Chef de service évènementiel F/H

Département de Seine et Marne; Melun; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Horaires variables

Titres restaurant (7 €/jour travaillé)

Mutuelle santé

Régime de prévoyance

24 RTT et 25 CA

Résumé du poste

Le Département de Seine-et-Marne recrute un Chef de service évènementiel pour organiser, coordonner et sécuriser la mise en œuvre logistique des manifestations portées par l’ensemble des services départementaux, en lien étroit avec les directions, le Cabinet et la Direction de la communication.

vous aurez à piloter une équipe de 5 régisseurs évènementiels, suivre chaque étape des manifestations et assurer la veille technique et budgétaire, tout en garantissant le respect des règles de sécurité

Qualifications

• Vous avez un bac +3.
• Vous disposez d’une solide expérience en organisation évènementielle, idéalement dans un environnement institutionnel public.
• Vous savez piloter simultanément plusieurs évènements, anticiper les contraintes logistiques et techniques, coordonner des prestataires et accompagner une équipe dans un contexte exigeant.

Responsabilités

• Coordonner la préparation des évènements en participant aux réunions préparatoires avec les partenaires internes et externes concernés.
• Réaliser les visites préalables des salles, sites et équipements afin d’anticiper les besoins techniques, matériels, logistiques et de sécurité.
• Définir et mettre en œuvre les plans d’actions logistiques nécessaires au bon déroulement des manifestations.
• Organiser, suivre et contrôler le dispositif logistique évènementiel avant, pendant et après les évènements.
• Piloter les relations avec les prestataires extérieurs : traiteurs, tentistes, loueurs, fournisseurs de matériels, intervenants techniques, etc.
• Établir les bons de commande nécessaires à l’organisation des évènements : restauration, structures, locations diverses, petits matériels et prestations associées.
• Assurer le contrôle du service fait et veiller à la qualité des prestations réalisées.
• Élaborer les budgets prévisionnels de réception en lien avec les directions concernées.
• Suivre l’exécution financière des évènements et alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité.
• Participer à la préparation et à la rédaction des conventions entre le Département et les organismes associés, notamment dans le cadre de locations de salles ou de partenariats.
• Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés liés à l’activité évènementielle.
• Mettre en place des indicateurs d’activité permettant d’évaluer, d’optimiser et de sécuriser l’organisation du service.

Connaissances

Organisation évènementielle

Gestion d'équipe

Planification et coordination

Relationnel

Formation

Bac +3 ou équivalent en gestion/évènementiel

Description du poste

Qui sommes-nous?

La DGAR regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Exécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration et à la dynamique de projets à l'œuvre au sein du Département, en mettant son expertise au service des projets des directions métiers, tous champs confondus : une posture d'accompagnement et de conseil en prise avec le réel qui permet d'impulser les transformations nécessaires à l'amélioration du service rendu aux Seine-et-Marnais.

Vos missions

Chef de service évènementiel F/H

Gestion et coordination logistique de l’évènementiel départemental

Qui sommes-nous?

La DGAR regroupe les fonctions ressources du Département garantes du bon fonctionnement de l'administration et d'une conduite efficiente des projets portés par l'Exécutif départemental. Soucieuse d'accompagner efficacement les évolutions de la collectivité, elle contribue activement à la modernisation de l'administration et à la dynamique de projets à l'œuvre au sein du Département, en mettant son expertise au service des projets des directions métiers, tous champs confondus : une posture d'accompagnement et de conseil en prise avec le réel qui permet d'impulser les transformations nécessaires à l'amélioration du service rendu aux Seine-et-Marnais.

Vos missions

Chef de service évènementiel F/H

Gestion et coordination logistique de l’évènementiel départemental

Vous souhaitez piloter des évènements institutionnels variés, coordonner des équipes et contribuer au rayonnement de l’action publique départementale ?

Le Département recrute un Chef de service évènementiel pour organiser, coordonner et sécuriser la mise en œuvre logistique des manifestations portées par l’ensemble des services départementaux, en lien étroit avec les directions, le Cabinet et la Direction de la communication.

Vos missions principales

Rattaché à la Directrice des moyens généraux et de la sécurité hiérarchie compétente, vous assurez la gestion globale de la logistique évènementielle du Département, depuis la préparation des manifestations jusqu’au bilan post-évènement.

À ce titre, vous serez chargé de :

• Coordonner la préparation des évènements en participant aux réunions préparatoires avec les partenaires internes et externes concernés.
• Réaliser les visites préalables des salles, sites et équipements afin d’anticiper les besoins techniques, matériels, logistiques et de sécurité.
• Définir et mettre en œuvre les plans d’actions logistiques nécessaires au bon déroulement des manifestations.
• Organiser, suivre et contrôler le dispositif logistique évènementiel avant, pendant et après les évènements.
• Piloter les relations avec les prestataires extérieurs : traiteurs, tentistes, loueurs, fournisseurs de matériels, intervenants techniques, etc.
• Établir les bons de commande nécessaires à l’organisation des évènements : restauration, structures, locations diverses, petits matériels et prestations associées.
• Assurer le contrôle du service fait et veiller à la qualité des prestations réalisées.
• Élaborer les budgets prévisionnels de réception en lien avec les directions concernées.
• Suivre l’exécution financière des évènements et alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité.
• Participer à la préparation et à la rédaction des conventions entre le Département et les organismes associés, notamment dans le cadre de locations de salles ou de partenariats.
• Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés liés à l’activité évènementielle.
• Mettre en place des indicateurs d’activité permettant d’évaluer, d’optimiser et de sécuriser l’organisation du service.

Management et organisation du service

En tant que Chef de service, vous animez et accompagnez l’équipe évènementielle, composée de 5 régisseurs évènementiels, au quotidien.

• Vos responsabilités incluent notamment :
• L’organisation du travail des agents affectés à l’activité évènementielle.
• La répartition, le suivi et la priorisation des tâches.
• L’animation de l’équipe, la motivation des collaborateurs et l’accompagnement dans la montée en compétence.
• L’organisation des missions non évènementielles, en lien avec les responsables des sujets logistiques mobiliers de la direction.
• La gestion des EPI et vêtements de travail du service évènementiel.
• La participation aux bilans, débriefings et démarches d’amélioration continue.

Votre profil

Profil recherché

Vous avez un bac +3.

Vous disposez d’une solide expérience en organisation évènementielle, idéalement acquise dans un environnement institutionnel, public ou dans une structure impliquant de nombreux partenaires.

Vous savez piloter simultanément plusieurs évènements, anticiper les contraintes logistiques et techniques, coordonner des prestataires et accompagner une équipe dans un contexte exigeant.

Compétences attendues

Savoirs

• Bonne connaissance des règlementations en matière de sécurité évènementielle.
• Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale.
• Connaissance de l’organisation institutionnelle, des sites et des interlocuteurs du Département.
• Maîtrise des principes de gestion budgétaire, de suivi financier et de commande publique appliqués à l’évènementiel.
• Capacité à assurer une veille technologique et à jouer un rôle d’expert auprès des interlocuteurs internes et externes.

Savoir-faire

• Identifier et définir les besoins liés à l’organisation d’un évènement : matériels, techniques, restauration, aménagements, sécurité.
• Proposer des solutions adaptées aux objectifs, aux contraintes et aux moyens disponibles.
• Organiser, planifier et piloter l’activité d’un service.
• Prendre des décisions avec réactivité, notamment lors des manifestations.
• Rendre compte à la hiérarchie de manière claire, fiable et structurée.
• Suivre un budget, contrôler les dépenses et produire des outils de pilotage.
• Encadrer une équipe et coordonner plusieurs intervenants.

Savoir-être

• Sens du service public.
• Excellentes qualités relationnelles.
• Sens du travail en équipe.
• Capacité d’initiative.
• Sens de l’organisation.
• Rigueur et fiabilité.
• Autonomie.
• Dynamisme.
• Grande disponibilité.
• Discrétion et respect de la confidentialité

Les + qui font la différence

• Horaires variables
• Titres restaurant (7 €/jour travaillé, participation employeur à minima 50 %)
• 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires)
• Participation de l’employeur à votre cotisation de mutuelle santé
• Régime de prévoyance obligatoire
• Prestations sociales et Comité d’œuvres sociales (COS77)

Nos atouts pour réussir ensemble

• Offres de formations
• Parcours managérial
• Accompagnement aux concours
• Télétravail possible après une période d’intégration selon les postes
• Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.