Responsable du service affaires générales H/F

Université Paris-Saclay; Gif-sur-Yvette; Presencial; EUR 23.000 - 29.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

Télétravail partiel

Descripción de la vacante

Université Paris-Saclay, via l’IUT d’Orsay, recherche un agent de service affaires générales. Le poste implique l’assistance à la direction, la programmation des réunions et le suivi des conventions et du budget.

Poste ouvert en CDI et CDD 3 ans, avec deux jours de télétravail possibles par semaine et collaboration avec les services techniques, logistique et relations entreprises.

Formación

• Connaissance de l’environnement enseignement supérieur et recherche.
• Connaissance de la réglementation générale concernant l’IUT.
• Savoir-faire: organisation, anticipation et respect des délais.
• Savoir-faire: gestion des situations d’urgence et réactivité.

Responsabilidades

• Assister la direction et le suivi des dossiers.
• Programmer les réunions et les instances de l’IUT.
• Préparer les projets de conventions et assurer leur suivi.
• Réaliser les commandes et le suivi du budget de la direction.
• Encadrer l’équipe accueil et assurer le courrier et les badges.

Conocimientos

Connaissance de l’environnement

Connaissance de la réglementation

Organisation

Gestion du temps

Réactivité

Descripción del empleo

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiant·es réparti·es en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

L’IUT regroupe près de 150 enseignant·es/enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses, plus de 50 personnels BIATSS supports et environ 200 vacataires.

Mission du service/ positionnement hiérarchique :

Le service affaires générales est composé de deux agents d’accueil et un responsable de l’atelier de reprographie encadrés par le/la responsable de service.

Le/la responsable de service est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la Déléguée de le Direction Générale des Service de l’IUT, et fait partie de l’équipe de direction avec le Directeur, le Directeur-Adjoint et la Responsable du pilotage de l’information.

Le service est en interaction forte avec le service technique et logistique, le service financier, le service pilotage de l’information (communication et relations entreprises), le service des formations et de la vie étudiante.

Missions principales de l’agent:

• Assister la direction d’une façon générale, soit pour une instruction de premier niveau sur tous les dossiers et affaires en cours, soit pour le suivi des dossiers qui lui sont confiés (exemples: accueil des nouveaux arrivants, visites de l’IUT, réponse ou orientation aux mails «[e-mail]», …)
• Programmer les réunions de la direction et les instances de l’IUT
• Préparer et assister la direction sur le bon déroulement des instances de l’IUT et sur l’organisation des élections
• Préparer les projets de conventions et assurer leur suivi
• Réaliser les commandes et le suivi du budget de la direction
• Garantir le bon déroulement du circuit des parapheurs
• Assister l’équipe communication/relations entreprises lors des évènements organisés à l’IUT (forum des formations, forum entreprises, journées portes ouvertes, rallye de rentrée, accueil de séminaires…)
• Assurer l’organisation des évènements de la direction
• Être un des interlocuteurs privilégiés du Bureau des Étudiant·es (association de l’IUT)
• Participer à la bonne information des personnels de l’IUT (envoi de mailings)
• Assurer le classement et l’archivage des documents de la direction et de l’accueil et suivre l’archivage des services communs de l’IUT
• Encadrement des collègues de l’accueil qui assurent les missions d’accueil téléphonique et physique, réception et envoi du courrier et des colis, réponses et orientation des mails «informations.iut-orsay», gestion des réservations des véhicules de service, distribution des badges, réservation des salles pour les réunions hors enseignement, aide à l’affichage…
• Encadrement du collègue responsable de l’atelier de reprographie pour l’IUT
• Être conseil et force de proposition

Poste ouvert pour les titulaires et CDD 3 ans

Date de prise de fonction: 01/01/2027

Connaissance, savoir :

• Connaissance de l’environnement enseignement supérieur et recherche
• Connaissance de la réglementation générale concernant l’IUT

Savoir-faire :

• Connaitre son environnement de travail et sa structure
• Savoir gérer les situations d’urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre
• Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais