GESTIONNAIRE LOGISTIQUE (F/H)

Ministère des Affaires étrangères français; Paris; Hybride; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères recherche un(e) gestionnaire logistique – chef(fe) de site pour coordonner l’organisation matérielle des sommets et conférences internationales. Le poste implique des responsabilités en coordination avec les services demandeurs et les prestataires, notamment lors des marchés publics et des livraisons sur site.

Le candidat idéal possède une expérience dans l’événementiel, une forte capacité d’organisation et un sens du détail.

Qualifications

• Expérience préalable dans l’organisation d’événements.
• Connaissance du fonctionnement du MEAE serait un plus.
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner plusieurs interlocuteurs.

Responsabilités

• Participer à la coordination logistique des événements internationaux.
• Organiser les livraisons, montages et démontages sur les sites.
• Rédiger et suivre les plannings et les sessions avec les prestataires et les services demandeurs.
• Veiller au respect des enveloppes budgétaires et des marchés publics.

Connaissances

Gestion d'événements

Coordination logistique

Négociation prestataires

Planification

Description du poste

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Protocole - Sous-direction des évènements internationaux

Lieu de travail: Site du Quai d'Orsay, 37 Quai d'Orsay, Paris 7e

Domaine d'activité principal: Logistique

Emploi type principal: Gestionnaire logistique - Chef ou cheffe de site

Date de prise de fonction prévisionnelle: 31/10/2026

09/10/2026 à 23:59:59, heure de Paris

Catégorie statutaire: B

Fourchette de rémunération: Entre 35580€ et 47952€ brut/an selon expérience

Description synthétique du poste

Le pôle de la logistique évènementielle coordonne et pilote l’organisation matérielle des sommets et des conférences internationales qui se déroulent principalement en France métropolitaine, en liaison le cas échéant avec les Secrétaires généraux des conférences internationales.Les collaborateurs affectés dans ce pôle sont des professionnels de l’événementiel, opérationnels dans tous les domaines.Ils définissent les besoins et coordonnent les activités des nombreux autres professionnels avec lesquels la Direction du Protocole est liée par des marchés publics. A ce titre, ils participent au recueil des devis.L’organisation d’un événement est un travail d'équipe. Aussi, l’interaction et la bonne collaboration entre tous les agents du pôle, dont les fonctions et les profils professionnels sont complémentaires, est absolument primordiale.L’agent appelé à occuper le poste disposera d’une grande capacité d’adaptation et aura un sens du détail et de l’organisation.

Activités principales

Femme ou homme, doté d’une expérience dans le secteur événementiel, il interagit avec les services demandeurs, contribue à la définition des besoins en collaboration avec les agents du pôle et les prestataires. Ses missions principales sont les suivantes :

1. Contacts avec les prestataires titulaires des marchés publics du MEAE :
   • identifier les prestataires qui seront utiles pour l'événement
   • Pré-alerter les prestataires avant l’événement
   • Organiser, lorsque cela est nécessaire, les réunions individuelles ou collectives avec les prestataires
   • Recueillir des devis auprès des prestataires, en accord avec les besoins des services et dans le respect des enveloppes budgétaires allouées aux événements
2. Contribuer à la coordination de la logistique événementielle :
   • Participer aux réunions de préparation des événements internationaux
   • Établir des plannings prévisionnels d’intervention des prestataires : livraison, montage, exécution, démontage, en liaison le cas échéant, avec le superviseur ou l’ensemblier
   • Organiser les accès, le stationnement, le cas échéant le ventousage, au besoin en lien avec les forces de l’ordre et la préfecture
3. Contribuer sur le terrain à la bonne installation, exécution et démontage :
   • Si nécessaire, organiser et suivre par constat d’huissier « l’état des lieux » réalisé avant et après l’événement
   • Être présent sur le lieu de l’événement pour vérifier l’intervention des prestataires : livraison, montage, exécution, démontage
   • Identifier et mettre en place, si nécessaire, des espaces dédiés aux besoins du personnel d’accueil, des vestiaires, des espaces de restaurations pour différents publics, des lieux de stockage temporaire pour les matériels évènementiels ou des mobiliers à déplacer sur les sites
   • Proposer, en cas de besoin exprimé tardivement, une signalétique adaptée et la mettre en place sur site
   • Contribuer à la vérification du service fait
4. Hors événement, anticiper sur les événements suivants :
   • Visiter des lieux potentiels pour accueillir des événements et tenir à jour une liste de ces lieux et de leurs caractéristiques
   • Participer à des réunions avec les sociétés gestionnaires de lieux événementiels
   • Préparer des fiches réflexes pour l’organisation des petits événements à destination des autres services du MEAE
   • Vérifier le bon classement des documents liés à la logistique événementielle dans le répertoire commun de la sous-direction

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions

Disposer d’une expérience préalable dans l’organisation d’événements.La connaissance du fonctionnement du Ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères serait un plus.

Compétences

Les compétences avec * sont requises

Plus de détails sur le poste

Pôle logistique événementielle : un.e chef.fe de pôle / chef.fe de projet senior, un.e adjoint.e / chef.fe de projet senior, 4 gestionnaires logistiques, un.e scénographe.

Toutes les Directions du MEAE impliquées dans l’organisation d’un évènement international

Services de la Présidence de la République, services du Premier Ministre, organisations internationales

Exigence de disponibilité liée aux évènements internationauxInterventions à l’extérieur.Fonctions télétravaillables (sous réserve des nécessités de service) - hors période de sommets.

Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année.Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2029, renouvelable.

Détachement sur emploi :- agent titulaire de la fonction publique de catégorie B ;- rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste.Autres voies de recrutement :- agent titulaire de la fonction publique de catégorie B en détachement sur contrat- agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 35 580 à 47 952 euros annuels bruts.

Groupe de prime : Groupe 2 - Catégorie B

• Logistique : Gestionnaire logistique - Chef ou cheffe de site, 100 %

Interventions techniques et logistiques : Responsable d'activités de logistique