Instructeur des dossiers d'aide sociale H/F - EC20653

Departement de Vendee; La Roche-sur-Yon; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

Le Département de la Vendée recherche un agent administratif au sein de l’unité Aide Sociale. Vous accueillez le public et renseignez les usagers et leurs familles, en orientant les demandeurs vers les services compétents.

Vous instruisez et suivez les dossiers d’aides (ADPA, hébergement, aide ménagère), vérifiez les pièces, saisissez les données et assurez le suivi jusqu’à la décision, en lien avec les partenaires et les services concernés.

Responsibilities

• Accueillir et renseigner les usagers et leurs familles par téléphone ou sur site.
• Informer et conseiller sur les droits et dispositifs d'aide existants pour les personnes âgées et en situation de handicap.
• Orienter les demandeurs vers les interlocuteurs et services compétents selon leurs besoins.
• Instruire administrativement les dossiers de demandes d'aides (ADPA en établissement, aide sociale à l'hébergement, aide ménagère).
• Vérifier la recevabilité des demandes et la conformité des pièces justificatives.
• Saisir et mettre à jour les informations dans les logiciels métiers.
• Solliciter les pièces complémentaires et établir les accusés de réception et courriers liés au traitement des demandes.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu’à finalisation et notifier les décisions lorsque nécessaire.
• Établir des contacts avec les partenaires (hôpitaux, établissements, services d’aide, CCAS, trésorerie, caisses de retraite et associations tutélaires) et assurer la coordination.
• Contrôler la qualité et l’exhaustivité des données, sécuriser les opérations de paiement et archiver les dossiers.

Job description

Sous la responsabilité du responsable de l'unité Aide Sociale, vous assurez les missions suivantes:

Accueil, information et orientation du public

• Accueillir et renseigner les usagers, leurs familles et les professionnels par téléphone.
• Informer et conseiller les personnes âgées ou en situation de handicap sur leurs droits et les dispositifs d'aide existants.
• Orienter les demandeurs vers les interlocuteurs et services compétents en fonction de leurs besoins.

Instruction & gestion administrative des dossiers

• Instruire administrativement les dossiers de demandes d'aides individuelles (ADPA en établissement, aide sociale à l'hébergement, aide-ménagère) pour les personnes âgées et les personnes en situation de handicap, dans le respect des procédures et des délais réglementaires.
• Vérifier la recevabilité des demandes et contrôler la conformité des pièces justificatives.
• Saisir et mettre à jour les informations dans les logiciels métiers.
• Solliciter les pièces complémentaires nécessaires à l'instruction des dossiers.
• Établir et transmettre les accusés de réception et les courriers liés au traitement des demandes.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur finalisation.
• Notifier les décisions aux usagers lorsque nécessaire.

Coordination et suivi des partenaires

• Établir les contacts nécessaires à l'instruction et au suivi des dossiers auprès des hôpitaux, établissements d'accueil, services d'aide à domicile, CCAS, services fiscaux, caisses de retraite et associations tutélaires.
• Assurer la coordination avec les partenaires institutionnels afin de garantir la continuité et la qualité du suivi des bénéficiaires.
• Collaborer avec les comptables chargés des paiements afin de sécuriser le traitement des dossiers et des prestations.

Gestion de l'information et qualité des données

• Contrôler la qualité, la fiabilité et l'exhaustivité des données saisies.
• Sécuriser les opérations de paiement par une gestion rigoureuse des informations administratives.
• Numériser, trier, classer et archiver les dossiers.
• Réaliser divers travaux de bureautique et de gestion documentaire.

Travail en équipe et amélioration continue

• Participer aux groupes de travail relatifs à l'évolution des procédures, des pratiques et des outils.
• Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation et de la qualité de service.
• Apporter un renfort à l'instruction administrative des dossiers d'ADPA en établissement en fonction des besoins du service.