OFFICE MANAGER (F/H)

Zmirov Communication; Paris; Sur place; EUR 34 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Zmirov Communication recrute un(e) chargé(e) de gestion administrative et des locaux pour assurer le bon fonctionnement des bureaux, piloter la logistique et veiller au cadre de travail.

Vous superviserez les prestations, gérerez les stocks et les commandes, assurerez l'accueil et coordonnerez les déplacements. Profil rigoureux, organisé, autonome et réactif avec un bon relationnel est requis; travail sur site et respect des procédures internes.

Qualifications

• Contrôle des locaux et sécurité et application des procédures internes.
• Rigueur et organisation indispensables pour gérer les plannings et les budgets.
• Autonomie et réactivité dans un environnement créatif et en agence.
• Bon relationnel et diplomatie requis pour l’accueil et la coordination.

Responsabilités

• Gestion des locaux et vie d’agence : état des bureaux, entretien, aménagement, accès et sécurité, suivi des contrats et planning du flex office.
• Gestion des prestataires et des fournitures : logistique des cadeaux, stocks, commandes, suivi budgets et contrats.
• Accueil : organisation des Portes ouvertes et accueil physique de l’agence.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Autonomie

Réactivité

Relationnel

Outils

Mac OS

Description du poste

Véritable point de coordination de la vie interne de l’agence, vous veillez au bon fonctionnement des bureaux, assurez le suivi logistique et opérationnel de l’environnement de travail.

Au sein du Pôle Administratif de l’agence et en coopération avec l’ensemble de ses collaborateurs, vous aurez la charge les missions suivantes :

Gestion des locaux et vie d’agence

• Veiller au bon état général des bureaux et des espaces communs ;
• Identifier les besoins d’entretien, de réparation ou d’aménagement ;
• Organiser les interventions de maintenance et assurer leur suivi ;
• Gérer les clés, badges, accès et éventuels dispositifs de sécurité ;
• Suivre les contrats liés à la maintenance des locaux (chaudière, climatisation, transporteur …) ;
• Participer à l’aménagement et à l’optimisation des espaces de travail ;
• S’assurer du respect des règles de sécurité et des procédures internes ;
• Assurer la gestion du planning du flex office (toutes les 2 semaines) ;
• Réservation de vols/hôtels pour les déplacements (via FairJungle).

Gestion des prestataires et des fournitures

• Assurer la logistique des cadeaux clients : commandes, préparation et envois ;
• Gérer les stocks de dotations (presse et influenceurs) entreposés à l’agence, réceptionner et contrôler les livraisons ;
• Gérer les fournitures de bureaux, consommables, produits d’entretien et équipements communs ;
• En charge de la gestion du parc informatique Mac, en collaboration avec l’entreprise prestataire ;
• Anticiper les besoins et passer les commandes ;
• Mettre à jour les tableaux de suivi des contrats, fournisseurs et dépenses ;
• Respecter les budgets et signaler les éventuels écarts ;
• Participer à la négociation ou à la renégociation des contrats.

Accueil

• Assurer l’accueil physique de l’agence (déjeuner et fermeture agence) ;
• Organisation des Portes ouvertes (Press day) de l’agence (3 fois/an) : préparation et organisation avec les équipes, commande d’équipements, coordination avec la scénographe.

Vous disposez d’au moins 2 ans d’expérience sur un poste similaire. Une première expérience en agence ou dans un environnement créatif est un véritable atout ;Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, autonome, réactive et dotée d’un excellent relationnel ;Vous avez un grand sens de l’organisation ;Vous savez faire preuve de diplomatie et de discrétion ;Vous êtes doté.e d’un grand sens de l’organisation ;Ce poste n’est pas éligible au télétravail.