Gestionnaire en ressources humaines – POLYTECH H/F

Université Paris-Saclay; Gif-sur-Yvette; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Restauration à proximité

Accompagnement au développement pro.

Bien-être au travail

Job summary

POLYTECH PARIS SACLAY recherche un agent administratif RH pour assurer la génération et le suivi des dossiers d’heures complémentaires et des tutorats, en lien avec l’UFR Sciences. Vous collaborerez avec le personnel et les responsables pédagogiques afin d’assurer les validations et les paiements.

Vous contribuerez aussi à la gestion des dossiers des enseignants et à l’actualisation des bases HIS et horaires.

Qualifications

• Connaissance générale de la génération des ressources humaines dans la fonction publique.
• Organisation et fonctionnement de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique
• Finances publiques et règles comptables
• Connaissance des carrières enseignants, enseignants-chercheurs et BIATSS
• Connaissance de l'organisation de l'université et de ses procédures

Responsibilities

• Gérer et suivre les dossiers d'heures complémentaires en lien avec l'UFR Sciences.
• Communiquer avec les équipes enseignantes et transmettre les dossiers.
• Vérifier les pièces et valider les dossiers, signer les validations.
• Transmettre les contrats au service du personnel pour mise en paiement.
• Suivre les dépenses et l'enveloppe budgétaire HCC.
• Suivre les dossiers de tutorat et les paiements.
• Gérer les services d'enseignements des statutaire et contractuels via HELICO/OSE et SIHAM

Skills

Communication

Pédagogie

Travail en équipe

Autonomie

Organisation

Rigueur

Tools

OSE

SIHAM

Pack Office

Job description

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroite recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à rénoveau ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose aussi un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socioéconomiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la dédiversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-étre au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique de la Déléguée Générale de la Directrice Générale des Service et en étroite collaboration avec le service du personnel de l'UFR des Sciences dont dépend la composante, l'agent assure des opérations de génération RH : la génération des dossiers d'heures complémentaires/gestion des dossiers de tutorat/ référent HELICO puis OSE dés mise en fonction Sur l'année 22/23 et en période transitoire : l'agent assure de la génération financière - exécution en dépenses des services opérationnels.

Missions principales :

• Gestion et suivi des dossiers d'heures complémentaires en lien avec l'UFR Sciences :
• Communication auprès des équipes enseignantes et transmission des dossiers
• Vérification des pièces et validation des dossiers
• Signatures de validations (pédagogie et finances)
• Transmission des dossiers au service du personnel pour mise en paiement
• Suivi en local des dépenses et de l'enveloppe budgétaire HCC
• Gestion des dossiers de tutorat des élèves :
• Communication des dossiers et de la procédure aux élèves
• Validation des volumes d'heures avec les responsables pédagogiques
• Transmission des contrats
• Suivi des paiements
• Référente HELICO/OSE - Génération des services d'enseignements :
• En étroite collaboration avec le directeur adjoint pédagogie de l'escole, l'agent assure la génération des dossiers des enseignants statutaire et contractuels (moniteurs, agents des autres composantes) avec les logiciels SIHAM et HELICO/OSE.
• L'agent assure le suivi des services d'enseignements des statutaire de l'escole :
• Saisie ponctuelle des volumes horaires dans Hélico ;
• Coordination avec la cellule Hélico : ajustement du réfèentiel ;
• Modification et vérification des volumes horaires de la maquette ;
• Participation à l'actualisation et la fiabilisation de la base de données Hélico ;

Connaissance, savoir :

• Connaissance générale de la génération des ressources humaines dans la fonction publique
• Organisation et fonctionnement de l'Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique
• Finances publiques
• Règles et techniques de la comptabilité
• Connaissance de la génération des carrières enseignants, enseignants chercheurs et BIATSS
• Connaissance générale de l'organisation du fonctionnement de l'université
• Mettre en étape des procédures et des règles
• Connaissance des techniques d'elaboration de documents techniques de communication

Savoir-faire :

• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe
• Accueillir différents publics
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (OSE, SIHAM) et les outils bureautiques (pack office)

Savoir-être :

• Aptitude relationnelle et sens du service public.
• Capacité à interagir avec différentes équipes de l'escole.
• Autonomie et sens des initiatives.
• Organisation - Rigueur - Confidentialité- Disponibilité

Environnement et contexte de travail :

POLYTECH PARIS SACLAY : école Polytechnique Universitaire de l'Université Paris Saclay. Cette école forme des élèves ingéniers en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiants, apprentis et auditeurs de formation continue (820 inscrits en 2021/2022).

Les ingéniers sont formés dans l'une des 4 spécialisations proposées : Electronique et Systémes Robotés /Informatique/Matériaux : Mécanique et Energie / Photonique et systèmes optroniques.

L'ensemble administratif et technique est constitué de 30 personnels BIATSS.

Il y a 80 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires

Site : Bâtiment 620 - Maison de l'ingénier et Bêt 640 PUIO