Office Manager

Varsity Capital; Paris; Hybrid; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

RockFi recherche un Office Manager pour assurer le fonctionnement du bureau à Paris, gérer les prestataires, les approvisionnements et les incidents quotidiens. Vous piloterez les opérations de finance (factures, fournisseurs, comptabilité) et contribuerez à l’administratif RH (onboarding, contrats, absences).

Vous coordonnerez les événements internes/externes et soutiendrez l’équipe dirigeante dans la gestion des plannings et meetings, dans un environnement en croissance et exigeant.

Qualifications

• Expérience d'au moins 3 ans dans les opérations administratives, financières et RH.
• Maîtrise des bases comptables et des outils collaboratifs Notion, Slack et Google Workspace.
• Capacité à travailler de manière autonome et à prioriser plusieurs projets.

Responsibilities

• Incarner un point de repère organisationnel pour l’équipe et assurer le bon fonctionnement du bureau au quotidien : gestion des prestataires, approvisionnements, incidents du quotidien.
• Piloter le traitement opérationnel de la fonction Finance : paiement des factures, suivi fournisseurs, traitement des reçus et coordination comptable.
• Contribuer à l’administratif RH : onboarding, contrats, suivi des absences et coordination avec la personne en charge des ressources humaines.
• Coordonner l’organisation d’événements internes/externes : lieux, prestataires, budgets, expérience.
• Appuyer l’équipe de direction et veiller à l’efficacité des plannings : gestion d’agenda, préparation des meetings, anticipation des besoins.

Skills

Gestion administrative

Opérations financières

RH & onboarding

Tools

Notion

Slack

Google Workspace

Job description

Office Manager

Département: Finance & Corporate

Localisation: Paris

Rôle: Office Manager

Type d'emploi: CDI

Statut: Poste ouvert

Introduction

Notre mission

Faire entrer la gestion privée dans la modernité.

Nous nous définissons comme un Family Office moderne, offrant un accompagnement sur mesure qui combine l’expérience d’anciens banquiers privés et la puissance des dernières technologies.

Notre modèle

Notre modèle est pensé par et pour les conseillers privés, au service de la performance de leurs clients. Notre approche est simple :

Nous cooptons les meilleurs banquiers et gestionnaires de patrimoine, issus des plus prestigieuses institutions. Nous les accompagnons dans l’indépendance.

Nous libérons leur temps et leur potentiel par la technologie et l’intelligence artificielle.

Nous offrons des placements en architecture ouverte sourcés pour leur performance afin de répondre au plus près des besoins de nos clients.

Nous adressons principalement le segment affluent/affluent+, un marché de 1 500 milliards d’euros en France.

Les fondateurs et notre série A

RockFi est portée par trois fondateurs aux expertises complémentaires : Pierre (CEO, ex-McKinsey), Marie (COO, ex-Artefact & Beanstock) et Maxime (CTO, premier Founding Engineer de Qonto).

Moins d’un an après un premier tour de table de 3 millions d’euros, nous avons annoncé une levée de fonds de Série A de 18 millions d’euros, menée par Partech avec la participation renouvelée de Varsity et de plusieurs business angels dont Arthur Waller et Félix Blossier, fondateurs de Pennylane. Cette augmentation de capital va permettre à RockFi d’accélérer son développement pour atteindre son ambition d’un milliard d’euros d’actifs sous gestion d’ici fin 2026.

Pour en savoir plus, tu peux consulter la page Rejoindre RockFi ou visiter notre site.

Sur le job

Incarner un point de repère organisationnel pour l’équipe et assurer le bon fonctionnement du bureau au quotidien : gestion des prestataires, approvisionnements, incidents du quotidien.

Piloter le traitement opérationnel de la fonction Finance : paiement des factures, suivi fournisseurs, traitement des reçus et coordination comptable.

Contribuer à l’administratif RH : onboarding, contrats, suivi des absences et coordination avec la personne en charge des ressources humaines.

Coordonner l’organisation d’événements internes/externes : lieux, prestataires, budgets, expérience.

Appuyer l’équipe de direction et veiller à l’efficacité des plannings : gestion d’agenda, préparation des meetings, anticipation des besoins.

Profil recherché

Expérience

Expérience de 3 ans + dans les opérations administratives, financières et RH.

Maîtrise des bases comptables et des outils collaboratifs (Notion, Slack, Google Workspace).

Compétences

Forte rigueur opérationnelle et sens de la confidentialité ; capacité à mener de front plusieurs projets en parallèle sans perte de qualité.

Communication claire, calme et structurée ; capacité à interagir aussi bien avec des prestataires qu’avec l’équipe et les investisseurs.

Capacité à prioriser et à anticiper : savoir identifier ce qui crée ou détruit de la productivité pour l’équipe et agir en conséquence.

Mindset

Exécution rapide et autonome, goût pour les environnements exigeants et en croissance.

Sens du service et de la fiabilité : repère stable pour l’équipe, capable de traiter les sujets « high-level » comme les frictions du quotidien.

Déroulement des entretiens

Entretien 1 : échange avec Julien Bignand, Head of Finance & Admin (45 min)

Entretien 2 : échange avec Pierre Marin, CEO (30 min)

Entretien 3 : case study (~1h)

Entretien 4 : échange avec les Co-Founders (Marie, COO & Maxime, CTO) : ~1h