Assistant/Assistante des affaires juridiques et institutionnelles - H/F

École normale supérieure de Lyon; Lyon; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Job summary

L'École normale supérieure de Lyon recherche un(e) Assistant(e) juridique et institutionnel(le) au sein de la DAJI. Vous apportez un appui administratif et organisationnel, avec une expertise en gestion des instances et des procédures électorales.

Vous assurez l’organisation du Conseil d’administration, le suivi des élections et la rédaction d’actes et contrats en français et en anglais, en coordination avec les directions et partenaires internes et externes.

Qualifications

• Expertise confirmée en gestion des instances et des processus électoraux.
• Compétences en négociation et rédaction de contrats et d’actes.
• Maîtrise des procédures administratives et du cadrage juridique des conseils et commissions.

Responsibilities

• Vous assurez un appui administratif et organisationnel à la DAJI.
• Organisation et suivi du Conseil d’administration, pilotage par le directeur de la DAJI.
• Organisation de l’ensemble des élections de l’établissement et rédaction des décisions afférentes.
• Rédiger des actes juridiques et des actes unilatéraux; rédiger et négocier des contrats en français et en anglais.
• Participation à la formation et sensibilisation des équipes.

Skills

Gestion des instances

Procédures électorales

Négociation

Rédaction administrative

Tools

Outils bureautiques

Job description

L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants.

Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques.

Dans le classement de Shanghai et QS, elle apparaît parmi les tous premiers établissements français en termes de performance per capita.

Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs.

L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Son budget annuel est d’environ 160 M €.

L'ENS de Lyon est une école dynamique, où la qualité de vie au travail, le développement durable et l’égalité professionnelle représentent des dimensions centrales.

Le Poste

La Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) assure une mission de conseil et d’expertise juridique pour la gouvernance et l’ensemble des directions et services de l’école. Elle assure également la défense des intérêts de l’établissement devant les juridictions. Elle diffuse une veille juridique au sein de l’école. Elle organise les procédures électorales des membres des conseils statutaires et des représentants des personnels lors des élections professionnelles. La DAJI coordonne l’ensemble des instances de l’école et assure le secrétariat du conseil d’administration. Elle organise également le conseil de discipline. Elle assure la protection des données personnelles. Elle veille à la régularité des actes de l’établissement et contrôle la légalité des conventions. Elle est en charge des questions en matière d’assurance et assure les formalités. Elle assure la conservation des archives de l’école. Elle est composée de 7 agents.

Missions

Vous assurez un appui administratif et organisationnel à la DAJI.

Vous possèdez une expertise confirmée en gestion des instances et des processus électoraux, qui constituent le cœur de ses missions.

Vous interviendrez dans l’organisation et le suivi du Conseil d’administration, sous le pilotage du directeur de la DAJI (conception des calendriers, préparation des ordres du jour et des convocations, contrôle de la légalité des documents préparatoires et des délibérations, etc.).

Vous serez également en charge de l’organisation de l’ensemble des élections de l’établissement (élaboration des rétroplannings, suivi des opérations électorales, rédaction des décisions afférentes aux élections et suivi de la communication via les pages intranet et les courriels, etc.).

Vous disposez d’une expertise en matière de négociation et de rédaction de contrats en français et en anglais (contrat de prestation de services, contrat de recherche, etc.).

Vous serez aussi en charge de la rédaction d’actes unilatéraux (décisions de délégation de signature, décisions portant composition des instances, etc.).

Activités

Activités principales

• Organisation du Conseil d’administration
• Gestion des élections
• Coordination des instances (CA, CEVE, CS, CSA, FS)
• Négocier et rédiger des contrats et des conventions ;
• Rédiger des actes juridiques courants ;
• Participation à des actions de formation et de sensibilisation

Profil Recherché

COMPÉTENCES REQUISES :

Connaissances Sur L’environnement Professionnel

• Connaissance des procédures électorales
• Maîtrise du fonctionnement des instances
• Droit français, européen
• Organisation et fonctionnement des établissements publics notamment de l’enseignement supérieur et de la recherche

Savoir-faire Opérationnel

• Tenir compte des besoins et contraintes
• Savoir rendre compte
• Élaborer des fiches de procédures
• Exploiter les sources de données
• Utiliser les outils bureautiques

Savoir-être

• Capacité d’écoute
• Capacité de conviction
• Rigueur/fiabilité

Environnement Et Contexte De Travail

Relation hiérarchique :

Directeur des affaires juridiques et institutionnelles

Relations Fonctionnelles Internes

Présidence, Cabinet, DGS, DGSA DAF, Direction de la comptabilité, Direction des affaires internationales, Direction de la Bibliothèque Diderot de Lyon, Direction de l’Institut français de l’éducation, etc.

Relations fonctionnelles externes :

partenaires institutionnels et privés, universités, organismes de recherche, etc.

Moyens Et Ressources

Travail hebdomadaire : possibilité d’effectuer un temps plein sur 4,5 jours

Télétravail possible (2 jours maximum/semaine)

Contraintes particulières de travail

Contraintes horaires inhérentes à l’organisation et à la tenue des élections ainsi que des Conseils d’administration.