Office Manager F/H

Lydia; Paris; Sur place; EUR 42 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

Lydia Solutions recherche un Office Manager pour son site de Paris 11e. CDI 42 heures, démarrage prévu le 25 août 2026. Vous serez le premier point de contact et garantirez un cadre de travail organisé et conforme aux normes pour soutenir nos équipes et utilisateurs.

Vous coordonnerez les prestataires, gérerez les fournitures et le Sumeria Café, en veillant à l’efficacité et à la sécurité. Expérience minimale de 5 ans et maîtrise Slack/Notion/Front exigées.

Qualifications

• Expérience minimale de 5 ans dans un rôle similaire (Office Manager, Assistant·e de Direction, Responsable Administratif, etc.).
• Gestion de prestataires et coordination d’équipes transverses.
• Maîtrise des outils de collaboration et de gestion d’espace de travail.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique : premier point de contact pour collaborateurs et visiteurs, à partir de 8H30 du lundi au vendredi.
• Gestion des locaux : suivi des contrats de maintenance et coordination avec prestataires (nettoyage, sécurité).
• Propreté et organisation des bureaux pour un environnement de travail agréable.
• Gestion des fournitures et du courrier.
• Gestion du Sumeria Café et des équipements.

Connaissances

Polyvalence

Organisation

Rigueur

Esprit d’équipe

Gestion des imprévus

Anglais courant

Outils

Slack

Notion

Front

Description du poste

• CDI 42H.

En 2013, nous avons lancé l’application Lydia, un service très populaire de paiement entre amis et de cagnottes en ligne, avec un objectif en tête : permettre de tout payer de façon simple, rapide et sécurisée directement avec son téléphone.

C’est avec la même exigence de simplicité d’usage que Lydia Solutions a lancé Sumeria, en 2024. Sumeria propose une gamme de services bancaires en ligne pour les particuliers.

En tant qu’Office Manager, vous jouez un rôle clé pour garantir que nos équipes évoluent dans un environnement organisé, accueillant et conforme aux normes, tout en contribuant à renforcer notre culture d’entreprise. Votre mission ? Faire en sorte que tout fonctionne comme sur des roulettes, pour que nos collaborateurs puissent se concentrer sur l’essentiel : innover et servir nos utilisateurs.

• Poste basé à Paris 11.
• CDI 42H.
• A partir du 25 Août 2026.

Vos Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique : Être le premier point de contact pour les collaborateurs, les visiteurs et les partenaires. Accueil à partir de 8H30 du lundi au vendredi.
• Gestion des locaux :
  • Suivi des contrats de maintenance (équipements, locaux).
  • Coordination avec les prestataires (nettoyage, sécurité, etc.) et déclenchement des interventions.
  • Propreté et organisation des bureaux pour un environnement de travail agréable.
• Gestion des fournitures : Commande et distribution du matériel nécessaire au bon fonctionnement des équipes.
• Gestion du courrier : Réception, tri et distribution.
• Gestion du Sumeria Café : relations avec le bailleur et gestion des équipements.

Sécurité et conformité : Veiller au respect des normes

• Supervision du respect des règles corporate (ex : politiques internes).
• Gestion des normes de sécurité et de travail dans les locaux (ex : accès, équipements de sécurité).
• Vérification du bon fonctionnement des équipements (alarmes, systèmes d’accès, etc.).

Vous Êtes Au Bon Endroit Si

Expérience

• 5 ans d’expérience minimum dans un rôle similaire (Office Manager, Assistant·e de Direction, Responsable Administratif, etc.).
• Expérience en gestion de prestataires et coordination d’équipes transverses.

Compétences clés

• Polyvalence : Capacité à mener plusieurs tâches de front avec rigueur et efficacité.
• Organisation et autonomie : Savoir prioriser et anticiper les besoins.
• Rigueur et reporting : vous êtes le garant(e) des mises à jour des procédures, des documentations et des contrôles.
• Force de proposition : Axé sur le fond avant la forme, avec un esprit proactif pour améliorer les processus.
• Respect des règles : Capacité à faire respecter les codes de l’entreprise (sécurité, conformité, etc.).
• Excellente expression écrite et orale en français.
• Très bonne maîtrise de l’anglais (pour communiquer en interne à l'écrit et avec des partenaires).

Outils

• Maitrise de Slack, Notion et Front

Soft skills

• Sens du service : Vous aimez faciliter le travail des autres et créer un environnement agréable.
• Aisance dans la gestion ds imprévus : Capacité à gérer les priorités avec calme et efficacité.
• Esprit d’équipe : Vous contribuez à souder les collaborateurs autour de projets communs.

Ce Que Nous Proposons

• Un rôle central dans une entreprise en pleine croissance, où votre impact sera visible au quotidien.
• Une équipe dynamique et bienveillante, avec une culture de collaboration et d’innovation.
• Des défis variés : Pas de routine, mais une diversité de missions qui rendent chaque journée unique.

La diversité, l’équité et l’inclusion sont des valeurs clés pour le bien-être et la performance des équipes. Elles font partie intégrante de notre culture, de notre identité et de notre réussite collective.

Nos locaux sont accessibles aux personnes à mobilité réduite, et nous mettons tout en œuvre pour garantir un environnement de travail adapté à chacun. Si vous avez besoin d’un aménagement spécifique pour participer au processus de recrutement, dites-le-nous.

Chez Lydia Solutions nous sommes fiers de garantir l’égalité des chances, sans distinction fondée sur l’âge, l'origine ethnique, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe (y compris la grossesse, l'accouchement, les décisions en matière de santé reproductive ou les conditions médicales connexes), l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'expression de genre, les caractéristiques physiques (taille, poids... ) le statut de personne en situation de handicap, les informations génétiques ou d'autres caractéristiques protégées par la loi.