INTERNSHIP - Global Events & Experiences Office Manager Assistant

LVMH Group; Paris; Hybrid; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement transport

Titre restaurant 50%

Job summary

Moët Hennessy propose un poste d’Office Manager Assistant au sein du Global Events & Experiences Office, pour soutenir le Global Events Manager dans le back-office et la coordination des projets dans un cadre corporate international.

Vous assurez l’organisation, la consolidation des supports et le pilotage administratif et budgétaire, avec un haut niveau d’autonomie et une excellente maîtrise des outils du Pack Office.

Qualifications

• Profil rigoureux, autonome et structuré.
• Bon niveau de français et d’anglais (écrit et oral).
• Capacité à gérer des projets et coordonner des équipes internes.

Responsibilities

• Coordination transverse et support aux projets (20%)
• Création, structuration et consolidation de supports (60%)
• Organisation & excellence opérationnelle du back-office (20%)
• Veiller au respect des procédures et améliorer les méthodes de travail et outils du département.

Skills

Coordination transversale

Gestion multi-projets

Excellente organisation

Gestion administrative et budgétaire

Pack Office

Communication écrite et orale

Autonomie

Tools

Pack Office

Outils de pilotage

Job description

Le/La Global Events & Experiences Office Manager Assistant accompagne le Experience & Global Events Manager dans la gestion back-office globale de l’activité. Véritable pilier organisationnel, ce rôle soutient les équipes dans la structuration des projets, la consolidation des supports, ainsi que dans la gestion administrative, budgétaire et logistique du service.

Ce poste s’adresse à un profil rigoureux, autonome et structuré, capable d’évoluer dans un environnement corporate exigeant et international, en interaction constante avec de multiples interlocuteurs internes. Ce poste est destiné à un profil capable d’évoluer avec un haut niveau d’autonomie, de maturité et de responsabilité.

Il/elle intervient comme un véritable chef d’orchestre, garantissant une exécution fluide, rigoureuse et parfaitement alignée avec les standards d’excellence et l’image du Groupe.

Principales missions :

• Coordination transverse & support aux projets (20%)
• Assurer le suivi transverse des projets du département, en support des équipes, sans responsabilité d’exécution opérationnelle des événements.
• Suivre les rétroplannings, jalons clés, livrables et priorités des différents projets.
• Contribuer à l’alignement des équipes autour des priorités, des échéances et des enjeux du département.
• Création, structuration et consolidation de supports (60%)
• Créer, mettre à jour et consolider les supports du département : présentations, documents de synthèse, tableaux de suivi, reportings et supports de pilotage.
• Mise en place de KIP et suivi analytique
• Garantir la fiabilité, la cohérence et la mise à jour des informations partagées.
• Centraliser, organiser et maintenir la documentation liée aux projets, processus et activités du service.
• Préparer des supports à destination du management et des parties prenantes internes.
• Organisation & excellence opérationnelle du back-office (20%)
• Structurer, maintenir et optimiser les outils de pilotage du service (plannings, budgets, dashboards, process).
• Veiller au respect des procédures internes, des délais et des standards Moët Hennessy.
• Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail et outils du département.
• Être force de proposition pour optimiser l’organisation et l’efficacité globale du service.
• Très bon niveau de français et d’anglais (écrit et oral).

Compétences techniques & organisationnelles

• Solide compréhension de l’environnement corporate et du fonctionnement d’un département siège.
• Forte capacité de coordination transverse et de gestion multi-projets.
• Excellente organisation, rigueur et sens du détail.
• Maîtrise du suivi administratif et budgétaire.
• Capacité à structurer, synthétiser et consolider l’information.
• Très bonne maîtrise des outils informatiques (Pack Office).

Qualités personnelles & relationnelles

• Sens du service et esprit collaboratif.
• Excellente communication écrite et orale.
• Posture de facilitateur(trice), diplomatie et intelligence relationnelle.
• Proactivité, autonomie et sens des responsabilités.
• Fiabilité, discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Capacité à incarner les valeurs du Groupe :
  EPICURISM / SPIRIT OF CONQUEST / ELEGANCE / INTEGRITY & TRUST / SHARING

Durée : 6 mois

• Remboursement à hauteur de 75 % du titre de transport en commun
• Contribution de 50 % au Titre Restaurant

Moët Hennessy est fier de promouvoir un environnement de travail diversifié, équitable et inclusif pour tous.