(H/F) - Assistant(e) Administratif(ve) IT

US Embassy Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

US Embassy Paris recrute pour renforcer le bureau Technologie Diplomatique (DT). Le poste combine gestion des achats, support administratif et coordination logistique dans un cadre diplomatique international.

Les responsabilités couvrent le cycle d'achats, le suivi budgétaire et l'appui administratif des visites et engagements de haut niveau, en collaboration avec les partenaires externes et le personnel interne.

Qualifications

• Expérience en gestion et/ou support administratif ou achats
• Connaissances CRM et outils de gestion des achats
• Capacité à travailler dans un environnement bilingue

Responsabilités

• Assurer le rôle d'Assistant(e) Administratif(ve) et des Achats principal(e) pour le bureau DT
• Gérer le cycle des achats d'équipements et de services DT
• Suivre et contrôler les budgets provenant de sources de financement multiples
• Coordonner avec les prestataires externes et administrer les contrats d'achats et logistique

Connaissances

Organisation

Gestion des achats

Support administratif

Anglais

Français

Communication

CRM

Gestion du temps

Formation

Formation universitaire Grade 7

Diplôme d'études secondaires

Outils

Applications bureautiques

Systèmes informatiques

Logiciels achats

Description du poste

La Mission diplomatique en France recrute :

• tous types de profils (Maintenance, Chauffeurs H/F, Assistants administratifs H/F, Biologistes H/F, Assistants Politiques - Economiques H/F...)
• de toutes nationalités (à condition d'être éligible pour travailler en France)

Nous avons tous et toutes quelque chose qui nous rend unique et c'est ce qui fait notre force, à l'Ambassade des États-Unis.

Rejoignez-nous !

Pourquoi rejoindre cette équipe ?

Ce poste vous offre bien plus qu'un rôle administratif classique : c'est une occasion unique de conjuguer expertise en gestion des achats, leadership administratif, et exposition directe aux enjeux diplomatiques. Vous évoluerez dans un environnement dynamique, au contact de hauts responsables, et contribuerez directement au succès des visites de haut niveau et des engagements stratégiques de la mission. Idéal pour un(e) professionnel(le) rigoureux(se), organisé(e), et motivé(e) par les défis d'un cadre international à fort enjeu.

Gestion des achats et du budget

• Assurer le rôle d'Assistant(e) Administratif(ve) et des Achats principal(e) pour le bureau de la Technologie Diplomatique (DT), garantissant sa capacité opérationnelle
• Gérer l'ensemble du cycle des achats de la section : préparation et traitement des demandes d'achat d'équipements et de services DT
• Suivre et contrôler les budgets provenant de multiples sources de financement, avec rigueur et responsabilité fiscale
• Coordonner directement avec les prestataires externes et sous-traitants, administrer les contrats et résoudre les problèmes liés aux achats afin d'assurer le bon fonctionnement du service

Support administratif

• Fournir un support administratif complet au bureau DT, contribuant à un environnement de travail organisé et efficace
• Organiser réunions et événements, en gérant toute la logistique de A à Z
• Coordonner les déplacements du personnel DT, y compris les itinéraires complexes
• Participer à l'intégration des nouveaux employés et des visiteurs, facilitant leur adaptation rapide au sein de l'équipe

Engagement diplomatique et exécutif

• Accompagner le Chef du bureau DT lors d'activités diplomatiques et d'engagements de haute visibilité avec le pays hôte — une opportunité unique de collaborer étroitement avec la direction
• Coordonner les événements et assurer le suivi des actions pour garantir le respect des délais
• Apporter un soutien essentiel et réactif lors des visites de haut niveau, jouant un rôle clé dans la réussite des engagements les plus importants du bureau DT

expérience et qualifications

Cette annonce est publiée simultanément avec une possibilité de substitution de l'expérience aux études (PARIS-2026-046 S). Deux voies d'accès sont possibles :

Option 1 - Formation universitaire (Grade 7) -

• Au moins 2 années d'études collégiales ou universitaires générales ;
• 3 années d'expérience minimum en gestion et/ou support administratif ou en achats, incluant des responsabilités liées au support informatique.

Option 2 - Substitution de l'expérience aux études (Grade 7)

• Diplôme d'études secondaires ;
• 5 années d'expérience minimum en gestion et/ou support administratif ou en achats, incluant des responsabilités liées au support informatique.

Dans les deux cas, une expérience pratique dans un environnement administratif, achats ou support informatique constitue un atout important pour réussir dans ce poste.

Vos compétences linguistiques

Vous travaillerez dans un environnement international et bilingue.

• Anglais : bonne connaissance pratique, à l'oral, à l'écrit et en lecture.
• Français : bonne connaissance pratique, à l'oral, à l'écrit et en lecture.
• Les compétences linguistiques seront testées.

Ce que vous apportez

Nous recherchons un(e) professionnel(le) organisé(e), polyvalent(e) et orienté(e) service, capable de gérer efficacement plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Vous disposez idéalement de :

• connaissances des principes du service à la clientèle et des techniques de communication, notamment de l'utilisation d'outils de gestion de la relation client (CRM) ;
• connaissances des processus d'achats et de la gestion des fournisseurs ;
• bonne maîtrise des applications bureautiques et des systèmes informatiques utilisés dans les activités administratives, logistiques et d'achats ;
• excellentes capacités relationnelles et de communication, permettant de collaborer efficacement avec les collègues, fournisseurs et autres parties prenantes ;
• capacité à travailler de manière autonome, à gérer votre temps et à hiérarchiser efficacement plusieurs tâches ;
• aptitude à rester efficace sous pression, tout en gérant les tâches imprévues et les projets planifiés ;
• solides compétences en organisation et en planification, notamment pour coordonner les agendas, déplacements, rapports et activités quotidiennes du bureau ;
• excellentes compétences en communication écrite, notamment pour rédiger des procédures opérationnelles standardisées (SOP), rapports, correspondances et autres documents prof.