Gestionnaire du service facturier (H/F)

Crous Toulouse; Toulouse; In loco; EUR 24.000 - 34.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Le Crous Toulouse recrute un agent administratif chargé du traitement des factures et liquidations. Vous contrôlerez les factures dématérialisées via Chorus Portail Pro et examinerez les pièces justificatives, visas et engagements.

Vous assurerez le rapprochement avec les services ordonnateurs et fournisseurs, gérerez les anomalies et préparerez les transferts vers les organismes de paiement. Poste en présentiel à Toulouse.

Competenze

• Notion de comptabilité et règles budgétaires.
• Connaissance de la réglementation comptable applicable aux dépenses.
• Respect de l'arrêté du 5 mai 2021.
• Maîtrise des outils Orion, Chorus Portail Pro, EuroDep et Garone.
• Capacité à travailler en équipe et à rendre compte.

Mansioni

• Traiter les factures et les liquidations via Orion et Garone.
• Rapprocher les factures avec l'engagement juridique et le service fait.
• Gérer les anomalies sur Garone et vérifier les BL et les commandes.
• Répondre aux écarts avec magasins et fournisseurs pour régularisation.
• Éditer les bordereaux et récupérer les liquidations via Orion.
• Transmettre les fichiers des virements et contrôler l'envoi (DGFIP).
• Constituer le dossier de liquidation et visa/contrôle du service fait.

Conoscenze

Comptabilité

Organisation

Règlementation comptable

Arrêté 5 mai 2021

Maîtrise Orion

Chorus Portail Pro

EuroDep

Garone

Word

Excel

Gestion financière

Strumenti

Orion

Chorus Portail Pro

EuroDep

Garone

Word

Excel

Messagerie et intranet

Descrizione del lavoro

Il traite les factures:

• Met à jour les factures importées sur Orion (contrat/marché, code service et suspension pour mise en attente ou suspension pour rejet si nécessaire) ;
• Effectue le rapprochement de la facture avec l'engagement juridique et le service fait, en tenant
  compte des avoirs éventuels pour les factures de fonctionnement ;
• Effectue le rapprochement de la facture et du bon de livraison Garone (BL) avec gestion des écarts de montants à justifier (cf. contrat de service) ;
• Gère les anomalies sur Garone, vérifie l'état du BL et de la commande.
• S'il existe une anomalie se rapproche du magasinier et du fournisseur pour régularisation ;
• Mandate sur Garone et récupère les liquidations via l'interface Orion/Garone. Fait une édition de contrôle de façon systématique dans type d'export pour vérifier une éventuelle erreur dans l'interface ;
• Traite les liquidations et met en lot pour prise en charge sur Orion.

Il exerce un contrôle de la dépense conformément à l'arrêté du 5 mai 2021:

• Constitue le dossier de liquidation (reprise de la facture, visa et contrôle du service fait au vu des informations prédéterminées avec les services ordonnateurs) ;
• Corrige les erreurs lorsque cela est possible ;
• Prend en charge les demandes de paiement ;
• Rejette au stade de la comptabilisation des factures non conformes par rapport au visa ;
• Réalise les modifications sur la demande de paiement (suppression des demandes de paiement non comptabilisées, si nécessaire - modification des imputations…) ;
• Règle sur Orion et récupère les fichiers sécurisés des virements sur EuroDep ;
• Transmet les fichiers des virements à la DGFIP sur le portail PIGP et contrôle la transmission des fichiers à l'aide d'un bordereau d'envoi ;
• Édite la liste des factures en instance pour contrôler le délai règlementaire de règlement.

Gestion des relations avec les services ordonnateurs:

• Échange avec le service émetteur de l'engagement juridique sur les pièces de liquidations et sur le traitement des écarts entre l'engagement juridique et le service fait ;
• Contacte le gestionnaire et le responsable d'approvisionnement pour le rapprochement du bon de livraison constituant le service fait et la facture pour les factures alimentaires en cas de difficulté ;
• Communique avec le gestionnaire chargé de la constatation des SF des factures de fonctionnement (hors alimentaire) au moyen d'un tableau de suivi des factures ;
• Relance les services de l'ordonnateur en cas de facture reçue pour laquelle aucun SF n'a été constaté ou si le SF n'a pas été certifié.

Gestion des relations avec les fournisseurs:

• Prépare les courriels liés à des erreurs de forme ou des références manquantes ;
• Réceptionne les appels fournisseurs et, le cas échéant, attribut l'appel au gestionnaire compétent ;
• Gère les relances.
• Relance les fournisseurs pour le dépôt des factures en cas de service faits certifiés non rapprochés.

Profil recherché

Connaissances:

• Notion de comptabilité
• Organisation et fonctionnement du Crous
• Connaissance de la règlementation comptable et budgétaire, applicable aux dépenses des EPN
• Respect de l'arrêté du 5 mai 2021 fixant la liste des pièces justificatives à l'appui des opérations de dépenses

Compétences:

• Maîtrise des outils informatiques professionnels (Orion, Chorus Portail Pro, EuroDep, Garone)
• Maîtrise des outils informatiques de gestion (Word, Excel, messagerie électronique, internet et intranet)
• Connaissance des procédures et des circuits de décision en matière financière et comptable du Crous
• Connaissance de la règlementation comptable et budgétaire, applicable aux dépenses des EPN

Savoir être:

• Rigueur, méthode et organisation.
• Capacité d'adaptation aux outils, procédures, méthodes de travail.
• Capacité à travailler au sein d'une équipe.
• Polyvalence
• Autonomie
• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
• Savoir alerter sur les difficultés rencontrées
• Respect des délais et des instructions donnés par le responsable
• Sens du service public

Présentation de Crous Toulouse

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études

Il sert 2, 7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 46 points de restauration. Le Crous propose 10 884 logements au sein de 40 résidences universitaires pour les 152 900 étudiants de l'académie dont 41 164 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers.

Effectifs: 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d'activité: Opérateur «Vie étudiante»
Missions: Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.

Descriptif du service

Activités principales:

Il réceptionne les factures et avoirs dématérialisés depuis Chorus Portail Pro:

Contrôle la facture sur la forme (mentions légales et requises pour téléchargement) ;

Télécharge les factures à partir de l'interface DocLink ou rejette, recycle les factures non conformes ;

Contrôle la synthèse pour nettoyage réguliers des factures bloquées sur un statut particulier.