec l’Expert-Comptable, le DAF et les avocats.
• Gérer l’administration des bureaux et les assurances.
• Contrôler les notes de frais et les litiges.
• Assurer le support IT et RH quotidien.

Skills

Facturation

Recouvrement

Gestion administrative

Comptabilité projet

Relationnel

Organisation

Tools

Google Suite

Notion

Hubspot

Job description

Office Manager / ADV (h/f) - tu seras rattaché.e à Armand, Head of Sales, sur le volet ADV et à Capucine, Chief of Staff, sur le volet office.

La rigueur en coulisses

• Tu pilots la facturation clients (émission, suivi, relances) et le recouvrement, en veillant à la trésorerie d’Acmé.

• Tu gères la facturation fournisseurs ainsi que le suivi des paiements, en veillant au respect des règles internes liées à la comptabilité projet

• Tu centralises les démarches et travaux provenant de notre Expert-Comptable, de notre DAF et de nos avocats.

• Tu pilots la gestion administrative des bureaux : aménagement, fournitures, abonnements, assurances (RC, MRE), agence de voyage, labellisation et le suivi des obligations réglementaires (URSSAF)

• Tu contrôles les notes de frais, le suivi des litiges et sujets légaux courants, ainsi que le traitement du courrier et du suivi administratif, en garantissant rigueur et fiabilité à chaque étape.

Le pouls de l’agence

• En appui de la Chief of Staff, tu prends en charge la logistique des temps forts internes (team buildings, afterworks) pour que chacun.e puisse se concentrer sur l’essentiel, profiter du moment.

• Tu accompagnes les équipes RH sur le terrain : tu prépares l’arrivée des nouveaux.velles Homies (matériel, accès, cadre de travail) et tu veilles à ce que chaque départ se passe aussi bien qu’il a commencé.

• Tu es le.la relais de confiance sur les sujets IT du quotidien : tu anticipes les besoins en matériel et tu résous rapidement les petits pépins qui pourraient ralentir une équipe créative.

Socle commun des Acmé Homies

• Tu contribues activement à l’amélioration continue des process deton pôle. Chez Acmé, nous ne questionnons pas uniquement ce qui dysfonctionne : nous challengeons aussi ce qui fonctionne déjà, avec la conviction que l’excellence est un mouvement permanent.

• Tu cherches en permanence à optimiser et automatiser les tâches répétitives, pour toi comme pour les équipes, en t’appuyant sur les outils d’IA pour gagner en efficacité et en impact collectif.

• Tu identifies les angles morts, captes les nouvelles tendances de ton métier et proposes des formats de training ou de partage de connaissances pour faire progresser l’équipe collectivement.

Tu t’épanouiras chez Acmé si :

Ta créativité te pousse à explorer des pistes inattendues et à transformer les contraintes en opportunités. Tu t’appropries les projets avec un fort sens des responsabilités : tu anticipes, tu soignes les détails et tu vises naturellement un haut niveau d’exigence dans ce que tu délivres. Tu te sens stimulé.e par la complexité : tu aimes chercher, ajuster, trouver des solutions élégantes et avancer avec énergie, même dans des contextes exigeants. Tu prends plaisir à construire en collectif et tu t’impliques spontanément dans la dynamique d’équipe, convaincu.e que les réussites les plus fortes sont celles qui se partagent. Tu es à l’aise pour évoluer dans un environnement bilingue français / anglais, à l’écrit comme à l’oral. Tu es autonome sur tes outils de travail digitaux et collaboratifs (Google Suite, Notion, Hubspot ou équivalents). Tu es le.la candidat.e idéal.e si Tu as construit un parcours solide sur des sujets de gestion et de compta (facturation, suivi de paiements, relation Expert-Comptable), avec une vraie autonomie depuis plus de 5 ans. Tu es reconnu.e pour ta rigueur et ta discrétion : les sujets financiers et administratifs sensibles n’ont pas de secret pour toi et tu sais garder la confidentialité qui s’impose. Tu es fiable et autonome : en freelance, tu sais t’organiser sans supervision constante et livrer dans les délais, sans qu’on ait à te relancer. Tu es agile et tu aimes jongler entre plusieurs sujets (compta, admin, IT, RH) sans perdre en qualité d’exécution. Les idées ne prennent vie que si elles sont exécutées avec excellence : tu es capable de délivrer des projets de manière rigoureuse, sans sacrifier la créativité ni l’ambition. Tu combines une sensibilité esthétique affirmée et une créativité que tu sais transformer en actions concrètes.

Ce que tu trouveras chez Acmé

• Un secteur à réinventer: l’événementiel B2B n’a jamais été aussi excitant. Tu participeras à créer des moments iconiques et à voyager aux quatre coins du monde pour des clients prestigieux.

• Une culture incarnée par l’équipe: nos maîtres-mots sont rêver grand, ingéniosité, collectif et engagement. Ici, tes idées ont de la valeur et ton talent pour les réaliser compte vraiment.

• Un parcours de développement: trainings internes, programme “Experiencing the Experience”, déjeuners où l’on partage savoir-faire et inspirations dans la bonne humeur.

• Des temps forts qui rythment la vie de l’agence: célébrations collectives, Acmé Circles avec nos clients dans des lieux inspirants, moments d’échanges mémorables qui font vibrer l’équipe.

• De vraies respirations collectives: plusieurs périodes où toute l’équipe se met réellement “off” en même temps pour recharger les batteries et revenir plus créatif.ve que jamais.