Office Manager (H/F)

Steeple; Pilate; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Steeple recherche un Office Manager pour rendre l'entreprise mieux organisée, à Rennes et à distance. Vous prenez en charge les locaux, le matériel, les achats et les déplacements, et vous assurez des procédés simples pour que chacun puisse être autonome.

Vous travaillez directement avec le Président-Fondateur et bénéficiez d'une réelle autonomie pour faire avancer vos sujets, tout en renforçant les liens entre les équipes et en structurant les méthodes de fonctionnement.

Qualifications

• Autonomie et proactivité attendues.
• Organisation et débrouillardise requises.
• Résistance au changement et capacité à structurer des processus.

Responsibilities

• Organiser et améliorer l’environnement de travail (locaux, matériel, achats, prestataires).
• Gérer, organiser et valoriser le matériel et les espaces de stockage; assurer le suivi des équipements pour les équipes sur site et à distance.
• Mettre en place des méthodes, outils et règles simples pour favoriser l’autonomie des collaborateurs.
• Mettre en valeur les arrivées et départs des collaborateurs et faciliter les échanges entre les équipes.
• Structurer les méthodes de fonctionnement et piloter des projets transverses.
• Organiser les événements internes et faciliter les déplacements professionnels.

Skills

Autonomie

Organisation

Proactivité

Polyvalence

Gestion de projets

Maîtrise des outils numériques

Job description

La mission de Steeple

Chez Steeple, notre mission est simple : améliorer l'accès à l'information de millions de collaborateurs, partout dans le monde.

Surtout celle de ceux qu'on oublie trop souvent : les collaborateurs terrain.

Comment ?

En aidant les entreprises à mieux communiquer avec tous leurs salariés, y compris ceux qui n'ont ni ordinateur, ni téléphone professionnel.

Grâce à quoi ?

Une solution phygitale : pas juste une appli mobile, pas un intranet de plus, mais une plateforme aussi accessible sur de grands écrans tactiles, installés au cœur des lieux de travail.

Le résultat ?

Fini les vieux panneaux d'affichage que personne ne lit.

Chaque collaborateur est enfin informé, considéré, engagé.

Une ambition assumée

Oui, notre mission est ambitieuse.

Mais on avance déjà bien :

Plus de 1 500 entreprises équipées

Dans une vingtaine de pays

350 000 collaborateurs touchés

Et on fait tout ça depuis Rennes, sans levée de fonds, sans injonctions d'investisseurs, en autofinancement total.

Pas pour faire joli.

Parce qu'on croit à la liberté de construire à notre manière.

Créer un leader mondial des logiciels depuis Rennes et en autofinancement ?

Personne ne l'a fait.

Alors on le tente.

Mais ce genre de projet, avec cette ambition-là, ça ne marche que si la culture d'entreprise est vraiment spéciale.

Et elle est loin d'être faite pour tout le monde.

La culture Steeple

Chez Steeple, on avance vite, on vise haut, et on le fait ensemble.

Mais ça ne peut fonctionner qu'avec les bonnes personnes à bord.

Ainsi tu es au bon endroit si :

• Tu es prêt à mettre ton ambition au service du projet
• Tu veux faire décoller ta carrière et tu es OK pour transpirer un peu au passage
• Tu cherches de l'autonomie, des responsabilités, et tu assumes ce que ça implique
• Tu veux que chaque journée soit différente, même si ça veut dire de nouvelles galères à gérer
• Tu veux monter en compétences et grandir dans un environnement stimulant

Par contre, tu risques de ne pas t'épanouir si :

• Tu considères que l'entreprise doit d'abord s'adapter à toi, pas l'inverse
• Tu n'as pas envie de t'impliquer pleinement (ou du moins d'essayer)
• Tu as besoin d'un cadre structuré et stable pour avancer sereinement
• Tu recherches de la prévisibilité, un rythme régulier et sans surprise
• Tu es plus à l'aise quand on te dit exactement quoi faire

En résumé

Steeple, ce n'est pas un paquebot qui avance tranquille en ligne droite.

C'est un voilier rapide dans une mer agitée.

Ça secoue, ça demande de l'engagement.

Et si ce n'est pas pour toi, c'est totalement OK. Vraiment.

Mais si cela résonne en toi…

Monte à bord.

Ton objectif

En tant qu'Office Manager, tu es responsable de faire en sorte que Steeple soit une entreprise bien organisée, où chaque collaborateur dispose des bonnes conditions pour travailler efficacement, qu'il soit à Rennes ou à distance.

Ton objectif est simple : résoudre les problèmes du quotidien, mettre de l'ordre et construire une organisation qui fonctionne durablement.

Concrètement, tu prends en charge des sujets très variés : nos locaux, notre matériel, nos fournisseurs, les déplacements professionnels, l'accueil des nouveaux collaborateurs ou encore nos événements internes.

Mais ton rôle ne consiste pas à devenir la personne à qui tout le monde délègue ses problèmes. Tu dois aussi mettre en place des méthodes, des outils et des règles simples pour que chacun puisse être autonome.

Tu travailles directement avec Jean-Baptiste, Président-Fondateur de Steeple, et disposes d'une réelle autonomie pour faire avancer tes sujets.

Tes missions

1. Organiser et améliorer notre environnement de travail

• Veiller au bon fonctionnement de nos bureaux rennais et aux bonnes conditions de travail de tous nos collaborateurs, y compris à distance.
• Gérer les fournitures, équipements, achats et prestataires nécessaires au quotidien.
• Assurer le suivi administratif des commandes, contrats, factures fournisseurs et abonnements, en lien avec l'équipe financière.
• Suivre les budgets de fonctionnement, optimiser nos dépenses et identifier les améliorations possibles.

2. Gérer, organiser et valoriser notre matériel

Chez Steeple, nous avons beaucoup de matériel : ordinateurs, écrans tactiles, accessoires, mobilier et véhicules. Et nous avons besoin de quelqu'un qui aime mettre de l'ordre !

• Réaliser et maintenir un inventaire fiable de notre matériel.
• Tester les équipements, identifier ceux qui fonctionnent et reconstituer des ensembles complets et opérationnels.
• Organiser nos espaces de stockage et constituer un stock de matériel de remplacement.
• Gérer l'attribution, l'expédition et la récupération des équipements, notamment pour les collaborateurs à distance.
• Valoriser le matériel inutilisé en organisant sa revente, son don ou son recyclage.

Ton objectif : que chaque équipement ait une utilité, une place et un suivi clair.

3. Faire vivre Steeple et renforcer les liens entre les équipes

Chez Steeple, une partie de l'équipe travaille à Rennes, tandis que d'autres collaborateurs sont répartis dans différentes régions.

Ton rôle est aussi de faire en sorte que la distance ne devienne jamais un obstacle à la vie collective.

• Organiser nos événements internes, séminaires et moments de convivialité.
• Faciliter la venue régulière des collaborateurs à distance dans nos bureaux rennais.
• Structurer l'organisation des déplacements professionnels : transports, hébergements, véhicules et règles de remboursement.
• Accompagner les initiatives collectives et faciliter les rencontres entre les équipes.

4. Accompagner les arrivées et les départs des collaborateurs

• Organiser l'accueil pratique des nouveaux collaborateurs, à Rennes comme à distance.
• Préparer leurs équipements, postes de travail et accès en coordination avec les équipes concernées.
• Organiser la récupération du matériel et les démarches pratiques lors des départs.
• Fiabiliser ces étapes grâce à des checklists et des processus simples.

5. Structurer nos méthodes de fonctionnement

L'objectif n'est pas de tout faire à la place des autres, mais de permettre à chacun de travailler plus efficacement.

• Identifier les problèmes récurrents et mettre en place des règles simples pour les résoudre durablement.
• Sélectionner les bons outils et prestataires pour simplifier notre organisation.
• Automatiser autant que possible les tâches administratives et logistiques.
• Responsabiliser les collaborateurs et veiller à la bonne application des méthodes mises en place.

Ton objectif : résoudre les problèmes une fois pour toutes, plutôt que de devoir les gérer éternellement.

6. Piloter des projets ponctuels

Au-delà du quotidien, tu prends en charge des projets transverses qui contribuent au développement de Steeple.

Par exemple :

• Participer à la recherche de nos futurs bureaux à Rennes et coordonner notre déménagement.
• Piloter des opérations de réorganisation, de rangement ou de renouvellement de matériel.
• Prendre en charge de nouveaux projets praticiens selon les besoins de l'entreprise.

Tu sais transformer un problème parfois mal défini en un plan d'action concret, avec des solutions, un budget et un calendrier.

Le profil recherché

Au-delà des valeurs que nous partageons dans notre Culture Book, que nous t'invitons à lire attentivement, nous recherchons avant tout une personne autonome, organisée, débrouillarde et qui n'a pas peur de mettre les mains dans le cambouis.

Tu dois être aussi à l'aise pour concevoir une nouvelle procédure le matin que pour charger du matériel et aller à la déchetterie l'après-midi.

Chez Steeple, il n'y a pas de petites tâches. Ce qui compte, c'est de faire avancer les choses.

• Tu es autonome et proactif·ve : tu identifies les problèmes et prends les initiatives nécessaires pour les résoudre.
• Tu es pragmatique et polyvalent·e : tu aimes autant réfléchir, organiser et structurer que passer à l'action.
• Tu es rigoureux·se : tu sais gérer plusieurs projets, budgets et prestataires simultanément.
• Tu as le sens du collectif : tu facilites le quotidien des autres tout en les responsabilisant.
• Tu maîtrises les outils numériques, notamment l'intelligence artificielle, pour gagner du temps et automatiser.

Une expérience en office management, logistique ou coordination opérationnelle est appréciée, mais ton état d'esprit et ta capacité à faire avancer les choses comptent davantage que ton parcours.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Parce que tu auras un impact direct et visible sur le quotidien de toute l'équipe Steeple, à Rennes comme à distance.
• Parce que tu occuperas un poste transversal avec de vraies responsabilités.
• Parce que tu pourras construire et structurer une fonction, plutôt que simplement appliquer des procédures existantes.
• Parce que tu travailleras directement avec le fondateur de l'entreprise.
• Parce que tu rejoindras un projet ambitieux, tourné vers la croissance.
• Et surtout, parce que tu contribueras à bâtir une entreprise plus efficace, mieux organisée et capable de grandir durablement.

Curieux ou curieuse de savoir ce qui nous anime au quotidien ? Plonge dans les coulisses de Steeple et découvre notre aventure.

Et maintenant ?

Fais la différence dans ta manière de candidater ! Nous sommes à la recherche de profils ambitieux et de professionnels reconnus pour s’investir chez Steeple.

Donne-nous envie de te rencontrer !

À très vite !