Gestionnaire de scolarité - H/F

École normale supérieure de Lyon; Lyon; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

L'École normale supérieure de Lyon recherche un gestionnaire de la scolarité pour accompagner les normaliens et étudiants dans leur parcours. Vous assurez les inscriptions administratives et pédagogiques, le suivi du statut d'élève fonctionnaire, la préparation des diplômes et le relais avec les équipes pédagogiques, tout en garantissant accueil et information du public.

Une connaissance du système LMD et des procédures internes est souhaitable et une appétence pour le travail en équipe est

Qualifications

• Connaître le règlement intérieur et le règlement des études de l’établissement.
• Maîtriser le planning et les procédures administratives liées à la scolarité.
• Anglais niveau B2 apprécié.

Responsibilities

• Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques tout au long du cursus des étudiants.
• Réaliser les actes administratifs liés au statut d'élève fonctionnaire.
• Réaliser les actes administratifs relatifs aux parcours académiques et diplômes.
• Élaborer les plannings et réserver les salles en lien avec les enseignants et formations.
• Participer à la mise à jour des maquettes de formation et à l’offre de cours.
• Veiller au bon déroulement des jurys et préparer les documents.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, et répondre aux mails.
• Fiabiliser et mettre à jour les données du système d’information de la scolarité.

Skills

Rigueur

Organisation

Autonomie

Esprit d'équipe

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Le Poste

Le service des études et de la scolarité contribue à la mise en œuvre et au suivi de la politique de formation de l'école. Il veille à la conformité réglementaire de tous les actes de gestion liés à la scolarité et à la formation des normaliens et étudiants sélectionnés sur concours ou sur dossier pour préparer le Diplôme de l'ENS de Lyon, un ou plusieurs Masters ou d’autres formations (CPES, DIE Chels, etc).

Mission

Au sein de l’équipe des gestionnaires, vous gérerez les activités administratives en lien avec la scolarité des étudiants, depuis l'inscription administrative jusqu'à la diplomation ainsi que celles liées au statut des normaliens. Vous collaborerez avec les équipes pédagogiques et assurerez l'accueil du public afin d’informer et de répondre aux différentes demandes.

Activités principales :

• Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques ainsi que la scolarité tout au long de leur cursus des étudiants (normaliens élèves, normaliens étudiants, auditeurs de master ou d’autres formations)
• Réaliser tous les actes administratifs liés au statut d'élève fonctionnaire
• Réaliser tous les actes administratifs relatifs aux parcours académiques (plans d'études pour les normaliens, relevés de notes, attestations de réussite, diplômes)
• Élaborer les plannings, réserver les salles de cours en lien avec les enseignants, les responsables de formation et les divers intervenants internes et externes à l'ENS de Lyon
• Participer à la mise à jour des maquettes de formation et l'offre de cours en lien avec l'équipe pédagogique
• Veiller au bon déroulement des jurys (préparation des documents, suivi des notes, élaboration des relevés de notes provisoires et définitifs)
• Apporter une assistance aux enseignants dans le cadre des formations et du suivi de cursus des normaliens
• Répondre aux questions des élèves et étudiants relatives à la gestion administrative de leur scolarité
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions à partir des systèmes d'information, Participer à la fiabilisation et à la mise à jour des données du système d’information de la scolarité
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et répondre aux mails des différents interlocuteurs internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des services internes et externes

Activités Associées

• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) des missions et activités du service
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
• Assister aux réunions de service, des départements (conseils, assemblés)
• Participer ou représenter la responsable de service si nécessaire à des réunions ou groupes de travail
• Classer et archiver les pièces administratives des dossiers des étudiants en cours de scolarité et sortants

Profil Recherché

COMPETENCES :

Connaissances Sur L’environnement Professionnel

• Connaître le règlement intérieur et le règlement des études de l’établissement
• Connaître l'organisation des formations et du système LMD (licence, master, doctorat)
• Connaître les modalités de délivrance des diplômes
• Connaître l'organisation de l'ENS de Lyon

Savoir-faire Opérationnel

• Mettre en œuvre les procédures rédigées au sein du service
• Gérer son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe
• Maîtriser les outils bureautiques standards (word, excel, messagerie…)
• Maîtriser les applications
• Langue anglaise : niveau B2 apprécié (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Savoir rendre compte

Savoir-être

• Aptitudes relationnelles
• Travailler en équipe et collaborer avec d’autres gestionnaires dans le respect du cadre défini
• Sens de l’organisation
• Rigueur/fiabilité
• Sens des priorités
• Capacité d’adaptation/réactivité
• Autonomie